El establecimiento de una estrategia efectiva de gestión de cuentas por cobrar es una parte crucial de la gestión de un negocio exitoso. A pesar de esto, habitualmente tratamos con PYMES que no adoptan un enfoque metódico de la situación, y son las peores. Mejorar y optimizar los procesos de cuentas por cobrar trae muchos beneficios a la mesa, y no solo se aplican a AR en sí. Un proceso de RA racionalizado y eficiente también impacta positivamente en el marketing, las ventas, el servicio al cliente y las operaciones generales.
Por lo tanto, vale la pena dedicar tiempo y esfuerzo para mejorarlo.
Por qué la optimización de cuentas por cobrar importa
Al igual que muchos propietarios de negocios, es posible que no vea de inmediato los beneficios de optimizar de manera proactiva sus procesos de cuentas por cobrar. Como se mencionó anteriormente, sin embargo, hacerlo puede mejorar drásticamente muchos aspectos de su negocio. Evita que el capital existente se desperdicie, lo que aumenta la liquidez. A su vez, una empresa puede reducir la deuda, reducir costos, financiar el crecimiento y, en muchos casos, superar a la competencia.
Una parte crucial de la optimización de los procesos de cuentas por cobrar es ser persistente para comenzar el proceso anticipadamente. Con demasiada frecuencia, las empresas están tan decididas a realizar ventas que tratan las cuentas por cobrar como una ocurrencia tardía. Comenzar el proceso temprano significa discutir cosas como términos de pago en las primeras etapas de la relación con el cliente. Obtener un nuevo cliente a bordo con pagos electrónicos al inicio del proceso es otro ejemplo de adoptar un enfoque proactivo de la situación.
Antes de hacer cualquier otra cosa, comprométala a hacer que las cuentas por cobrar sean una prioridad tan pronto como sea posible en el proceso.
Errores típicos de las cuentas por cobrar
Los dueños de negocios a menudo llevan las cuentas por cobrar a un segundo plano, asumiendo que irse lo suficientemente bien solo está perfectamente bien. Sin embargo, las malas prácticas de RA causan una serie de problemas para las empresas.
Desde extender el crédito a clientes no calificados hasta no hacer el seguimiento de las cuentas vencidas de manera oportuna, las prácticas de AR deficientes absorben tiempo, dinero y productividad de una empresa. A menudo producen un efecto dominó que afecta prácticamente todos los aspectos de la gestión de una empresa. La peor parte de todo es que muchos de los problemas son fácilmente evitables.
Otros problemas comunes relacionados con AR incluyen la aplicación incorrecta y la asignación de pagos en efectivo, no prestar atención a la precisión de las facturas y facturas, y no generar y utilizar adecuadamente los informes para concentrarse en posibles problemas. Cualquiera de estos y otros pasos en falso pueden causar problemas de largo alcance incluso para negocios muy exitosos y rentables, por lo que vale la pena tomar medidas para corregirlos lo antes posible.
Optimizar estas cinco actividades para mejorar el procesamiento de cuentas por cobrar
La optimización de los procesos de cuentas por cobrar parece bastante desalentadora desde el principio. Sin embargo, al adoptar un enfoque metódico de la situación, puede implementar cambios que darán lugar a mejoras bastante rápidas y dramáticas. Para su conveniencia, hemos identificado cinco actividades que, cuando se optimicen adecuadamente, mejorarán drásticamente el funcionamiento general de su proceso de cuentas por cobrar y, a su vez, generarán muchos beneficios interesantes para su empresa en su conjunto:
- Mantener datos precisos del cliente: centralizar el proceso de datos maestros para garantizar la precisión de las cuentas de los clientes y la información es una parte crucial para establecer y mantener un proceso efectivo de cuentas por cobrar. Por ejemplo, las direcciones inexactas pueden causar que las facturas se envíen por correo al lugar equivocado, lo que resulta en pagos atrasados. Las cuentas de los clientes deben auditarse de manera constante para verificar anomalías como términos de pago inusuales o inapropiados, límites de crédito, descuentos y similares. Los cambios en los datos del cliente deben estar debidamente documentados, y se deben establecer controles para evitar que personas no autorizadas puedan acceder o editar datos.
- Establezca un proceso de aprobación de crédito claro y conciso: con demasiada frecuencia, las empresas adoptan hábitos de crédito perjudiciales para impulsar las ventas. Por supuesto, esto lleva a un círculo vicioso que en última instancia puede ser desastroso para una empresa. La extensión de crédito puede ser algo muy bueno, pero se debe establecer un proceso claro para hacerlo. Debe incluir instrucciones claras sobre cuándo y cómo evaluar y anular los límites de crédito, cuándo colocar cuentas en espera y cómo funciona el proceso de solicitud. Se deben realizar revisiones regulares del proceso de aprobación de crédito porque las circunstancias cambian.
- Establezca un proceso de facturación efectivo: la facturación y la facturación de los clientes debe ser precisa y simplificada para que sea efectiva. Los errores en el precio, las unidades de medida y similares pueden causar graves estragos. Además, las facturas deben ser creadas y enviadas de manera oportuna, y la manera en que se producen debe ser coherente y definida. Una forma de mejorar la facturación y la facturación es automatizando tanto como sea posible, así que no tema confiar en la tecnología. Use informes de excepción para identificar cuentas problemáticas. Si es posible, configure un portal para clientes para pasar parte del trabajo a los clientes mientras les da un sentido de autonomía.
- Perfeccione el proceso de solicitud de efectivo: al llegar, los pagos deben aplicarse correctamente. Deben aplicarse al cliente correcto y a las facturas correspondientes. De lo contrario, si surgen disputas o problemas más adelante, tratar de concentrarse en el problema inicial será muy difícil. Los pagos también se deben aplicar rápidamente para garantizar que en un momento dado, sepa qué cuentas están vigentes y cuáles están vencidas. Una forma potencial de optimizar el proceso es ofreciendo un número limitado de opciones de pago por simplicidad. Publique entradas en el diario con prontitud y mucho antes de las fechas de corte. Siempre que sea posible, evite depositar dinero en efectivo en cuentas de suspenso hasta que tenga tiempo de averiguar adónde se supone que debe ir.
- Optimice el proceso de cobranza: la optimización adecuada de las cuentas por cobrar hace que sea mucho más fácil cobrar el pago de manera oportuna y efectiva. Cuando los pagos se aplican correctamente, por ejemplo, es fácil determinar qué cuentas corren el riesgo de entrar en incumplimiento. Los esfuerzos de recolección deben ser consistentes y metódicos. Debe establecerse un proceso claramente definido para negociar los planes de pago para garantizar que se ajuste a los objetivos generales de la empresa. Los procesos deben automatizarse tanto como sea posible para reducir el riesgo de errores por entrada manual.
Ocho mejores prácticas para adoptar para mejorar los procesos de cuentas por cobrar
American Productivity and Quality Center, o APQC, estableció un conjunto de estándares llamados Estándares Abiertos. Esbozan las mejores prácticas para el procesamiento de cuentas por cobrar, y deben ser invaluables a medida que trabajas para perfeccionar tus procesos de AR. Hemos resumido los ocho puntos más importantes de los Estándares Abiertos de APQC para su conveniencia:
- Elimine obstáculos para recibir pagos: por ejemplo, investigue a sus clientes para averiguar qué métodos de pago funcionan mejor para ellos. A partir de ahí, considere ofrecer una selección diferente de opciones de pago para que los clientes puedan pagar sus facturas a tiempo.
- Priorice la gestión del crédito : no extienda crédito de cualquier forma para mantener las ventas llenas. Esta estrategia fracasa a largo plazo y es solo un ejemplo de los muchos problemas potenciales que pueden surgir debido a los malos procesos de administración de crédito.
- Evalúe las cuentas por cobrar regularmente: establezca un cronograma específico para monitorear y evaluar el estado de sus cuentas por cobrar. Idealmente, debe hacerse al menos una vez a la semana. Cuanto antes encuentre errores, antes podrá corregirlos, y es menos probable que causen problemas importantes para su negocio.
- Considere acortar los términos de pago: no existe una ley que diga que todos los clientes deben tener un plazo de pago neto de 30. A menudo, usar términos de pago más cortos hace que los clientes que pagan lentamente paguen al menos un poco más rápido, por lo que es una opción que vale la pena considerar.
- Crear un proceso de resolución de disputas de facturación: establezca un proceso específico para manejar disputas de facturación. Esto no solo simplificará el proceso, sino que también mejorará la satisfacción general del cliente porque su equipo sabrá exactamente qué hacer cuando surja una disputa.
- Automatizar: investigue diferentes tipos de software y otras formas de tecnología para automatizar tantos procesos de cuentas por cobrar como sea posible. Cuanto más se pueda eliminar el elemento humano, más preciso y confiable será todo el proceso. Muchos programas son costosos, pero el ROI es considerable ya que hay menos errores y, en muchos casos, la productividad de los empleados también aumenta.
- Establecer un proceso de cobranza proactiva: haga de las colecciones una prioridad principal y haga que se cumpla estableciendo una estrategia de cobranza clara y concisa. Idealmente, pretenden intervenir temprano. Cuando una cuenta se desliza en la columna de vencimiento, su equipo debe estar al tanto y saber exactamente qué hacer.
- Factura electrónicamente: si tiene los medios para hacerlo, comience a facturar a los clientes electrónicamente. Si bien habrá algunos que no pueden respaldar las facturas electrónicas y los pagos, la mayoría de las empresas están de acuerdo con esto en estos días. Cuantos menos cheques en papel tenga que procesar y enviar por correo, más fácil y más preciso será el proceso completo.
Como puede ver, no tiene que volver a comenzar desde cero para mejorar y optimizar sus cuentas por cobrar. Puede optar por ocupar un área a la vez, o puede sumergirse a toda máquina y renovarlo todo a la vez. De cualquier manera, cualquier paso que tome hacia la optimización de sus cuentas por cobrar dará resultados positivos a largo plazo.