Aceptando pagos, pagando empleados y más
Una empresa de efectivo también puede usar dinero en efectivo para realizar pagos a proveedores o empleados. Existen beneficios y desventajas al aceptar efectivo y pagar en efectivo en una pequeña empresa.
Es un negocio en efectivo legal?
Aceptar efectivo y pagar en efectivo es legal. Las transacciones en efectivo para evitar impuestos no son legales. El IRS persigue activamente a las empresas que reportan menos ingresos y que pagan en efectivo para evitar impuestos sobre nómina y otros informes y pagos de impuestos.
¿Puedo aceptar pagos en efectivo?
Pero hay algunos problemas con la aceptación de pago en efectivo
- Muchas personas no llevan consigo mucho dinero en efectivo. Los compradores más jóvenes, en particular, a menudo no llevan efectivo. Se arriesga a perder una venta si no acepta sus tarjetas de débito, incluso para una taza de café.
- Aceptar efectivo significa tener efectivo disponible para hacer cambios, y tener un montón de efectivo disponible puede ser un riesgo para la seguridad.
- Permitir que los clientes paguen con tarjetas de crédito los alienta a comprar más, aumentando sus ganancias.
- Las grandes transacciones en efectivo de más de $ 10,000 para una sola transacción o transacciones relacionadas requieren reportar la transacción al IRS. Use el Formulario 8300 para este propósito.
Más beneficios y desventajas de aceptar efectivo
La Administración de Pequeñas Empresas tiene algunos comentarios sobre los beneficios y desventajas de aceptar efectivo en el pago.
Los beneficios de aceptar dinero en efectivo (según lo detalla la Administración de Pequeños Negocios) incluyen:
- Usted recibe el pago de inmediato; sin esperar que se procese un cheque o que aparezca una transacción de tarjeta en su cuenta
- No tiene que preocuparse por fraudes, cheques sin fondos o NSF o tarjetas de crédito / débito falsas. No es necesario molestarse tratando de obtener dinero de aquellas personas cuyos pagos no cancelan el banco.
- No tiene tarifas para pagos con tarjeta, que reducen su ganancia neta en cada transacción. Estas tarifas son particularmente difíciles cuando la transacción es pequeña.
Aceptando efectivo en lugares no tradicionales
Los vendedores en los mercados de pulgas, ferias artesanales, mercados de agricultores, ferias callejeras y exposiciones de arte, y otras ubicaciones al aire libre e impermanentes tradicionalmente han aceptado dinero en efectivo para las transacciones. Pero la llegada de más máquinas portátiles de punto de venta (POS) ha hecho posible que incluso la transacción más informal se realice con una tarjeta de crédito o débito. Aceptar efectivo en el pago es cada vez menos necesario en estos días. Si acepta efectivo en uno de estos negocios, asegúrese de documentar todas las ventas en efectivo.
Aceptar efectivo de personas sin tarjetas de crédito
Forbes informa que una gran parte de los estadounidenses, en particular los más jóvenes, no tienen acceso a la banca o no tienen acceso a la banca, y no tienen acceso ni tienen interés en las tarjetas de crédito o débito.
Ofrecerles a estas personas la opción de pagar con efectivo aumentará la probabilidad de obtener su negocio en curso. Otra alternativa a las tarjetas de crédito / débito son las nuevas estaciones de efectivo como "PayNearMe", que permite el pago en efectivo en una estación de pago cercana.
Cómo contabilizar transacciones en efectivo
Cada transacción en un negocio debe registrarse, y todos los ingresos, incluidos los ingresos en efectivo, deben ser informados al IRS y los impuestos deben pagarse sobre ese ingreso. Si su empresa acepta efectivo en pago por bienes o servicios, debe tener alguna forma de registrar ese pago en efectivo. Un comprobante o recibo de caja es un tipo de registro que podría usar. Puede encontrar libros de vales o recibo de efectivo en la tienda de suministros de su oficina local.
Mantener un registro de los pagos en efectivo que ha realizado es algo bueno. Ser capaz de documentar más transacciones de gastos aumenta las deducciones de los gastos de su negocio y reduce los ingresos netos de su negocio para fines impositivos.
Estos pagos son gastos comerciales y son deducibles en su declaración de impuestos comerciales, pero solo si los ha registrado. Incluso pequeños pagos se pueden capturar con un sistema de caja chica.
Pagar a los empleados en efectivo
Pagar a los empleados o contratistas independientes en efectivo no es ilegal, pero las transacciones de nómina, como otras, deben registrarse. Es ilegal no informar y pagar impuestos sobre la nómina. Y al no informar los ingresos de la Seguridad Social de los empleados, priva a estos trabajadores de los beneficios al momento de la jubilación. Lea más sobre cómo pagar efectivo a empleados y contratistas independientes.
Negocios en efectivo y el IRS
Un problema importante con las empresas de efectivo es reportar los ingresos al IRS. Una empresa de efectivo que informa una pérdida durante muchos años puede quedar bajo el escrutinio de la auditoría del IRS . El IRS utiliza promedios de la industria y puntos de referencia para buscar negocios con ingresos que caigan por debajo de estos promedios. Las auditorías del IRS se enfocan en los ingresos no reportados, y es difícil documentar un resultado negativo. ¿Cómo le prueba al IRS que no recibió dinero en efectivo en su negocio?
Si bien hay algunos beneficios para que una pequeña empresa acepte y pague en efectivo, esas transacciones en efectivo deben estar documentadas. Además de los problemas mencionados anteriormente, vender un negocio en efectivo puede ser difícil porque el valor de la base de clientes y de las cuentas por pagar no se puede medir.
La información en este artículo y en este sitio tiene la intención de ser general y no pretende ser un asesoramiento fiscal o legal. No se debe suponer que nada en este artículo aconseje a los dueños de negocios a evadir impuestos aceptando o pagando en efectivo. Hable con su asesor impositivo antes de tomar decisiones comerciales que puedan afectar los impuestos o problemas legales.