Dado que el Taste of Chicago comenzó en 1980, los planificadores del Taste tienen una amplia experiencia en la planificación de un festival de comida comunitaria. La Oficina de Eventos Especiales del Alcalde administra el programa y supervisa la planificación y ejecución. Su equipo de gestión ofrece los siguientes consejos para aquellos que pueden estar creando un festival similar por primera vez o expandiendo elementos de programación para un festival existente.
01 - Consejos de directores generales del festival
El gerente general es la persona que administra los diversos elementos del festival. Mary Slowik, gerente general de Taste of Chicago, ofrece las siguientes sugerencias:
- Identifica a tu audiencia y determina si quieren un festival.
- Si ya existe un programa similar, evite la duplicación.
- Obtenga el buy-in donde desee realizar el evento.
- Varíe la programación para un evento de audiencia general.
- Asegúrate de que el espacio pueda acomodar a las multitudes.
- Asegúrese de que los proveedores puedan manejar los volúmenes de los asistentes.
- Cree un presupuesto y obtenga ofertas de compañías de buena reputación.
- Si esta es la primera vez que planifica el evento, contrate un proveedor externo del festival.
02 - Consejos de Gerentes de Operaciones del Festival
El gerente de operaciones supervisa la preparación del sitio, la etapa y la producción, el soporte de eventos y la seguridad. John Truck, gerente de operaciones del Taste of Chicago durante los últimos 19 años, aconseja lo siguiente:
- Los festivales requieren trabajar con personas, así que prepárate para mantenerte dinámico y fluido.
- Más seguro de que obtienes un buen equipo a un buen precio.
- Asegúrate de alquilar estructuras y andamios estructuralmente vendidos.
- Obtenga ofertas y verifique los historiales de todos los proveedores, incluidas las referencias.
- Mantenga los estándares altos y asegúrese de que todo se mantenga bajo control.
- Reúnase con los proveedores diariamente durante el programa para administrar los equipos de trabajo.
- Sea fiel a su palabra y los vendedores, artistas y gente de alimentos volverán y trabajarán con usted.
03 - Consejos de gestión de patrocinio del festival
El gerente de patrocinio es la persona que trabaja para obtener dólares de marketing para apoyar el evento. Christine Jacob, gerente de patrocinio del Taste, ofrece el siguiente consejo:
- Investigue eventos similares en otros lugares y replique sus éxitos.
- Patrocinadores objetivo para ofrecer valor en efectivo, bienes y publicidad.
- Crear una categoría de patrocinador de presentación.
- Cree las principales categorías de patrocinio (es decir, automático, financiero, bebidas, medios, etc.).
- Crea categorías de patrocinadores para cada una de las áreas de programación.
- No permita que los patrocinadores deambulen en el sitio durante el evento.
- Identifique los requisitos del patrocinador con anticipación, como electricidad, agua, etc., y notifique al equipo de operaciones para determinar las mejores ubicaciones.
04 - Consejos de conciertos / gestión del talento
El gerente de talento es la persona que negocia para llevar a los artistas a un festival. Jenenne Brown Mosely, gerente de talento para el Taste of Chicago, ofrece los siguientes consejos:
- Conozca su presupuesto: los artistas de renombre pueden ganar entre $ 500,000 y $ 1 millón por 60-90 minutos.
- No gaste demasiado en un solo artista para un evento de varios días.
- Trabaje estrechamente con su patrocinador (es) de medios para ayudar a compensar los gastos.
- Negocie con artistas que ya estén en el área alrededor de su evento.
- Deje que el talento sepa si está ofreciendo su concierto como un espectáculo gratuito (puede reducir la tarifa).
- Asóciese con patrocinadores como aerolíneas y hoteles para compensar los gastos de los artistas.
- Asegure un buen nombre para sus días de apertura, medio y final.
05 - Consejos para el Festival de Gestión de Marketing
El gerente de marketing es la persona que maneja todas las comunicaciones relacionadas con un festival. Cindy Gatziolis, gerente de mercadotecnia del sabor, sugiere lo siguiente:
- Los socios de medios lo ayudarán a reducir su necesidad de gastos publicitarios.
- Incorporar el festival en las campañas publicitarias, de relaciones públicas y de marketing existentes.
- El calendario de producción impresa del folleto del evento ayudará a impulsar los plazos de planificación del festival.
- Crea comunicados de prensa individuales en cada elemento de producción para el festival.