La realidad de planificar una conferencia es que, sin ninguna experiencia, puede perder mucho tiempo pensando demasiado en cada pequeño detalle sin tener en cuenta los problemas más importantes.
Para simplificar el proceso para los principiantes, hemos esbozado los pasos más importantes y, a la vez, proporcionamos enlaces a nuestros recorridos más detallados sobre cada tema en particular. El resultado aquí es una guía de planificación de conferencias que lo ayudará a comenzar con una plantilla sólida en su lugar.
Paso 1: elabore una visión de su conferencia
Cada evento comienza con una visión, pero deberá transformar su visión en palabras y números para medir los costos y tomar decisiones de planificación informadas. En primer lugar, debe comenzar con los conceptos básicos, como quién, qué, cuándo, dónde y por qué.
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Paso 2: Creando un plan de negocios
A menos que su conferencia sea financiada por una subvención u organización, necesitará planificar de dónde proviene su dinero y para qué se utiliza. La primera parte de esta ecuación, los ingresos, debe calcularse al principio del proceso de planificación.
Ahora, para ponerle precio a una conferencia, debe tener una idea de lo que planea ofrecer a los asistentes. Su itinerario y la lista de oradores serán el factor de venta para los posibles solicitantes de registro.
Paso 3: Comparación de sedes y servicios
Después de tener una idea más específica sobre cuándo tendrá lugar la conferencia y a cuántas personas quiere asistir, puede comenzar a comprar un lugar apropiado.
Tenga en cuenta que la selección de su lugar también determinará los costos de catering y audio / visual. Esto se debe a que la mayoría de los centros de conferencias y hoteles de eventos requieren que use sus servicios internos para cualquier evento en el sitio.
La mayoría de las conferencias necesitarán proporcionar algún tipo de alojamiento durante la noche para los huéspedes que viajan desde fuera de la región. Esta necesidad crea otra serie de consideraciones para tener en cuenta la decisión de su sede .
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Paso 4: Reclutamiento y gestión de registrantes
Incluso las conferencias más populares deben comercializar efectivamente su evento para llenar cada asiento de la casa. La asistencia es el factor más importante para el éxito de su evento. Los buenos números de asistencia aportan ingresos y oportunidades de patrocinio. Y cuantas más personas haya registrado, más demandas habrá de publicidad y participación. Para resumir, si puedes atraer a una multitud, todo lo demás encajará mucho más fácilmente.
Administrar el registro se vuelve más difícil a medida que su evento aumenta de tamaño. Aquí es donde un sistema de registro en línea puede ayudarlo a rastrear el número, procesar pagos y organizar datos.
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Paso 5: planificación de los detalles en el sitio
Finalmente, después de organizar e implementar los elementos comerciales de la conferencia, puede comenzar a pensar en los detalles en el sitio. Esto incluye cómo los asistentes navegarán por la conferencia, el diseño general de cada sala y la distribución de alimentos y bebidas. Esta es la parte de la planificación de una conferencia que la mayoría de las personas asocian con la planificación de eventos. La mejor manera de coordinar todos los detalles es recorrer su itinerario como lo harían sus invitados. Imagine cómo pensarán y actuarán en cada momento del día para resolver problemas antes de que surjan.
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Paso 6: Consejos de gestión de exposiciones
Las conferencias suelen contar con un área de exposición o piso de convenciones donde los patrocinadores y los vendedores alquilan espacio para promocionar sus productos.
Esta puede ser una oportunidad muy lucrativa para su conferencia si organiza todo bien. Tenga en cuenta que un área de exposición requerirá un compromiso significativo de tiempo y recursos, por lo que debe asegurarse de estar preparado para gestionar las necesidades de múltiples proveedores antes de comprometerse con este formato.
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