Los gastos "ordinarios y necesarios" para su negocio son generalmente deducibles de impuestos
Hacer un seguimiento de todos sus gastos comerciales contribuirá en gran medida a reducir sus obligaciones tributarias.
¿Cuál es un gasto legítimo?
La definición básica es que un gasto debe ser "ordinario y necesario" para su oficio o profesión. Esa definición viene directamente del código impositivo (Código de Impuestos Internos, sección 162, ver también las Regulaciones del Tesoro, sección 1.162-1). "Un gasto ordinario", dice el IRS en la Publicación 535, Gastos comerciales, "es uno que es común y aceptado en su industria. Un gasto necesario es aquel que es útil y apropiado para su comercio o negocio".
Hacemos cinco distinciones al analizar los gastos. Separamos los gastos personales de los gastos comerciales. Separamos los gastos comerciales en tres tipos generales: costo de bienes vendidos, gastos de capital y gastos deducibles. Algunos gastos pueden ser solo parcialmente deducibles o no deducibles en absoluto. Por lo tanto, las cinco distinciones son:
- Gastos personales
- Gastos de negocio
- Costo de los bienes vendidos
- Gastos de capital
- Gastos deducibles
Separación de gastos personales
Los problemas surgen cuando un gasto puede ser en parte personal y en parte relacionado con el negocio. Un ejemplo común: un profesional independiente puede usar una habitación en su casa como una oficina. En esta situación, mediríamos los pies cuadrados de la oficina y de toda la casa, y encontraríamos el porcentaje.
Este porcentaje se usaría luego para medir la porción comercial de los gastos compartidos, como alquiler, seguro y servicios públicos. La parte comercial de estos gastos se convertiría en parte de la deducción de la oficina en el hogar , mientras que el resto de los gastos sería de naturaleza personal.
La regla general: "Generalmente, no puede deducir gastos personales, de vida o familiares. Sin embargo, si tiene un gasto por algo que se usa en parte para fines comerciales y en parte para fines personales, divida el costo total entre el negocio y las partes personales. Puede deducir la parte comercial "(IRS, Publicación 535, Gastos comerciales, sección sobre gastos personales y comerciales).
Consejo de contabilidad: haga un seguimiento de todos sus gastos. De esa manera puede revisar sus gastos y preguntarle a su contador si alguno de ellos podría ser deducible de impuestos.
Costo de los bienes vendidos
El costo de los bienes vendidos son gastos por inventario y cosas relacionadas con el inventario. Los fabricantes, mayoristas y minoristas rastrean el costo de los productos que producen o compran para su reventa.
La regla general: "Si su empresa fabrica productos o los compra para su reventa, generalmente debe valorar el inventario al comienzo y al final de cada año fiscal para determinar el costo de los bienes vendidos.
Algunos de los gastos de su negocio pueden incluirse al calcular el costo de los bienes vendidos "(IRS, Publicación 535, Gastos comerciales, sección sobre el costo de los bienes vendidos).
Para obtener explicaciones detalladas, consulte la Publicación 334, Guía de impuestos para pequeñas empresas, capítulo 6, Cómo calcular el costo de los bienes vendidos. Consulte también la sección de inventarios de la Publicación 538, Períodos y métodos contables.
Gastos de capital
Algunos gastos se registran como activos y sus costos se recuperan con el tiempo a través de la depreciación. Dichos gastos se denominan activos de capital debido a que sus costos se capitalizan como activos del negocio, y el costo se deduce a lo largo de un período a través de la depreciación. Ejemplos de gastos de capital incluyen computadoras, muebles, equipos y bienes inmuebles.
La regla general: "debe capitalizar tres tipos de costos: costos de puesta en marcha del negocio, activos comerciales y mejoras". (Publicación 535).
Hacer un seguimiento de los gastos comerciales
Personalmente, utilizo un software de contabilidad completo para rastrear mis ingresos y gastos. Pero, nuevamente, soy contable y me siento cómodo usando software como Quickbooks y Sage Peachtree. Recomiendo estos programas a las pequeñas empresas. El uso de un software de contabilidad con todas las funciones lo ayudará a controlar el estado de su empresa.
Los programas contables con todas las funciones pueden tardar un tiempo en acostumbrarse. Y es fácil frustrarse con todas las características y utilidades.
Como una ventaja adicional, los mejores programas de software impositivo le permiten importar datos de Quicken o Money. Para que su proceso de preparación de impuestos sea lo más sencillo posible, le sugiero que dedique un tiempo a asegurarse de que sus categorías de gastos estén configuradas correctamente. Puede agregar, eliminar y modificar categorías en todos los programas de finanzas personales y contabilidad. Al tener categorías intuitivas y fáciles de recordar, podrá generar informes significativos. Y la mayoría de los programas le permitirán vincular las categorías a elementos de línea específicos en los formularios de impuestos. Configurarlo puede ser muy útil para reducir la cantidad de tiempo que gasta en preparar sus impuestos.
Todos los programas de contabilidad que mencioné pueden generar informes de pérdidas y ganancias (llamados estados de resultados por contadores). Estos informes lo ayudan a analizar cómo le está yendo a su negocio independiente, si es rentable y cómo está gastando su dinero. Si decide contratar un contador de impuestos, tenga estos informes para agilizar la preparación de sus declaraciones de impuestos.