Se espera que los planificadores de eventos y reuniones contribuyan o escriban cartas de invitación formales y materiales para las reuniones, viajes de incentivo y otros programas que organicen. No tiene que parecer una tarea abrumadora, pero es importante seguir ciertos pasos para seguir una etiqueta de invitación adecuada y evitar perder detalles importantes para sus invitados.
Así es cómo:
Crea un tema de evento. Antes de escribir cartas de invitación formales y materiales, los planificadores deben asegurarse de que tengan un tema tentador para el programa. Las siguientes preguntas ayudarán a comenzar el proceso de lluvia de ideas: ¿es una conferencia educativa, seminario o viaje de incentivo? ¿Dónde se lleva a cabo? ¿Qué tiene de único ese destino o lugar? ¿Cuál es el calendario aproximado para el evento? ¿Cuáles son algunos de los objetivos detrás del programa? ¿Por qué un asistente desea asistir? Estas preguntas ayudarán a establecer un gran tema de evento.
Crea una invitación electrónica. Muchas cartas de invitación y materiales formales para eventos importantes ahora se han trasladado a sistemas de registro en línea debido al volumen de la logística de eventos importantes que deben capturarse durante el proceso de RSVP: ortografía de nombres, información de contacto, requisitos dietéticos, acceso de discapacitados, necesidades de transporte, detalles del programa, información de actividades y más. Nota: los eventos menos complicados pueden usar una sola página web o una imagen de diseño gráfico enviada por correo electrónico para transmitir los detalles del evento y los contactos de RSVP.
Crea una invitación impresa. Dependiendo de la naturaleza de su programa o evento, la etiqueta de invitación puede sugerir que debe escribir cartas de invitación formales y notas para que sus invitados sepan que usted realmente valora su presencia. Esto es diferente de los materiales del evento; en su lugar, considere una tarjeta de invitación simple que brinde información valiosa a su invitado, incluido el anfitrión y su título, el tema del evento, la (s) fecha (s) y / o el (los) tiempo (s) y un contacto de RSVP.
Escribir invitaciones formales de eventos. Como parte de la invitación electrónica, debe describir información de alto nivel sobre el programa y el evento. Por ejemplo, si se trata de un viaje de incentivo o una conferencia de varios días, deberá incluir lo siguiente: el destino, el hotel principal / sede de la conferencia, el tema principal, oradores (incluidas las biografías), programa, actividades, logística y detalles sobre el registro. Las cartas y materiales de invitación deben proporcionar a los invitados un motivo para asistir, y siempre incluyen un llamado a la acción.
La etiqueta de invitación comienza con la descripción del destino / lugar. Cuando se escriben cartas de invitación formales y materiales, siempre es más seguro suponer que nadie ha estado en el lugar donde está alojando el programa. Eso significa que debe escribir una breve descripción del destino y / o hotel / instalación / lugar donde se llevará a cabo el programa. Si está planificando un evento de varios días, mantenga esta información lo más alta posible, pero asegúrese de que haya suficiente información para brindarle al visitante ideas únicas sobre el lugar y por qué deberían invertir su tiempo allí con usted.
La etiqueta de invitación requiere el calendario del evento. Si está planificando un evento de varios días, como un programa de incentivos, los materiales de invitación deben incluir tantos detalles como sea posible para que los invitados puedan planificar su tiempo con usted. Significa que su invitación debe identificar los métodos de llegada y las horas en que se espera que participen, los horarios de las reuniones de negocios y las actividades (y las opciones de actividades), la información sobre las comidas y la información de salida.
La etiqueta de invitación requiere descripciones de actividades. Cuando escriba cartas de invitación formales y materiales, proporcione una descripción general de las diversas actividades para ayudar a los invitados a determinar mejor qué coincide con sus intereses. ¿Su programa de golf es un evento de 1/2 día o de día completo? ¿Cuál es la "clase" de ese río que flotan los rápidos? ¿Cuál es la elevación en la que se está organizando el evento y qué tan alto te llevará ese programa de ciclismo de montaña? ¿Cuál es el tiempo de una clase de pintura y qué aprenderán?
La etiqueta de invitación requiere información sobre la logística de la reunión. De nuevo, suponiendo que esté organizando un programa de varios días, los invitados deben recibir detalles sobre cada uno de los siguientes elementos:
- Reservas de vuelo
- Registro de evento
- Reservas de habitaciones
- Transbordos
- Código de vestimenta
- Clima
- Procedimientos de check-in
- Artículos no reembolsables
- Contactos del personal anfitrión
Desarrolla la agenda final del evento. Esto se verá diferente a los materiales de invitación iniciales, pero se debe proporcionar a los invitados a su llegada o justo antes de asistir a un evento. Debe incluir una descripción de hora por hora (es bueno combinar horas) de lo que está programado cuando y dónde. Si tiene varias pistas educativas programadas simultáneamente, es útil resumirlas en grupos para que los asistentes sepan qué temas están programados cuándo y dónde.
Crea la carta de bienvenida del evento. Muchos planificadores luchan con la información que deberían o no deberían incluir en las cartas de bienvenida. El mejor consejo es mantener el mensaje de bienvenida simple y dejar que los invitados sepan que son bienvenidos y apreciados. La etiqueta de invitación sugiere que la carta debe ser firmada por el anfitrión oficial del evento.
Uno de los elementos de invitación a eventos más pasados por alto es el aviso de salida. Como parte de la carta de bienvenida y de los regalos de llegada, es importante adjuntar detalles sobre cómo se irán los invitados.
Crea tarjetas de menú. Ya sea que esté planeando un desayuno, almuerzo o cena, los huéspedes siempre aprecian ver tarjetas de menú que describen los elementos del menú para cada plato de la comida. Les da algo de qué hablar cuando se reúnen con los demás en su mesa y les permite a los camareros obtener rápidamente opciones de menú de los invitados, lo que ayuda a mantener el calendario en el buen camino. Nota: Si está planeando una sorpresa especial durante la comida, como un postre temático para un entretenimiento único, es útil mantener esos elementos fuera de la tarjeta de menú para mejorar el efecto especial.
Crear tarjetas de nota de regalo de apreciación. Ya sea un regalo de llegada o un regalo de almohada, cada regalo de agradecimiento debe tener su tarjeta de nota de regalo. Es una oportunidad para reforzar los mensajes de "agradecimiento" y hacer que sus invitados se sientan muy especiales. Es útil incorporar palabras y mensajes que reflejen el tema del evento en sí.
Crea avisos de salida individuales.
El día anterior a la salida, envíe avisos a las habitaciones que les recuerden cuándo se irán, incluido el número de vuelo y la hora de salida. Brinda la oportunidad de corregir cualquier error de último minuto que pueda haber pasado por alto durante la programación de la logística.
Consejos:
- Asegúrese de tener un gran diseñador gráfico y un proceso de registro en línea. El desafío hoy en día es que existen muchos sistemas diferentes de registro de eventos en línea , pero requieren mucha personalización o el uso de sistemas de terceros todavía se considera un poco caro por invitación. Es por eso que muchos planificadores aún confían en sus herramientas y recursos locales.
- Búscate una gran tienda de artículos de papelería. Aunque las organizaciones se están moviendo cada vez más hacia el uso de formas electrónicas de comunicación, eso aún no reemplaza el impacto que las invitaciones impresas y los materiales del evento brindan. Busque artículos de papelería que complementen el tema de su evento, y varíe los estilos de papel y tamaños para crear más interés y dramatismo. Sus invitados notarán el esfuerzo.
- Crea una plantilla y replica desde allí. Los planificadores deben crear una plantilla de cartas y materiales de invitación, y simplemente actualizar nuevos eventos de las plantillas de programas y eventos anteriores. Por supuesto, se deben seleccionar y usar nuevos artículos de escritorio, gráficos, texto, etc., por lo que cada vez se requiere una cierta cantidad de personalización.