Comience con lo básico
Las mejores ideas comienzan con una base sólida, por lo que es importante configurar el marco de su evento antes de mirar demasiado lejos.
Cosas como fechas, horarios e itinerarios deben completarse antes de pasar a detalles complejos.
Elija el lugar correcto
Te resultará más fácil encontrar una habitación para un grupo más pequeño, pero los umbrales de capacidad serán más estrictos. Si su evento se expande de 50 personas a 100, es posible que tenga que mudarse a una sala más grande dependiendo de las capacidades de su sede. En términos generales, es más fácil ir más pequeño en un apuro, así que compre una habitación que pueda acomodar su mayor proyección de asistencia.
Mapa de una estrategia de marketing
Incluso si organiza un "evento gratuito", debe presentarlo de una manera que atraiga los registros . La gente quiere saber cómo se beneficiarán al asistir a la ocasión, y la forma en que redactas tus invitaciones y materiales de marketing puede tener un gran impacto en si aparecerán o no. Aunque su evento probablemente le parezca emocionante, el verdadero desafío es emocionar a los demás también.
Presupuesto por persona
El único inconveniente de los eventos pequeños es que generalmente cuestan más por persona, ya que los precios de los hoteles y los restaurantes disminuyen a medida que aumentan las cantidades. Para complicar aún más las cosas, una caída del 20% en los números de un evento pequeño tiene el potencial de afectar el estado de fijación de precios de su grupo. Con esto en mente, desea presupuestar los costos por persona bajo la cifra de asistencia proyectada más baja.
Si hace esto con precisión, su margen de beneficio aumentará para cada persona que agregue sobre la proyección.
Juega a tus Fortalezas
Los grupos pequeños ofrecen más oportunidades para discusiones organizadas, así que utilícelo a su favor cuando planifique el itinerario. No es muy divertido ser "hablado" todo el día, por lo que muchos pequeños eventos ofrecen sesiones grupales o opciones de salida. Incluso los proyectos grupales pueden integrarse en las circunstancias adecuadas. Piense en formas de lograr que los asistentes participen en el diálogo, ya que esto aumentará su tasa de retención de cada presentación.
Incluir sesiones de preguntas y respuestas y formularios de comentarios
La mejor manera de obtener un salto en la planificación de su próximo evento es escuchar los comentarios de su actual. Deje suficiente tiempo para preguntas al final de cada segmento. También puede organizar preguntas de su personal para iniciar la conversación. Los formularios de comentarios son fáciles de incluir en sus paquetes de información, pero asegúrese de indicar a los asistentes cómo desea que se envíen.
Agregar redes posteriores al evento
Una buena función de red puede agregar un gran valor a todos los participantes. Si fue eficaz para estimular el diálogo entre los asistentes, todos deberían saber algo al respecto al final del día.
Siempre ayuda a tener comida disponible en una función como esta, y es posible que incluso desee contratar compromisos antes del día del evento. Como dicen, nada atrae a una multitud como una multitud, así que sea proactivo en la promoción de todas las funciones posteriores al evento.
Los pequeños eventos tienen el potencial de ser una experiencia rica y gratificante para todos, pero es necesario planificar cada minuto con la audiencia en mente. La buena noticia es que cada vez es más fácil porque comprenderá con precisión lo que esperan sus huéspedes.