Si su empresa se está vendiendo en Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire o Oregón, no se aplica ningún impuesto sobre las ventas, por lo que no debe preocuparse por este proceso. Eres afortunado.
Los impuestos a las ventas son, francamente, un desastre.
Hay muchas localidades tributarias involucradas, cada una con su propia tasa impositiva y una lista de productos y servicios sujetos a impuestos. Si tiene una presencia impositiva (llamada nexo de impuestos ) en diferentes estados, es posible que tenga que recaudar diferentes impuestos sobre diferentes artículos. Y si vende en línea, tratar de averiguar si tiene que recaudar impuestos sobre las ventas de los clientes en muchos estados se vuelve casi imposible de administrar.
Para ayudarlo a resolver esto, este artículo contiene los pasos y decisiones que deberá seguir para recopilar, informar y pagar impuestos sobre las ventas de los productos o servicios que vende. Estos son los pasos principales en el proceso de preparación para recopilar, informar y pagar impuestos sobre las ventas:
- Comience por determinar si debe cobrar impuestos sobre las ventas en un estado específico.
- Comience registrándose con la agencia impositiva de su estado. Si vende en más de un estado, deberá registrarse en cada estado. Su estado también tendrá información sobre qué productos y servicios son imponibles.
- Determine la tasa del impuesto a las ventas o las tasas que debe cobrar . Se ha estimado que hay 11,000 entidades de recaudación de impuestos en los Estados Unidos, por lo que la determinación y recaudación del impuesto a las ventas puede ser muy compleja. La Fundación Tributaria tiene una tabla descargable de tasas estatales de impuestos a las ventas.
- Configure sus procesos para recaudar impuestos sobre las ventas de sus clientes. Es posible que esté vendiendo en línea, en una tienda minorista o en lugares externos, como mercadillos y eventos.
- Reúna sus registros de todas sus ventas y los impuestos a través de su sistema de contabilidad empresarial.
- Envía informes a tu estado y, por supuesto,
- Pague los impuestos sobre las ventas a su estado según sea necesario.
Determine su requisito para recaudar impuestos sobre las ventas en un estado o estados
Su requisito como empresa para recaudar impuestos sobre las ventas de sus clientes depende de estos factores:
- Si tiene un nexo de impuestos en ese estado.
- Si los productos o servicios que vende están sujetos a impuestos en ese estado
- Si vende en línea, deberá buscar los requisitos específicos para recaudar impuestos sobre las ventas como vendedor en línea en cada estado.
Registro de impuesto a las ventas estatales
Después de haber determinado que debe cobrar el impuesto a las ventas en un estado específico, vaya al sitio web de la autoridad impositiva de ese estado y regístrese para obtener su permiso de impuesto a las ventas. El permiso le permitirá recopilar, informar y pagar impuestos sobre las ventas de artículos sujetos a impuestos. Primero deberá tener su número de identificación de empleador federal y toda la información sobre su negocio y sus propietarios. La mayoría de los estados permiten el registro en línea, por lo tanto, tenga toda la información lista antes de comenzar el proceso.
Determine qué productos o servicios son imponibles
No todos los productos y servicios son gravables en todos los estados. Más estados están agregando más productos y servicios a la lista de artículos imponibles.
Además, los estados están tratando de determinar qué es un servicio y qué es un producto. Por ejemplo, si un CPA hace impuestos comerciales, ¿es eso un servicio o un producto? Los diferentes estados responden esta pregunta de diferentes maneras.
Determine la tasa del impuesto a las ventas para cobrar
El proceso de impuestos a las ventas es complejo, porque hay muchas localidades (estatales y locales) que tienen impuestos a las ventas, cada una tiene su propia tasa de impuestos a las ventas y diferentes formas de determinar el origen del impuesto o el destino. Algunos estados están basados en el origen (es decir, el impuesto a las ventas se cobra desde la ubicación del vendedor) y otros estados están basados en el destino (el impuesto a las ventas se cobra desde la ubicación del comprador). Algunos estados, como California, tienen localidades de impuestos sobre la venta basadas en el origen y en el destino.
La tasa cambia, dependiendo de su ubicación. Si está vendiendo en varias ubicaciones, debe incluir el impuesto de ventas correcto para cada ubicación.
Por ejemplo, si vende productos en varias ciudades o condados dentro de su estado, debe cobrar la cantidad correcta de cada localidad. Esto se vuelve complejo si tiene muchos lugares donde se venden sus productos. Si está vendiendo en varios estados, también debe programar el monto correcto para cada ubicación dentro de cada estado.
Recauda impuestos sobre las ventas de los clientes
Después de haber recibido su permiso de impuesto a las ventas, puede comenzar a cobrar el impuesto a las ventas de los clientes. Debe mostrar el monto del impuesto por separado, para que el cliente pueda ver el monto del impuesto; esto normalmente no es un problema, ya que la mayoría de los recibos de ventas están programados para mostrar los montos. Si está vendiendo en línea , su página de "carrito de compras" mostrará el cálculo del impuesto a las ventas. Tendrá que programar la computadora para el monto o montos del impuesto a las ventas aplicable.
Verifique las exenciones del impuesto a las ventas
En algunos casos, los productos que está vendiendo pueden estar exentos de impuestos a las ventas. Estas exenciones también se aplican si vende un producto exento de impuestos. También puede considerar obtener un certificado de impuesto a las ventas si cree que sus compras de artículos para reventa podrían estar exentas. El proceso para obtener este certificado de exención y los requisitos son diferentes para cada estado.
- Productos comprados para reventa y materias primas.
- Sin fines de lucro Algunas organizaciones sin fines de lucro en algunos estados pueden obtener un certificado de impuesto a las ventas para estar exentos de los impuestos a las ventas de algunos productos.
Si se le presenta un certificado de impuesto a las ventas de un cliente, debe hacer una copia y guardarlo en los registros de su negocio, para que pueda presentarlo si es auditado por su estado.
Recolección de impuestos a las ventas en línea
Si tiene un negocio en línea , incluido un negocio de subastas en línea (como un vendedor de Amazon o un vendedor de eBay), es posible que se pregunte si debe cobrar el impuesto sobre las ventas para las transacciones en línea. La respuesta simple es que debe cargar el impuesto sobre las ventas para las ventas en el estado. El cobro del impuesto sobre las ventas para las ventas fuera del estado varía según el estado. Depende de su estado y su estado tributario dentro del estado.
El problema del impuesto a las ventas en línea cambia constantemente. Muchos estados están utilizando el nexo de impuestos de una manera más amplia para exigir a los afiliados de compañías en línea como Amazon que cobren impuestos sobre las ventas.
Mantener registros sobre los impuestos sobre las ventas recogidos
Después de haber recaudado los impuestos sobre las ventas, debe mantener un registro de cuánto ha cobrado (estos montos entran en la cuenta de pasivo "Impuesto a las ventas" en su sistema de contabilidad . Si tiene un sistema de contabilidad en línea , como QuickBooks , puede establecer transacciones de ventas para publicar automáticamente en esta cuenta.
Informe la información del impuesto de ventas a su estado
Además de pagar los impuestos estatales sobre las ventas que adeuda, también debe presentar informes periódicos de impuestos sobre las ventas al departamento de ingresos de su estado.
La mayoría de los estados ahora le dan la capacidad de pagar e informar los impuestos a las ventas en línea. Aprovecha esta característica si puedes.
Pague los impuestos a las ventas a su estado
Verifique con su estado para ver cuándo debe pagar impuestos sobre las ventas. La frecuencia del pago depende del volumen de sus ventas. En la mayoría de los estados, debe pagar mensualmente si tiene un gran volumen de ventas, pero al menos trimestralmente en casi todos los estados. Asegúrese de pagar a tiempo para evitar multas y multas por demora en el pago .
Algunos estados dan un descuento por prepago de impuestos a las ventas. Esto definitivamente es algo a mirar si es posible.
Algunos consejos sobre impuestos a las ventas
- Los impuestos de venta se determinan en función de la ubicación, ya sea la ubicación o el comprador o el vendedor. Cuál depende de tu estado Verifique con la agencia de ingresos de su estado para obtener más información. Consulte las tasas de impuestos a las ventas más actualizadas para asegurarse de que está cobrando el monto total del impuesto.
- Si alguien quiere comprar de usted y dice que es un "revendedor" o que está comprando para "reventa", necesita mostrarle un permiso de venta válido. Asegúrese de conservar una copia de este permiso en caso de que los agentes estatales de impuestos a las ventas le pregunten.
- Si realiza negocios en varios lugares, dentro de los estados o entre ellos, o si vende en línea, es posible que desee utilizar un servicio de impuestos sobre las ventas como TaxJar o Avalara.
Para obtener más información, consulte este artículo con respuestas a preguntas comunes sobre impuestos a las ventas.