Una nueva carta de bienvenida al cliente es una parte valiosa de la adquisición de nuevos clientes , especialmente si su negocio se centra en las relaciones personales. Tomarse el tiempo para escribir una nueva carta de bienvenida al cliente tiene algunos beneficios, que incluyen:
- Muestra a tus clientes que valoras su negocio
- Oficialmente presenta su empresa a nuevos clientes
- Asegura a los nuevos clientes que tomaron la decisión correcta al elegir su empresa
- Proporciona información de contacto importante
Este tutorial paso a paso lo guiará a través de un nuevo formato de carta de bienvenida al cliente, y las secciones que incluye, para que pueda usarlo como plantilla en su propio negocio.
01 - Papel con membrete de la compañía
Su nueva carta de bienvenida al cliente debe estar impresa en el membrete de su empresa, o al menos incluir su información de contacto.
Tener papel con membrete profesional con la marca de su compañía es una excelente manera de reforzar su marca a través de sus cartas de bienvenida y toda la comunicación con el cliente. Pero si no tiene membrete para su nueva carta de bienvenida al cliente, debe incluir:
- Nombre de empresa
- Dirección del remitente
- Número de teléfono
- Dirección de correo electrónico
También puede incluir un número de fax, un sitio web de la compañía y cualquier otro método de contacto que tenga disponible.
02 - Fecha y dirección del destinatario
El comienzo de su nueva carta de bienvenida al cliente debe incluir la fecha de la carta y la dirección postal de su destinatario, todo alineado a la izquierda.
El cuadro de dirección del destinatario generalmente debe incluir:
- Nombre completo (con prefijo)
- Título
- Empresa
- Dirección de envio
03 - Saludo
En esta sección de su nueva carta de bienvenida al cliente, normalmente saludará a su destinatario por su nombre, seguido de dos puntos.
Ya sea que salude al destinatario con su primer nombre (es decir, Jane), o más formalmente, un prefijo y apellido (es decir, Estimada Sra. Doe), dependerá de su relación con el cliente.
04 - Mensaje de bienvenida
La frase de apertura de una nueva carta de bienvenida del cliente viene después del saludo, y debe incluir un mensaje de bienvenida al cliente.
Aquí hay un ejemplo de una oración de apertura en una nueva carta de bienvenida del cliente:
"En nombre de todo el personal de Smith Consulting, me gustaría aprovechar esta oportunidad para darle la bienvenida como nuevo cliente. Estamos muy contentos de tenerlo con nosotros".
05 - Introducción a la empresa
El cuerpo de su nueva carta de bienvenida al cliente debe incluir una introducción a su empresa, así como la reiteración de sus capacidades.
Aquí hay un ejemplo de una presentación de la compañía:
"En Smith Consulting, nos enorgullecemos de ofrecer a nuestros clientes un servicio receptivo, competente y excelente. Nuestros clientes son la parte más importante de nuestro negocio, y trabajamos incansablemente para garantizar su completa satisfacción, ahora y mientras sea un cliente "
En esta sección, también querrá presentarse y dejar que el cliente sepa qué papel jugará en su trato con su empresa.
Aquí hay un ejemplo de una introducción personal:
"También me complace informarle que seré su principal punto de contacto en la empresa, y los animo a contactarme en cualquier momento con sus preguntas, comentarios y comentarios".
06 - Información de contacto
Una de las partes más importantes de una nueva carta de bienvenida para el cliente es la sección que incluye varios métodos para contactarlo, todo en un solo lugar. Esta sección de su carta de bienvenida debe indicar claramente cómo y cuándo su cliente puede ponerse en contacto con usted cuando tenga preguntas u otros problemas.
07 - Tranquilízate
Esta última sección de su nueva carta de bienvenida al cliente debería una vez más agradecerle al cliente por su negocio, y luego reforzar que está feliz de darles la bienvenida como cliente y listo para hacer lo que sea necesario para asegurarse de que estén satisfechos.
La idea es cerrar la carta con una nota positiva y dejar que su nuevo cliente se sienta bienvenido, apreciado e importante.
Aquí hay un ejemplo de la última oración de su nueva carta de bienvenida al cliente:
"Jane, gracias de nuevo por confiar a Smith Consulting sus necesidades comerciales más importantes. Nos sentimos honrados de servirle".
08 - Cierre
El cierre de su nueva carta de bienvenida al cliente incluye una despedida (sinceramente, saludos, saludos, su verdadero nombre, etc.), su firma escrita y su nombre y título.
Es importante incluir siempre su firma actual y no una firma generada por computadora para personalizar la carta. Su firma debe ir entre la despedida y su nombre, por lo que querrá dejar algunos espacios adicionales allí.