No comenzando lo suficientemente temprano
La procrastinación es tu enemigo. Este es uno de los errores de planificación de eventos más comunes que desea evitar.
Si no se inicia el proceso de planificación del evento desde el principio, puede causar una serie de problemas más adelante. Tan pronto como se seleccione una fecha y tenga un alcance general de su evento y el presupuesto, empiece a trabajar. Los hoteles y otros lugares se reservan con anticipación, por lo que es seguro que esto sea lo más pronto posible. De lo contrario, limitará las opciones de su sede y, lamentablemente, se quedará con el lugar que esté disponible. Los oradores invitados y el entretenimiento en vivo también aceptan las reservas mucho antes de la fecha real del evento. Una vez que la fecha de su evento sea segura, realice su investigación y, cuando decida cuál es el ejecutante de su elección, obtenga un contrato firmado de inmediato.
Organizarse con una lista de verificación de planificación de eventos es otra tarea que debe abordarse de inmediato. Al trazar todos los pasos en el proceso de planificación del evento, determinar cuándo deben completarse y desarrollar un cronograma para cada uno, tendrá una guía valiosa para comenzar y mantenerlo encaminado.
Comenzar demasiado tarde es uno de los errores de planificación de eventos más comunes.
No verificando eventos en competencia
¿Alguna vez ha programado su evento solo para aprender, una vez que el proceso de planificación ha comenzado y la fecha del evento establecida, que hay otro evento en competencia el mismo día? Solo un evento atraerá a la multitud, así que no te arriesgues y cruza los dedos para que los invitados elijan tu evento.
Evita la situación por completo.
Realice su diligencia debida y compruebe si hay conflictos de eventos antes de que sea demasiado tarde. Mire los horarios para las reuniones de la industria (tanto grandes como pequeñas), la proximidad a las vacaciones, los principales eventos deportivos y las reuniones locales que pueden causar estragos en los conductores que conducen al evento. Una vez que haya decidido una fecha para su evento, haga correr la voz a sus invitados. Las notificaciones "Guardar la fecha" y las listas de "Eventos próximos" ofrecen a los interesados la oportunidad de marcar su evento en sus calendarios.
No confirmando vendedores
Un contrato de proveedor firmado es un acuerdo legalmente vinculante y le brinda algo por escrito para que el proveedor sea responsable de los servicios que debe proporcionar. Sin embargo, no hace nada por usted en el momento del evento cuando se da cuenta de que el vendedor no se presenta. Ese contrato de evento en mano no servirá comida a sus invitados hambrientos ni entregará mesas y sillas a un salón de baile vacío. Confirme con todos y cada uno de los proveedores no una, sino dos veces. Sí, dos veces Confirme la recepción de su contrato firmado en el momento en que ambos acepten los términos. Confirmar una vez más antes del evento en sí. Esta no es la conversación que tendrá con respecto a los detalles sobre la entrega de alimentos o la decoración; este es un seguimiento específico para asegurarse de que su evento aún esté en su calendario.
Los vendedores de eventos reservan múltiples eventos y es muy fácil que su documentación se pierda en la confusión o sea mal archivada por alguien más en la empresa. Así que asegúrese de que eso no suceda al dirigirse de vuelta a ellos para verificar que su evento y los detalles con respecto a la fecha, hora y servicios que se proporcionarán están de hecho en su calendario. Y mantenga ese contrato de proveedor disponible.
No tener un "plan B"
Tener un plan de contingencia es imprescindible para cualquier evento, pero específicamente para aquellos eventos programados para llevarse a cabo al aire libre. Las condiciones meteorológicas son impredecibles y, si un huracán, un fuerte aviso de viento o una tormenta de granizo amenaza con cancelar su evento, tenga un plan de respaldo. Las fechas de lluvia, los lugares de eventos alternos y los horarios de actividades modificados son todas opciones si su evento al aire libre, o parte de él, debe trasladarse al interior.
Además de prepararse para las incertidumbres del clima, otras circunstancias inusuales también pueden abordarse con anticipación. Los cortes de energía pueden reducirse al tener un generador en el sitio. El estacionamiento por desbordamiento se puede mover a otra ubicación preestablecida. Los problemas con la disponibilidad de habitaciones de hotel se pueden resolver manteniendo algunas habitaciones adicionales en reserva dentro de su bloque de hoteles . Considere los detalles de su evento y piense en aquellas áreas que son más susceptibles a los problemas que surgen. Al planear con anticipación y desarrollar escenarios alternativos, puede evitar uno de los errores de planificación de eventos más costosos.
No contratar suficiente ayuda
Cuando se trata de contratar personal para eventos, más es mejor. Le costará más dinero, pero puede salvar su evento. Imagínense esto: una copia de seguridad de los automóviles que esperan ingresar a un estacionamiento mientras los asistentes del estacionamiento tratan desesperadamente de mantener el ritmo. Una fila de invitados frustrados que esperan para pedir una bebida como un servidor lucha para mantenerse al día con la demanda. Los trabajadores de registro de eventos se sintieron abrumados por la gran cantidad de invitados que acababan de llegar, lo que dejó a los cansados viajeros esperando demasiado para registrarse. Ya entendieron la idea. Tener personal adicional para asistir durante las horas punta, proporcionar servicio adicional a las áreas necesitadas, resolver problemas que surjan o ser una presencia acogedora para los huéspedes que llegan con preguntas puede elevar su evento de bueno a excelente.
Al contratar al personal del evento , busque a los miembros del personal con experiencia en el tipo de evento que está planificando. Contrata solo personal profesional y altamente recomendado. Infórmeles sobre el tema de su evento, los invitados que asistirán, sus expectativas y quién es su punto de contacto si tienen una pregunta o problema. El personal del evento, a pesar de que es proporcionado por un proveedor externo, lo representa a usted y a su negocio de planificación de eventos. Un encuentro negativo con el personal del evento continuará en la memoria del huésped y del cliente y puede agriar incluso los eventos mejor planeados.