La deducción de la oficina en el hogar se calcula en función del porcentaje del área de trabajo para el área total de la casa. La elegibilidad para deducir los gastos de la oficina doméstica difiere dependiendo de si el contribuyente es una persona que trabaja por cuenta propia o un empleado.
En ambos casos, la oficina central debe usarse regularmente y exclusivamente para fines comerciales. Las personas que trabajan por cuenta propia pueden deducir los gastos de su oficina en el hogar en comparación con sus ingresos de trabajo por cuenta propia, lo que reduce su impuesto sobre la renta y el impuesto al trabajo por cuenta propia.
Los empleados que trabajan desde casa pueden tomar la deducción de la oficina en el hogar si trabajar desde casa es para la conveniencia de su empleador. Los empleados deducen su oficina en el hogar como parte de la deducción de los gastos comerciales de los empleados, lo que potencialmente puede reducir los impuestos a los ingresos.
Criterios de elegibilidad para la deducción de la oficina en el hogar
Para ser elegible para deducir los gastos de la oficina en el hogar, una persona debe usar una parte de su residencia exclusivamente de manera regular de una de las siguientes maneras:
- como el principal lugar de negocios para cualquier comercio o negocio,
- como un lugar de negocios utilizado por pacientes, clientes o clientes para reunirse o tratar con el contribuyente individual en el curso normal de su oficio o negocio, o
- en el caso de una estructura separada que no está unida a la residencia, el espacio se usa en relación con el comercio o negocio de la persona. (Código de Rentas Internas sección 280A (c)).
Además, los empleados tienen un cuarto criterio para cumplir: el uso comercial exclusivo de la oficina central debe ser para la comodidad del empleador (Código de Rentas Internas sección 280A (c)) y no "meramente apropiado y útil" (Publicación 587).
Si bien trabajar desde casa puede ser apropiado y útil para el empleado, trabajar desde casa debe ser para la conveniencia del empleador a fin de ser deducible de impuestos.
"Los teletrabajadores que deben trabajar en casa satisfacen la prueba de conveniencia del empleador", observan los editores de Your Income Tax de JK Lasser (páginas 410-411, edición de 2013), "pero si un empleado solicita teletrabajo y el empleador tiene una oficina local" espacio disponible, es probable que el IRS argumente, salvo hechos inusuales, que la oficina central es para la conveniencia del empleado y no para la conveniencia del empleador. El IRS no ha proporcionado pautas específicas para los teletrabajadores ".
Qué significa uso exclusivo
El uso exclusivo significa que el área de la oficina en casa se usa solo para fines comerciales y no para fines personales. En la Publicación 587, el IRS explica:
"Para calificar según la prueba de uso exclusivo, debe utilizar un área específica de su hogar solo para su oficio o negocio. El área utilizada para los negocios puede ser una sala u otro espacio identificable por separado. No es necesario que el espacio esté delimitado por una partición permanente.
"No cumple con los requisitos de la prueba de uso exclusivo si utiliza el área en cuestión tanto para fines comerciales como personales".
Hay dos excepciones a la prueba de uso exclusivo:
1. Parte de la casa se usa para el almacenamiento de inventario o muestras de productos
Si una persona usa parte de su residencia para almacenar inventario o muestras de productos, el área de almacenamiento puede incluirse en el cálculo de la deducción de la oficina hogareña sin que ese espacio tenga que cumplir con la prueba de uso exclusivo. Para deducir el área de almacenamiento, la persona debe cumplir con todas las siguientes cinco pruebas:
- "Vendes productos al por mayor o al por menor como tu comercio o negocio.
- "Mantiene el inventario o las muestras de productos en su hogar para usar en su comercio o negocio.
- "Su hogar es la única ubicación fija de su comercio o negocio.
- "Usas el espacio de almacenamiento de forma regular.
- "El espacio que utiliza es un espacio identificable por separado adecuado para el almacenamiento". (Publicación 587, IRS.gov)
Esta regla parece particularmente útil para las personas que venden mercancías por subasta o envío, en mercadillos o festivales callejeros, y otros minoristas o mayoristas que no tienen una tienda o bodega separada para almacenar el inventario. El IRS explica en la Hoja de datos 2007-23:
"[A] los vendedores de consignación y pueden calcular su deducción en la medida de los gastos asignables al espacio en la residencia que se utiliza de manera regular (no tiene que ser exclusiva) para almacenar el inventario y / o muestras de productos si la residencia es la única ubicación fija de la empresa minorista o mayorista de subastas o envíos ".
El IRS proporciona el siguiente ejemplo de esta excepción a la prueba de uso exclusivo en la Publicación 587:
"Su casa es la única ubicación fija de su negocio de venta de herramientas mecánicas al por menor. Usualmente usa la mitad de su sótano para almacenar el inventario y las muestras de productos. A veces usa el área para fines personales. Los gastos para el espacio de almacenamiento son deducible aunque no use esta parte de su sótano exclusivamente para negocios ".
2. Parte del hogar se usa como una guardería
Si una persona tiene un servicio de guardería fuera de su hogar, el área utilizada para la guardería también se puede usar después del trabajo para uso personal. Para adaptarse a esta situación, los proveedores de servicios de guardería pueden deducir los gastos de la oficina central, incluso si el área no se utiliza exclusivamente para los negocios.
En la Publicación 587, el IRS explica:
"Si usa espacio en su hogar de manera regular para proporcionarle una guardería, es posible que pueda reclamar una deducción por esa parte de su hogar, incluso si usa el mismo espacio para fines no comerciales. Para calificar para esta excepción al uso exclusivo regla, debe cumplir con los dos requisitos siguientes.
- "Debe estar en el oficio o negocio de proporcionar guardería para niños, personas de 65 años o más, o personas que son física o mentalmente incapaces de cuidar de sí mismos.
- "Debe haber solicitado, obtenido o estar exento de tener una licencia, certificación, registro o aprobación como guardería o como guardería infantil familiar o grupal conforme a la ley estatal. No cumple con este requisito si su solicitud fue rechazado o su licencia u otra autorización fue revocada ". (Consulte también, sección del Código de Rentas Internas 280A (c) (4)).
Los proveedores de servicios de guardería calculan el porcentaje de uso comercial para la deducción de la oficina en el hogar en el Formulario 8829, líneas 4 a 7.
Qué medio de uso regular
El uso regular significa que el área de la oficina en el hogar se usa de manera consistente para fines comerciales, en lugar de esporádicamente u ocasionalmente.
"Para calificar bajo la prueba de uso regular, debe utilizar un área específica de su hogar para realizar negocios de manera regular. El uso comercial incidental u ocasional no es un uso regular. Debe tener en cuenta todos los hechos y circunstancias para determinar si su uso está en una regularmente." (Publicación 587, IRS.gov)
Deducción de la oficina en el hogar para personas que trabajan por cuenta propia
Para las personas que trabajan por cuenta propia, la deducción de la oficina en el hogar reduce los ingresos comerciales netos sujetos al impuesto sobre la renta y al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Por lo tanto, la deducción de la oficina doméstica ayuda a reducir tanto el impuesto sobre la renta como el impuesto al trabajo por cuenta propia.
Deducción de la oficina doméstica para empleados
Para los empleados, la deducción de la oficina en el hogar se toma como parte de la deducción detallada miscelánea para los gastos comerciales de los empleados . Las deducciones misceláneas totales (que incluyen los gastos de oficina en el hogar) se reducen en un 2% del ingreso bruto ajustado de una persona. El resto, después de ser reducido en un 2% de AGI, es lo que se incluye como una deducción detallada. Sin embargo, las deducciones varias se ajustan con el impuesto mínimo alternativo (AMT). Entonces, los empleados que están sujetos a AMT encontrarán que reciben poco o ningún beneficio al deducir la oficina en el hogar y otros gastos relacionados con el trabajo.
Los empleados que trabajan desde su hogar pueden considerar solicitar el reembolso de su empleador por la porción de uso comercial de su hogar. Siempre que el empleador reembolse al empleado los gastos de la oficina en el hogar bajo un plan responsable , el empleado recibirá un reembolso libre de impuestos de los gastos de su oficina en el hogar y el empleador deducirá los gastos de la oficina en el hogar. En esta situación, el empleado no deduciría los gastos de la oficina central en su declaración de impuestos, porque el gasto ya fue reembolsado. Los reembolsos evitan así el 2% de la limitación del ingreso bruto ajustado en la deducción de la oficina en el hogar y evitan el ajuste AMT.
Ejemplo. Teresa es una vendedora externa y su empleador no le proporciona ningún espacio de oficina. Se requiere que Teresa trabaje desde casa cuando no viaja para reunirse con los clientes. Teresa usa el 12% de su casa como una oficina, que usa regularmente (cinco días a la semana, cuando no viaja) y exclusivamente (la sala no se usa para actividades personales). Los salarios de Teresa son de $ 50,000 y no tiene otros ingresos ni ajustes en los ingresos. El alquiler de Teresa es de $ 2,000 por mes, y ella no tiene otros gastos de oficina en el hogar. Veamos cómo se calcula la deducción de su oficina doméstica y cuáles serían los impactos impositivos.
Deducción de la oficina en el hogar: 12% x $ 24,000 de renta anual = $ 2,880.
Como empleado, Teresa deduciría esto como una deducción miscelánea detallada en su Anexo A. Las líneas correspondientes de su Formulario 1040 y Anexo A se verían así:
Línea | Descripción | Cantidad |
1040 línea 7 | Salario | 50,000 |
1040 línea 37 | Ingreso bruto ajustado | 50,000 |
Sch. Una línea 21 | Gastos no reembolsables de los empleados | 2,880 |
Sch. Una línea 26 | Menos del 2% del ingreso bruto ajustado | -1,000 |
Sch. Una línea 27 | Parte deducible de deducciones misceláneas | 1,880 |
Ahora veamos cuál sería el impacto fiscal para Teresa. Primero, tendríamos que analizar si es beneficioso para Teresa detallar o tomar la deducción estándar. En base a la información presentada, no lo sabemos. ¿El total de todas las deducciones detalladas de Teresa, incluida la porción deducible de sus deducciones misceláneas, es mayor que su deducción estándar para el año? ¿O está obligada a detallar? De ser así, detallar produciría mejores resultados impositivos que tomar la deducción estándar.
¿Cuál sería el impacto fiscal si detalla? Según lo que sabemos sobre sus finanzas, Teresa probablemente esté en el tramo impositivo del 25% (utilizando las tasas impositivas de 2014). La deducción en la oficina doméstica de Teresa de $ 1,880 (después del 2% del umbral de AGI) reduciría su impuesto a la renta federal en 1,880 x 25% = $ 470.
Alternativamente, Teresa podría solicitar el reembolso de su empleador. Si su empleador le reembolsa a Teresa $ 2,880 por el uso comercial de su casa, esos $ 2,880 serían libres de impuestos para Teresa. Ella no sería elegible para deducir los mismos gastos de oficina en casa otra vez como una deducción miscelánea detallada. En este ejemplo específico, Teresa podría tomar la deducción de la oficina en el hogar y reducir su impuesto a la renta federal en $ 470 o podría recibir $ 2,880 en reembolsos libres de impuestos de su empleador.
¿Qué gastos pueden incluirse en la deducción de la oficina en el hogar?
Los gastos de la oficina en el hogar se agrupan en gastos directos e indirectos. Un gasto directo es un costo relacionado únicamente con la oficina central y se puede deducir en su totalidad. "Los gastos directos benefician solo a la parte comercial de su hogar. Incluyen la pintura o las reparaciones realizadas en el área específica o en las habitaciones utilizadas para los negocios" (Instrucciones para el Formulario 8829).
Los gastos indirectos son gastos que se aplican a toda la propiedad. "Los gastos indirectos son para mantener y administrar toda su casa. Benefician tanto las partes comerciales como las personales de su hogar" (Instrucciones para el Formulario 8829). Los gastos indirectos como el alquiler, el seguro y los servicios públicos son deducibles en función del porcentaje de uso comercial de la oficina central.
Los gastos relacionados con una oficina en casa incluyen:
- Alquilar
- Utilidades
- Seguro de propiedad
- Reparaciones y mantenimiento
- Pérdidas por accidentes
- Intereses hipotecarios
- Impuestos de propiedad
- Depreciación
Porcentaje de uso empresarial para la deducción de la oficina en el hogar
El monto de los gastos de la oficina en el hogar que se pueden deducir se determina calculando qué porcentaje se compara el espacio de la oficina en el hogar con toda la casa o apartamento. Este porcentaje se usa para determinar cuánto de sus gastos indirectos se pueden deducir. El IRS aconseja:
"Para encontrar el porcentaje del negocio, compare el tamaño de la parte de su casa que usa para el negocio con toda su casa. Use el porcentaje resultante para calcular la parte comercial de los gastos para operar toda su casa.
"Puede usar cualquier método razonable para determinar el porcentaje comercial. Los siguientes son dos métodos comúnmente utilizados para calcular el porcentaje.
- "Divida el área (longitud multiplicada por el ancho) utilizada para los negocios por el área total de su hogar.
- "Si las habitaciones de su casa son casi del mismo tamaño, puede dividir el número de habitaciones utilizadas para negocios por el número total de habitaciones en su hogar" (Publicación 587).
Por ejemplo, supongamos que Tom usa su segunda habitación de manera regular y exclusiva como una oficina, y esa habitación mide 10 pies por 15 pies (150 pies cuadrados). La casa de Tom mide 1.250 pies cuadrados. El porcentaje de uso comercial de Tom es de 150 dividido por 1.250, lo que equivale a un 12%. Si Tom cumple con los requisitos enumerados anteriormente, Tom podrá deducir el 12% de los gastos indirectos relacionados con la oficina en el hogar (como alquiler, seguro de inquilino y servicios públicos). Además, Tom podría deducir el 100% de los gastos relacionados directamente con la oficina hogareña (como reparar el panel de yeso en la oficina central o volver a pintar el área de la oficina).
Limitación en la deducción de la oficina en el hogar
La deducción de la oficina en el hogar está limitada a los ingresos netos tentativos de una persona del comercio o negocio al que se relaciona la oficina central. El ingreso neto tentativo es el ingreso bruto del comercio o negocio menos los gastos deducibles que no sean la deducción de la oficina en el hogar. Cualquier deducción de la oficina en casa por encima de este límite se transfiere al año fiscal posterior. En otras palabras, la oficina central puede reducir el ingreso neto de un negocio a lo sumo a cero, pero no menos de cero. La deducción de la oficina en el hogar no se puede usar para crear una pérdida o aumentar una pérdida.
Más específicamente:
"Si sus ingresos brutos por el uso comercial de su hogar son iguales o superiores a los gastos comerciales totales (incluida la depreciación), puede deducir todos sus gastos comerciales relacionados con el uso de su hogar.
"Si su ingreso bruto del uso comercial de su hogar es menor que los gastos comerciales totales, su deducción por ciertos gastos para el uso comercial de su hogar es limitada.
"Su deducción de gastos no deducibles, tales como seguros, servicios públicos y depreciación (con la depreciación tomada al último), que son asignables al negocio, se limita a los ingresos brutos del uso comercial de su hogar menos la suma de los siguientes.
- "La parte comercial de los gastos que podría deducir incluso si no utilizó su vivienda para fines comerciales (como intereses hipotecarios, impuestos sobre bienes inmuebles y pérdidas por hechos fortuitos y robos que son deducibles detallados en el Anexo A (Formulario 1040)). ..
- "Los gastos comerciales que se relacionan con la actividad comercial en el hogar (por ejemplo, teléfono comercial, suministros y depreciación en el equipo), pero no el uso de la casa en sí" (Publicación 587).
Cálculo de la deducción de la oficina en el hogar
Para calcular la deducción de la oficina en el hogar, necesitará saber cuáles son sus gastos para la oficina central, si esos gastos están relacionados directa o indirectamente con la oficina central, el porcentaje de uso comercial de la oficina en el hogar y la limitación del máximo cantidad de la deducción de la oficina en el hogar.
Si el espacio se usa como una oficina en casa solo durante parte del año, asegúrese de usar solo los gastos del período de tiempo en que el espacio se usó como oficina central para calcular su deducción.
Los propietarios deberán prorratear sus deducciones entre el Anexo A y la deducción de la oficina en el hogar. Esto se aplica a los gastos deducibles por intereses hipotecarios, impuestos a la propiedad y pérdidas por hechos fortuitos. Para obtener detalles, consulte las Instrucciones para el Formulario 8829, Líneas 9, 10 y 11, del IRS.
- Los trabajadores por cuenta propia que presenten el Anexo C calculen la deducción de su oficina en el hogar y cualquier limitación en la deducción, utilizando el Formulario 8829 (pdf).
- Los agricultores autónomos, socios comerciales autónomos y empleados calculan la deducción de su oficina en el hogar y cualquier limitación a la deducción usando la "Hoja de trabajo para calcular la deducción por uso comercial de su vivienda" que se encuentra en la Publicación 587 (pdf).
Método simplificado para calcular la deducción de la oficina en el hogar
A partir del año 2013, el IRS permite el uso de un método simplificado para calcular la deducción de la oficina en el hogar. Bajo el método simplificado, la deducción de la oficina en el hogar se calcula a $ 5 por pie cuadrado multiplicado por el área de la oficina central, hasta 300 pies cuadrados. El método simplificado se limita a "$ 1,500 por año basado en $ 5 por pie cuadrado hasta 300 pies cuadrados", dijo el IRS (IR-2013-5).
Mantenimiento de registros
Los documentos relacionados con la deducción de la oficina en el hogar deben mantenerse junto con su copia de la declaración de impuestos. La documentación relevante puede incluir:
- Mediciones del espacio de la oficina en el hogar y el área total del hogar;
- Comprobante de pago de alquiler, servicios públicos, reparaciones, seguro y otros gastos reclamados como parte de la deducción de la oficina en el hogar;
- Documentos que demuestren que la oficina central es para la comodidad del empleador (para los empleados);
- Documentos que muestran que el área de la oficina central se usa regularmente y exclusivamente para fines comerciales.