Cómo garantizar que la ejecución de su evento se ejecuta sin problemas
Ser un invitado, en lugar de un planificador de eventos, le brinda la oportunidad de observar a un personal de operaciones de eventos en acción, una perspectiva de la cual a menudo es más fácil darse cuenta de qué funciona bien y qué no.
Aquí hay tres errores que probablemente verá en eventos mal administrados, junto con consejos para evitar tales errores en sus eventos.
Tabla de registro mal gestionada
Cuando los invitados caminan hacia una mesa de registro , el personal del evento debe ser acogedor y estar listo para ayudar a los invitados, sin importar la situación.
No está orientado al servicio o incluso es educado suponer que alguien que camina hacia la mesa de registro no pertenece al evento. Sin embargo, esto es exactamente lo que puede suceder si el personal no está adecuadamente preparado o no está informado. Recuérdele al personal del evento que una tabla de registro representa la imagen del host y la organización detrás del evento. El personal debe saludar a todos los invitados en la mesa de registro y preguntar si están allí para registrarse para el evento por el evento o el nombre del anfitrión. Si se ha cometido un error, la mayoría de los invitados se autocorregirán y se excusarán. De lo contrario, el personal debería recibir instrucciones sobre cómo abordar mejor la situación.
La bondad va un largo camino en las operaciones de eventos.
Configuración de evento desordenado
En la mayoría de los lugares, el servicio de limpieza limpia el espacio de un evento y el personal de operaciones del banquete completa la configuración . Si las operaciones de banquetes dejan caer un cristal y no logran limpiar los fragmentos, por lo tanto, los fragmentos permanecerán en el piso, a menos que el personal del evento lo limpie.
Fragmentos de vidrio roto y otros desechos no solo dejan una imagen terrible, sino que también pueden crear un peligro para la seguridad. Por lo tanto, los mejores planificadores de eventos siempre llegarán 1-2 horas antes de la hora de inicio para observar la configuración y realizar una serie de recorridos por la zona y buscar objetos de vidrio y otros 30 minutos y nuevamente 15 minutos antes del evento. Si algo está fuera de lugar, el organizador del evento puede llamar la atención del personal del banquete.
Limpieza programada
Con cualquier evento, habrá dos horarios (a veces compitiendo): la agenda de los organizadores y el horario de trabajo del personal de operaciones del lugar. Es responsabilidad del planificador de eventos asegurarse de que ambos estén debidamente sincronizados.
Por lo general, la presentación o presentación del programa se produce justo después de algún tipo de recepción de llegada que puede incluir mesas de inscripción, comida y bebidas. El momento de las actividades de limpieza y desmontaje debe, por lo tanto, planificarse cuidadosamente para no interferir o interrumpir la agenda del programa. Cuando la limpieza y el derribo no se discuten con el personal de operaciones de eventos con anticipación, un planificador de eventos puede encontrar que las tablas y otros elementos se pueden eliminar directamente en frente de los anfitriones o los oradores invitados, distrayendo a todos en la sala.
¿Deberían los planificadores de eventos recordarles a los gerentes de banquetes cuándo deben hacer que su personal trabaje y cuándo deberían estar callados? La respuesta es sí.
La línea de fondo
Si bien los lugares bien administrados con gerentes de operaciones de eventos diligentes y el personal deberían facilitar el trabajo de un planificador de eventos, tal ejecución perfecta del evento no siempre es el caso. Los grandes planificadores de eventos hacen que cada detalle de la ejecución de un evento sea su negocio. Se toman el tiempo para discutir todos los aspectos de la configuración, el servicio de eventos y derribar a los gerentes de banquetes antes del evento en sí y supervisar las operaciones de los eventos antes, durante y después para garantizar el mejor evento posible para el cliente.