Debido a todo esto, los planificadores de reuniones necesitan una comprensión firme de los números de catering para garantizar la calidad de los alimentos y evitar multas. A continuación se enumeran las figuras destacadas y los términos con los que debe familiarizarse.
Recuento estimado
Es el número de invitados que inicialmente construyes las proyecciones de tu evento. No existe una obligación real con el recuento estimado ya que se trata más de un "número de trabajo" utilizado para estimar los costos y las necesidades de personal.
Conteo esperado
El recuento esperado se envía dos o tres semanas antes de un evento. Representa un recuento más preciso de invitados anticipados, y está vinculado contractualmente al recuento final. Cada operación de catering tiene sus propias políticas para los conteos esperados, pero en general, no debe desviarse en más del 15% del recuento final.
Recuento final / Recuento garantizado
Es la cantidad de comidas para los invitados que pagará, y también representa el número de lugares que el equipo de catering establecerá dentro de la habitación.
Cualquier cambio realizado a este número después de la fecha de vencimiento puede incurrir en multas o recargos por mora. Por lo tanto, es importante que el planificador establezca una fecha de RSVP que caiga antes de la fecha límite de la garantía.
Porcentaje de caída
Hay dos ángulos para bajar porcentajes. El primero se calcula atendiendo a la cantidad de conteo final de tu conteo esperado.
Si el porcentaje es demasiado grande (más del 20%), se puede emitir una multa para cubrir los gastos relacionados con el personal y las órdenes de suministro. Los planificadores usan porcentajes de caída para calcular cuántos "no se presentan" a esperar. Una tasa de caída del 2% es aproximadamente el promedio de eventos pagados o con boleto. Ese promedio puede subir por encima del 5% para eventos que son gratuitos. Como se puede imaginar, los asistentes son más propensos a mostrar cuándo invierten dinero en un evento.
Tarjetas de comida
Algunos planificadores ofrecen más de una entrada en comidas formales, y esto crea otro requisito de cálculo. Los hoteles y los centros de banquetes no quieren quedarse atascados adivinando cuántos huéspedes elegirán carne o pollo, por lo que depende de los planificadores obtener recuentos precisos de cada opción a través de su sistema RSVP. El día del evento, cada asistente debe obtener una tarjeta de comida coloreada que pueda colocar sobre la mesa, para que los servidores sepan automáticamente qué plato pidieron.
Boletos de bebida
Los planificadores de eventos pueden usar tickets de bebidas para controlar los costos de funcionamiento de una barra libre. Se logra dando a cada invitado uno o dos boletos de bebida en el momento del registro. El cantinero aceptará las entradas a cambio de una bebida, y los huéspedes que opten por beber más allá de su boleto de entrada pueden pagar en efectivo. Una cosa a tener en cuenta acerca de los boletos para bebidas es que el lugar le cobrará la bebida con el precio más alto por boleto.
Por esta razón, tiene sentido utilizar este sistema con una cerveza y un vino o una barra casera ya que las selecciones tendrán un precio más cercano.
Trabajar con el sistema
En última instancia, depende del planificador del evento proporcionar recuentos precisos al departamento de catering. Aquellos planificadores que ignoran las políticas y los plazos emitidos por su proveedor pueden terminar pagando más de lo que deberían en forma de multas y otras tarifas. La mejor manera de evitar esto es leer las políticas de catering antes de planificar el evento. Seguir esta simple regla lo ayudará a elegir las fechas y los costos más apropiados para pasar a los invitados.