Cómo preparar un plan de continuidad comercial para su pequeña empresa
Un plan que protege contra la interrupción del negocio en caso de eventos imprevistos. O, si lo desea, "... los procedimientos empleados para garantizar la reanudación oportuna y ordenada del ciclo comercial de una organización mediante su capacidad para ejecutar planes con una interrupción mínima o nula en las operaciones comerciales o de servicio urgentes" ( Facility Management Journal).
Los objetivos de la planificación de la continuidad del negocio incluyen:
- Garantizar la salud y la seguridad de todo el personal
- Minimizar las interrupciones en la capacidad de la empresa de proporcionar sus productos y / o servicios
- Minimizando la pérdida financiera
- Ser capaz de reanudar las operaciones críticas dentro de un tiempo especificado después de un desastre
Un plan de continuidad del negocio bien pensado puede significar la diferencia entre la supervivencia y el fracaso de su negocio si ocurre un desastre. Un incendio, una inundación, una falla en el disco duro o el robo de datos: cualquiera o todos estos podrían poner su negocio fuera de servicio. Tomarse el tiempo para armar un plan de continuidad del negocio ayudará a garantizar que su empresa pueda reanudar sus operaciones en el menor tiempo posible.
Para crear un plan de contingencia comercial:
1) Determine cuáles son los principales riesgos para su pequeña empresa.
¿Es un robo de datos? ¿Inundación? ¿Terremoto? Averiguar qué tipos de desastres son más probables lo ayudará a enfocar su plan de continuidad y no perder tiempo y dinero preparándose para algo que es muy poco probable que suceda.
No tiene sentido planificar cómo recuperarse de un terremoto, por ejemplo, si su empresa no se encuentra en una zona sísmica. Pero no se olvide de los crecientes riesgos que a menudo pasan inadvertidos para las pequeñas empresas, como los ciberataques, la actividad de piratas informáticos y el sabotaje.
2) Decida qué sería absolutamente esencial para que su pequeña empresa comience a operar nuevamente si un desastre comercial lo cerrara y tome medidas para garantizar que esos elementos esenciales estén disponibles rápidamente.
Estos elementos esenciales pueden incluir personal, datos, equipos, asignaciones financieras y protección de la infraestructura.
¿Qué personas son clave para sus operaciones? ¿Qué equipo necesita para continuar produciendo y entregando sus productos y / o servicios críticos? Tal vez se pueda hacer un arreglo con otra empresa que tenga el equipo que necesita. ¿Qué suministros son necesarios? Averigüe con anticipación quiénes serían los proveedores alternativos o los expedidores si su arreglo actual pudiera no ser funcional. ¿Cuánto tiempo podría funcionar su negocio si se cerrara su flujo de ingresos? ¿De dónde sacas el dinero para mantenerlo en funcionamiento?
2) Prepare un plan de evacuación en caso de desastre físico.
Repáselo con el personal y publícalo de forma llamativa en todas tus instalaciones comerciales. ¿Cómo sabrá el personal que necesita evacuar? ¿Qué deberían hacer cuando son notificados de una evacuación? ¿Qué rutas están disponibles fuera del edificio (s)? ¿Dónde debería encontrarse la gente fuera del edificio (s)? ¿Quién es el responsable de verificar que todos estén fuera de peligro?
3) Crear un sistema de despliegue de comunicaciones.
Si sucediera algo en su negocio, ¿quién sería responsable de notificar a cada persona que trabaja allí? Asegúrese de que las listas de contactos de teléfono y correo electrónico estén actualizadas y de que las personas responsables de contactar a otras personas tengan listas impresas ya que toda la tecnología falla tarde o temprano y generalmente en el momento más inoportuno.
También decida quién será responsable de comunicarse con el público y cómo (actualizar el sitio web comercial , publicar en las redes sociales , comunicados de prensa, carteles en las ventanas, anuncios de radio, etc.)
4) Asegúrese de que sus kits de emergencia en el sitio estén completos y actualizados.
Estas listas de verificación de Kits de primeros auxilios en el lugar de trabajo de St. John Ambulance muestran exactamente qué kits de primeros auxilios para empresas de varios tamaños deben contener en función de la cantidad de empleados. Dependiendo de los tipos de desastres que puedan ocurrir en su área, es posible que desee agregar otros suministros. Por ejemplo, un galón de agua por persona por día es uno de los suministros recomendados en esta lista de suministros de emergencia para la tienda minorista.
5) Tome medidas ahora para proteger sus datos comerciales.
Los datos de su empresa son su activo más valioso. Si fue robado o destruido, ¿su empresa podría comenzar a funcionar rápidamente o incluso continuar?
3 pasos para una copia de seguridad de datos exitosa explica cómo puede obtener la tranquilidad de saber que los datos de su empresa están protegidos y que se podrá volver a acceder rápidamente. La protección de datos es una de las muchas ventajas de cambiar su negocio a la computación en la nube .
6) Asegúrese de que su negocio tenga un seguro adecuado.
El seguro contra incendios es el tipo que viene a la mente, pero el fuego ciertamente no es el único desastre posible que su pequeña empresa podría experimentar. Además de otros desastres físicos obvios como inundaciones o daños por el viento, considere el daño que podría resultar de un robo, por ejemplo. Y luego está el factor de responsabilidad potencial si su pequeña empresa se dedica a actividades que podrían abrirle a demandas.
Elegir el tipo de seguro adecuado para cubrir sus riesgos y contar con una buena cobertura de seguro actualizada le ayudará a poner en marcha su pequeña empresa nuevamente si ocurre un desastre.
8) Conozca a sus vecinos.
Abrir las líneas de comunicación con los propietarios de negocios que lo rodean puede beneficiar realmente la planificación de continuidad de su negocio. Hágales saber lo que espera hacer y vea si puede involucrarlos. Es posible que pueda compartir los costos de algunos gastos relacionados con la planificación de continuidad o hacer arreglos de ojo por diente para ayudarse mutuamente en caso de desastre. Los planes coordinados de emergencia son especialmente importantes para las empresas que comparten espacios adyacentes, como los que se encuentran en los centros comerciales o en las calles de la ciudad.
9) Consulte los programas y recursos locales.
Su ciudad, pueblo o Comité de Negocios en Acción pueden tener planes de contingencia / planes de respuesta a desastres en su lugar o proporcionar recursos que le facilitarán la tarea de armar su propio plan. Por ejemplo, la ciudad de Ottawa ofrece información sobre la preparación para emergencias para las empresas de Ottawa en su sitio web y ofrece talleres de capacitación sobre el tema. Vea lo que está disponible en su ciudad antes de comenzar a escribir su propio plan de desastre comercial.
10) Ponlo todo junto.
Mientras trabaja en su plan de continuidad, junte todas las piezas en forma impresa. (Las copias digitales son agradables pero no muy útiles si se corta la corriente y / o no se pueden usar dispositivos digitales). Una carpeta de tres anillos funciona bien. Incluya el plan de evacuación de su empresa, plan de comunicación, información sobre kits de emergencia y pólizas de seguro, medidas de protección de datos y aspectos operativos esenciales, así como detalles de cualquier arreglo que haya realizado para mantener o poner en marcha las cosas nuevamente.
11) Mantenga su plan de contingencia de negocios a la mano.
Por último, pero no por ello menos importante, debe asegurarse de mantener su plan de desastres en un lugar fácilmente accesible y asegurarse de que todos los que necesitan saber dónde se encuentren conozcan su ubicación. También debe asignar una persona y un segundo para tomar el plan de contingencia comercial en el camino de salida si el desastre comercial requiere abandonar el lugar.
12) Use el sitio web de su empresa y las redes sociales
El sitio web de su empresa y las plataformas de redes sociales como Facebook , LinkedIn y Twitter son excelentes maneras de comunicarse con clientes y socios comerciales en el caso de una emergencia. No permita que sus clientes se pregunten si está abierto o no cuando ocurre un desastre: una publicación rápida en Facebook puede mantenerlos al día.
La planificación de la continuidad del negocio paga
Es fácil posponer la planificación de la continuidad del negocio. Siempre hay "crisis" inmediatas que demandan nuestra atención. ¿Pero qué tan significativos son realmente comparados con un evento que cierra su negocio durante horas, días o semanas? Tomarse el tiempo para preparar un plan de continuidad del negocio tendrá una gran recompensa si el desastre llegara a ocurrir.