Cierre de vacaciones en la oficina: notifique a los empleados, clientes y vendedores
Asegúrese de notificar a las partes interesadas clave de su empresa al menos de dos a cuatro semanas antes de tiempo. Los empleados pueden ser notificados / recordados usando un inserto en su cheque de pago. Los clientes pueden ser notificados en su sitio web y a través de su mensaje de asistente automático en su sistema telefónico. Los vendedores (especialmente aquellos con horarios de entrega recurrentes) pueden ser notificados por correo electrónico o por correo postal.
Notificar al personal / servicio de seguridad
Envíe una nota a su personal de seguridad o servicio de seguridad notificándoles las fechas de cierre. Asegúrese de que su lista de contactos de emergencia esté actualizada con los números telefónicos clave de los empleados.
Cambiar el saludo del operador automatizado
Programe el saludo de su asistente automático en su sistema telefónico para reflejar que la oficina se cerró. Asegúrese de indicar también cuándo se reabrirá la oficina. Si proporciona servicios de emergencia (por ejemplo, calefacción y aire acondicionado, plomería, etc.), asegúrese de informar a sus interlocutores cómo comunicarse con su servicio de contestador o con su teléfono celular durante el cierre.
Notificar el servicio de respuesta
Si usa un servicio de contestador, asegúrese de notificarles las fechas en que se cerrará la oficina y asegúrese de que su lista de contactos esté actualizada con los números de teléfono de los empleados que estarán disponibles.
Cambiar los saludos del correo de voz y crear correos electrónicos de respuesta automática
Si el sistema de su teléfono permite que las llamadas externas suenen directamente en los escritorios de sus empleados, entonces necesita asegurarse de que usen un saludo de correo de voz temporal o "Fuera de la oficina" que le permita a la persona que llama saber que no están en la oficina.
Sus empleados también deben avisar a la persona que llama cuándo volverán y qué hacer si necesitan asistencia inmediata mientras la oficina está cerrada durante las vacaciones. Además, asegúrese de crear una respuesta automática por correo electrónico fuera de la oficina .
Reducir el termostato
Ahorre algo de energía y algo de dinero al restablecer (o reprogramar) el termostato de su oficina durante el apagado.
Servidores de respaldo
Si tiene computadoras y servidores críticos, asegúrese de que el ciclo de copia de seguridad se ejecute correctamente antes y después del apagado. Reduzca su exposición a un desastre programando su copia de seguridad externa para un retiro anticipado en lugar de esperar a que termine el cierre de vacaciones.
Apague el equipo de oficina
- Luces de escritorio
- Copiadoras
- Calculadoras
- Luces de arriba
- Trituradoras
Apagar computadoras y periféricos
- Computadora
- Monitor
- Escáner
- Impresora
No apagar
- Máquinas de fax
- Sistema telefónico
- Computadoras servidor
- Calentadores / luces para tanques de peces tropicales