Las políticas proactivas son el secreto para recibir los pagos
Aquí hay siete formas de asegurarse de que le paguen por los bienes y servicios que vende.
1. No extienda crédito automáticamente a nuevos clientes / clientes.
Las pequeñas empresas, al igual que las grandes empresas, deben contar con políticas de crédito que brinden directrices para determinar qué clientes o clientes recibirán crédito adicional y en qué términos.
Hacer los cheques de crédito puede realmente pagar explica cómo hacer los controles de crédito de los clientes en Canadá. Puede ser política de su empresa, por ejemplo, nunca aceptar cheques personales como pago, sino solo efectivo, tarjetas de débito y crédito.
Si está considerando extender el crédito más allá de ese punto a clientes individuales o clientes, debe tener un procedimiento establecido donde el cliente o cliente tiene que completar una solicitud de crédito y / o hacer una verificación de crédito del cliente.
La tarifa de un informe de crédito oscila entre aproximadamente $ 20 y más de $ 1000, dependiendo de qué tan detallado sea el informe de crédito, pero definitivamente es dinero bien gastado si evita que no le paguen por ese gran trabajo o una gran venta.
2. Realice un pago parcial por adelantado.
¿Le preocupa que no le paguen por esa venta o servicio? Si es sensato en términos del precio de los bienes o servicios, solicite un depósito o retenedor por adelantado. Esta es una práctica comercial cada vez más común para artículos y servicios de mayor precio; ningún cliente razonable debería ofenderse por tal solicitud.
Por ejemplo, si proporciona servicios, puede cobrar un porcentaje de la factura proyectada o una cantidad establecida como anticipo antes de comenzar a trabajar en un proyecto y el resto al finalizar la tarea. O divida la factura en tres partes, solicitando un tercio antes de que comience el trabajo, una tercera mitad del proyecto y una tercera al finalizar.
La belleza del pago parcial es que garantiza que le paguen algo, incluso si el cliente o el cliente incumple en el resto de la factura.
3. Factura rápidamente.
Esto parece una obviedad, pero he tratado personalmente con empresas que no se han molestado en facturarme por meses por productos o servicios prestados. Además de ser molesto porque quiero saber exactamente cuáles son los cargos, no puedo evitar preguntarme si el resto de sus prácticas comerciales son tan descuidados. Y con su propio ejemplo, ¿por qué debería tener prisa para pagarles?
Las facturas de cliente / cliente deben prepararse y presentarse inmediatamente después de la entrega de sus bienes o servicios al cliente o tan pronto como sea razonablemente posible. No hacerlo puede hacer que su negocio parezca indiferente a que le paguen y ralentizar su flujo de efectivo sin ningún motivo. En espera de preparar sus facturas a fin de mes, por ejemplo, ¡puede agregar hasta treinta días adicionales a su período de conversión de flujo de efectivo!
El software de contabilidad para pequeñas empresas y los sistemas POS (puntos de venta) facilitan la facturación rápida.
4. Indique las condiciones de pago de forma visible y clara.
Si desea que le paguen con prontitud, no deje que el cliente o cliente decida cuándo se debe pagar la factura. En lugar de darles facturas que digan cosas vagas tales como "Pagadero a la recepción", asegúrese de que las facturas especifiquen los términos de pago específicos, como "Pagadero dentro de los 30 días" o "Fecha de vencimiento: ____________". Consulte Usar facturas que alientan la acción para obtener más información al respecto.
5. Recompense a los clientes por pagar puntualmente.
Agitar una zanahoria a los clientes o clientes, como ofrecer a los clientes un descuento por el pago anticipado de sus facturas, también puede ayudarlo a cobrar más rápidamente. Por ejemplo, si su política habitual es que los pagos vencen en 30 días, ofrezca un descuento pequeño, como el dos por ciento, a los clientes que paguen dentro de los 14 días.
La zanahoria no siempre funciona, sin embargo; a veces vas a estar atascado sacando el palo y pidiendo ayuda para obtener el dinero que se te debe. El resto de este artículo cubre lo que necesita saber sobre métodos como el uso de agencias de cobro.
Anteriormente, sugerí cinco formas proactivas para garantizar que a su pequeña empresa le paguen por los bienes y servicios que vende, principalmente al hacer que sus expectativas de pago sean claras para los clientes y recompensarles por el pago puntual.
Desafortunadamente, incluso cuando usa todas estas formas proactivas para recibir pagos consistentes, aún tendrá algunas cuentas vencidas. Cuando la zanahoria no funciona, es hora de que el palo, también conocido como colecciones.
Siga leyendo para aprender cómo hacer que sus cartas de colección y el uso de las agencias de cobranza sean lo más efectivos posible.
6. Establezca un procedimiento de seguimiento para los clientes que pierden pagos.
Mientras más rápido realice un seguimiento de un pago perdido, mayores serán sus posibilidades de que le paguen. Por lo tanto, configure un sistema para marcar los pagos atrasados si lo necesita y un procedimiento estándar para comunicarse con el cliente o cliente cuando su pago se retrasa.
Normalmente, dicho procedimiento comienza con una carta que simplemente indica que la factura está vencida y solicita la atención inmediata del cliente al asunto y luego pasa a través de una serie de cartas de recolección que expresan una preocupación creciente. Si no hay respuesta a estas cartas, tiene que elegir entre cancelar la factura como una deuda incobrable o entregar la cuenta a una agencia de cobros .
Hoy en día, hay muchos canales que puede usar para contactar al cliente. Sin embargo, algunos son más efectivos que otros. Si el tiempo lo permite, recomiendo comenzar con una llamada telefónica para "tocar la base" con el cliente o cliente. Usted quiere parecer amable y cortés, no amenazante de ninguna manera. A veces la persona acaba de olvidarse o se perdió de ver una factura y lo único que necesita es una llamada telefónica rápida, lo que significa que le pagan y no tiene que pasar por el resto del procedimiento de cobro.
Enviar cartas de colección por correo electrónico es bueno porque crea automáticamente una copia de la carta de recolección para sus archivos, y la fecha automáticamente marca su mensaje. Sin embargo, debido al filtrado del correo electrónico y la sobrecarga del correo electrónico, puede que no sea una forma muy efectiva de enviar las cartas de recolección a clientes y clientes. También querrá enviarlos de otras maneras, como por correo regular, fax o incluso servicio de mensajería, dependiendo del tamaño y la importancia de la deuda.
7. Entregue la cuenta atrasada a una agencia de cobros.
Las agencias de cobro cobran deudas por una tarifa o porcentaje del monto total adeudado. Esta tarifa se basa en la antigüedad de las deudas (cuanto más fresco, mejor) y la cantidad de negocios que un acreedor tiene para ofrecer. La tasa estándar en la industria para las cuentas de empresa a empresa es del 30 por ciento. La tasa para cobrar las cuentas de los consumidores es mayor.
Sin embargo, las agencias de cobro tienen experiencia y conocimiento sobre el cobro de deudas que nosotros, como propietarios de negocios individuales, no tenemos y la contratación de uno puede valer la pena si un número de cuentas pendientes por cobrar lo justifica.
Si contrata una agencia de cobranza, tenga en cuenta que aunque en Canadá las agencias de cobranza están reguladas por la provincia en la que operan, eso no significa que tenga que contratar una agencia de cobranza local; solo que necesita asegurarse de que la agencia de cobranza que contrata tenga licencia y condiciones en su provincia.
Las políticas proactivas son la mejor forma de recibir pagos
Como ya ha adivinado, la mejor manera de asegurarse de que le paguen por los productos que vende y los servicios que brinda es estableciendo políticas y procedimientos proactivos para reducir el número de cuentas por cobrar morosas con las que su pequeña empresa tiene que lidiar. .
Cosas como tener políticas de crédito vigentes, realizar verificaciones de crédito de clientes y clientes, tener una política de pago parcial y ser claro y directo respecto de sus expectativas de pago, tanto en persona como en sus facturas, serán de gran ayuda para garantizar que se le pague y su pequeña empresa no tiene muchas deudas incobrables.