Costos de Implementación de un Sistema ERP
Hay muchas razones por las cuales las compañías comienzan la búsqueda del nuevo software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP). Muchas empresas superan sus paquetes de software de contabilidad de nivel básico, como QuickBooks o Peachtree. Otros encuentran que su software existente no se integra con otros sistemas de software de terceros y crea la necesidad de hacer más trabajo. Cualquiera que sea el motivo, la primera pregunta que probablemente le haga al comprar un nuevo sistema ERP es "¿Cuánto costará?"
Costo total de propiedad: no olvide los costos ocultos
El costo total de propiedad incluye una variedad de costos, no solo las tarifas de licencia del software. Un documento técnico de ERP Panels indica que hay cuatro costos para la implementación de ERP:
- Tarifas de licencia de software
- Cuotas de mantenimiento
- Hardware
- Servicios de implementación
Sin embargo, otros especialistas en implementación sugieren que estos costos son mucho mayores que los citados en el documento técnico de ERP. IQMS, que ha estado ofreciendo sistemas de software ERP desde 1989, citó muchos otros costos ocultos en su experiencia de realizar implementaciones de ERP que los dueños de negocios deberían considerar. De acuerdo con IQMS, los costos totales de propiedad de ERP incluyen:
- Costo oculto n. ° 1: implementación
- Costo oculto n. ° 2: capacitación
- Costo oculto n. ° 3: Desarrollo para personalización
- Costo oculto n. ° 4: rediseño del proceso
- Costo oculto n. ° 5: mantenimiento
- Costo oculto No. 6: Actualizaciones
- Costo oculto No. 7: Soporte
IQMS recomienda que se asegure de que su proveedor de software incluya todos estos costos en su propuesta, y que tenga una buena estimación de los costos totales si los "ponen sobre la mesa" voluntariamente para que los vea.
Estimación de costos: reglas generales
Los costos totales de implementación nunca se conocerán hasta que complete su proyecto porque la retrospectiva es 20/20. Sin embargo, dicho análisis retrospectivo no le servirá de mucho para evaluar su presupuesto que se prepara antes de completar la implementación de su nuevo sistema ERP.
Si bien nunca se puede saber con precisión cuáles serán los costos finales que terminarán contabilizando, puede asegurarse de que su presupuesto sea al menos razonable. No hay peor sensación en el mundo de los negocios que estar por encima del presupuesto, y muchos proyectos están por encima del presupuesto solo porque no están presupuestados. Así que asegúrese de hacer algunas comprobaciones simples para ver que se incluyen todos los costos, y luego que los costos presupuestados parecen razonables.
Esto plantea la pregunta de "¿Cuáles son los costos razonables?" El mejor consejo proviene de J. Carlton Collins, CPA, quien escribió que "la realidad es que el costo de implementar un sistema de software de contabilidad de gama media a alta variará típicamente de 1: 1 a 2: 1 en comparación con el costo de El software."
Esta simple regla general puede guiarlo en sus costos totales. Mi experiencia ha sido que los excesos de costos totales suelen ser mucho mayores que los de una planificación, preparación y prueba adecuadas. Usted debe esperar gastar entre el 20% y el 25% de sus costos en esta fase de planificación y preparación, y Collins indica que solo el 10% de los costos se gasta en implementar el software, mientras que la mayor parte de los costos de implementación de ERP son costos de capacitación.
The Take Away
El punto clave aquí es que debe tener en cuenta que los costos totales de la implementación de ERP incluyen todos los costos, y que estas estimaciones de costos son razonables si desea obtener una imagen precisa de lo que gastará en su nuevo sistema.
También debe dedicar recursos adecuados a la planificación, preparación, prueba y capacitación, ya que si no gasta dinero en estas áreas, es probable que termine gastando más anticipadamente para la implementación de su sistema ERP.
Referencias
Costos de la implementación de ERP. "Más allá del software: cómo presupuestar el costo de los servicios de implementación de ERP". Sherwood.com. Consultado el 26 de agosto de 2013.
Gastos ocultos de ERP. " ¿Por qué el precio no debería ser el factor final cuando se invierte en la fabricación de software ERP: los gastos ocultos que a menudo se encuentran en los sistemas ERP de bajo costo ". Iqms.com. Consultado el 26 de agosto de 2013.
Carlton, JC "Costos de implementación: una discusión sobre el costo asociado con la implementación de un sistema de contabilidad o una solución ERP". ASA Research. Consultado el 26 de agosto de 2013.