El tamaño y el alcance de cualquier evento pueden cambiar rápidamente y necesita sentirse cómodo con la persona que paga las facturas. Es por eso que su entrevista inicial con el cliente es tan importante.
Si no obtiene las respuestas que necesita, o si las cosas parecen extrañas, es posible que desee llevar sus servicios a otra parte para evitar una catástrofe en el futuro.
A continuación se enumeran las preguntas clave que los planificadores deben formular antes de elaborar un contrato para su cliente.
¿Cuál es la fecha y ubicación proyectadas para su evento?
Esta es quizás la pregunta más básica, pero es importante que su cliente brinde una respuesta directa. Puede ser una mala señal si percibe mucha indecisión o conflicto con este tema. Ahora, por supuesto, algunos clientes necesitarán su ayuda para elegir un lugar, pero en realidad deberían tener al menos un par de lugares en mente. Puede gastar una gran cantidad de lugares de compras en el tiempo, y gastará aún más si el cliente no tiene idea de lo que quiere.
¿Cuántos invitados asistirán al evento?
La diferencia en el costo entre 200 y 500 asistentes es enorme, por lo que si un cliente potencial le da un recuento amplio, es probable que no haya investigado los costos.
En este caso, inmediatamente querrá continuar con la siguiente pregunta en la lista.
¿Cuál es su presupuesto por persona?
Prefiero liderar con una consulta de presupuesto "por persona" porque proporciona una mejor idea de cuánto pensamiento ha puesto el cliente en el evento. Las respuestas con números generales como $ 5,000 o $ 20,000 están demasiado lejos de la experiencia del huésped.
Cualquiera que sea el número que su cliente use para representar su presupuesto, debe dividirlo en una tarifa por persona para que ambos puedan ver con lo que realmente tienen que trabajar.
¿Cuáles son 3 elementos imprescindibles para su evento?
Después de que sepa más sobre el presupuesto, es hora de averiguar si es lo suficientemente grande como para cumplir con las expectativas de su cliente. Los que deben tener pueden presentar una barricada importante en ciertas situaciones. Imagine que su cliente desea que una celebridad en particular se presente en el evento, pero no tiene idea de cuánto cuesta o si esa persona está disponible. Estos son los tipos de problemas que debe abordar al principio, y no siempre puede confiar en que el cliente los mencione.
¿Cuáles son 3 cosas que no quieres en tu evento?
Aunque es muy similar a la pregunta anterior, agregar la connotación negativa puede agregar información importante para el planificador. Digamos, por ejemplo, que el cliente está firmemente en contra de servir pollo para la cena. Una repercusión de esto sería un aumento en los costos de los alimentos . Sin pollo como opción, tendrá que considerar la carne de vacuno o el pescado, que suelen ser más caros. Comprender cómo una "lista de no-no" afecta el panorama general es una habilidad crítica para evaluar la compatibilidad del cliente.
El viejo dicho sobre no comer pastel y comerlo también ilustra el punto perfectamente.
Estas cinco simples preguntas de planificación de eventos le dirán mucho sobre su cliente antes de aceptar trabajar en conjunto. Y a pesar de que los nuevos prospectos son esenciales para su negocio de eventos , el tipo equivocado de cliente consumirá todos sus recursos y le costará dinero a largo plazo.