Construya una mejor agenda de programa
Las sesiones de grupo ofrecen a los asistentes al programa otra oportunidad para debatir, reflexionar o actuar sobre esos temas en un entorno más íntimo o especializado.
Cómo funcionan las sesiones de trabajo
Las sesiones grupales tienen muchas formas y formas, pero su característica unificadora es que son sesiones relativamente cortas (en comparación con la agenda mayor ) en las que pequeños grupos de asistentes a conferencias o convenciones se reúnen para debatir o aprender sobre temas relevantes relacionados con la mayor tema del programa más grande o principal. En general, las sesiones múltiples se producen simultáneamente, y todos los asistentes participan en un grupo pequeño durante un período de tiempo designado antes de volver a reunirse con el resto del grupo. Como tal, las sesiones de grupo requieren algún método para dividir a los asistentes más grandes en grupos más pequeños y un objetivo ya sea la finalización de una actividad, la oportunidad de discutir un tema o la convocatoria para una lluvia de ideas.
Beneficios de las sesiones de Breakout
En un programa más grande, quizás con una gran audiencia, el principal beneficio de las sesiones individuales es que sirven como una oportunidad para que todos los asistentes al programa participen más activamente. Las agendas de muchos programas están dominadas por una serie de presentaciones durante las cuales los asistentes son simplemente miembros pasivos de la audiencia.
Si bien este puede ser un gran formato para compartir información y conocimientos, se ha demostrado que cuando las personas tienen la oportunidad de participar activamente, su compromiso con el material puede conducir a una mejor retención e implementación en el futuro.
Las sesiones de grupo también son una excelente forma de fomentar el compromiso incluso con los asistentes más silenciosos. Muchas personas se sienten mucho más cómodas al compartir sus ideas con grupos más pequeños que con toda la audiencia. Una sesión de grupo podría ser una oportunidad perfecta para que los asistentes compartan ideas u observaciones o incluso planteen preguntas que de otra forma no compartirían con el grupo. Cuando vuelven las sesiones de grupos, esas ideas y preguntas se pueden compartir con todos los asistentes.
Las sesiones de grupo también pueden ofrecer a los coordinadores de conferencias la capacidad de satisfacer mejor las necesidades de sus asistentes. Se pueden ofrecer sesiones de trabajo para hablar sobre áreas específicas de interés o profundizar en un tema específico que se relaciona con el tema del programa. Las sesiones de grupo también se pueden organizar por nivel de habilidad (como principiantes y avanzados) o por rol o posición (como niveles de nivel de entrada y gerenciales) para hablar mejor al grupo.
Las sesiones de grupo también ofrecen una forma para que los presentadores y los coordinadores de reuniones puedan "dividir" la agenda de forma productiva y dar vida al programa. Si bien las comidas y los descansos programados son generalmente necesarios para los programas que duran más de unas pocas horas, las sesiones pueden ofrecer a los asistentes un descanso activo y productivo de la escucha pasiva y el aprendizaje, lo que puede ayudar a prolongar su capacidad de atención.
Error de la sesión de desglose más común
Si bien las sesiones de grupo bien planificadas pueden beneficiar en gran medida a un programa más grande, la mayoría de las veces, las sesiones de grupo sufren el error de arranque más común: un objetivo poco claro. Con demasiada frecuencia, una sesión de grupo está programada para romper la monotonía de un programa sin dar instrucciones claras sobre cuál es el objetivo de la ruptura. Sin un objetivo claro, puede contar con discusiones sin objetivo entre los asistentes y una pérdida general de tiempo precioso.