Lo que los organizadores de eventos públicos pueden aprender de la ciudad de Chicago
Las organizaciones de vecindarios de las ciudades de todo el país organizan eventos públicos y comunitarios especiales, como festivales al aire libre, ferias callejeras y carnavales. Muchos de estos eventos públicos, especialmente los exitosos, se convierten en festividades anticipadas y, a veces, en un motivo de orgullo para la comunidad anfitriona. Si bien hay aspectos de planificación y ejecución de eventos que se comparten en todos los tipos de eventos, desde bodas hasta conferencias corporativas , los eventos públicos tienden a tener sus propias necesidades y desafíos. Uno de estos factores únicos de planificación de eventos públicos es trabajar con y recibir el permiso de las agencias gubernamentales.
A veces, la mejor manera de aprender es simplemente entrar directamente. Otras veces, vale la pena aprender de las lecciones y experiencias de los demás. En este caso, vamos a aprender de la ciudad de Chicago. Experimentando con la organización de alrededor de 350 eventos especiales en Chicago, la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde ha creado su Guía de Recursos de Eventos Especiales y Paquete de Permisos de Eventos Especiales , que incluye ideas prácticas que otros pueblos y ciudades pueden desear incorporar a sus eventos comunitarios. Estos son los mejores consejos para planificar eventos comunitarios exitosos de los propios maestros.
01 - Tener un proceso de solicitud formal
En Chicago, el código municipal exige que las organizaciones que desean organizar un evento comunitario envíen una solicitud formal que acepte ciertas pautas para eventos, como:
- No se puede cobrar ningún cargo por la admisión (establezca un monto de donación)
- Los vendedores de alimentos deben tener licencia y poseer una certificación
- Los vendedores de licor deben tener licencia (solo cerveza y vino)
- Los vendedores de mercaderías deben tener licencia
- La Autoridad de Tránsito de Chicago debe ser notificada
Tener un proceso formal de solicitud para eventos especiales públicos y comunitarios puede reducir la carga de trabajo y agilizar las aprobaciones, lo que beneficia a todos.
02 - Requiere un Permiso de Evento Especial
Además del proceso de solicitud del evento, la ciudad de Chicago también exige que los organizadores presenten una solicitud de permiso especial para eventos, que conlleva sus propios requisitos, tales como:
- La solicitud debe enviarse como mínimo 45 días antes del evento
- Las solicitudes deben ser notarizadas
- Los organizadores deben presentar un certificado de seguro por $ 1 millón en responsabilidad comercial general que nombre a la Ciudad de Chicago como un asegurado adicional.
Aunque al principio, podría parecer que Chicago simplemente crea bastantes aros burocráticos para saltar en lo que respecta a los eventos de la comunidad, sin hacer que las aplicaciones sean demasiado difíciles, la ciudad se ha asegurado de que todos los eventos públicos cumplan con su conjunto de requisitos: muchos de que se relacionan con la seguridad.
03 - Requerir un mapa de eventos con solicitud de permiso
Como parte de una solicitud de permiso especial para eventos, los organizadores deben enviar un mapa de eventos que identifique las áreas de cierre de calles y el plan de reenrutamiento. Debería considerar los espacios de garajes públicos, el acceso a la entrada y el espacio del carril de incendios. Las señales y barricadas de desvío deben cumplir con los requisitos de la ciudad, y los organizadores deben obtener estos suministros directamente. Los siguientes artículos se consideran al emitir un permiso:
- Seguridad Pública
- Proximidad de otro evento en el área al mismo tiempo
- Publicación previa de un permiso para otro evento en el mismo mapa de ubicación
04 - Requiere permisos de toldo y toldo
En Chicago, las tiendas o toldos que tienen más de 240 pies cuadrados en eventos públicos requieren permisos de la ciudad. Si tiene más de 600 pies cuadrados, los planos deben ser sellados por un arquitecto o ingeniero estructural con licencia, y se deben presentar los planos de salida y emergencia que incluyen letreros e iluminación. Si el tamaño excede los 4,000 pies cuadrados, la solicitud de permiso debe ser presentada por la compañía responsable de erigir la estructura. Este proceso garantiza que las medidas de seguridad se tomen en serio.
05 - Requiere asociaciones con funcionarios de seguridad pública
Los eventos especiales en Chicago deben involucrar tanto a la policía como a los departamentos de bomberos. Los organizadores deben reunirse con el comandante de la policía (y / o su representante) para abordar cuestiones tales como un carril de tráfico para vehículos de emergencia, planes de seguridad y un puesto de comando designado en el evento. Los organizadores deben designar a un individuo que actuará como enlace con el departamento de policía, el departamento de bomberos, las calles y los departamentos de saneamiento, la oficina de eventos especiales y otros. Ayudará a tener una persona experimentada y bien informada en su equipo que sirva como punto de coordinación para todos estos departamentos públicos.
06 - Proporcionar una lista de verificación del código de seguridad contra incendios
Los organizadores de eventos y eventos al aire libre en Chicago reciben una lista de verificación y deben cumplir con ciertos requisitos del código de seguridad contra incendios, que incluyen:
- Las tiendas deben estar hechas de material ignífugo (se requiere certificación)
- Se requieren extintores en cada cabina
- Las filas temporales de asientos deben acomodar de 5 a 14 personas (máximo)
- Los pasillos de los asientos temporales deben tener un mínimo de 36 pulgadas
- Los líquidos inflamables no deben almacenarse en ninguna tienda, toldo o cabina
- La basura no se debe acumular
- Los cables eléctricos deben estar cerrados con cinta adhesiva, y se recomiendan múltiples enchufes
- Se recomiendan carriles de incendio para vehículos de emergencia (carril de fuego de 10 pies)
- Se recomiendan cursos básicos de RCP y primeros auxilios para el personal
Tanto los planificadores de eventos públicos experimentados como los nuevos aprecian una buena lista de verificación.
07 - Garantizar prácticas seguras para la manipulación de alimentos
La ciudad de Chicago requiere que los proveedores asistan a una clase por parte del Departamento de Salud antes de presentar cualquier solicitud. Además, los vendedores deben obtener una Certificación y Capacitación en Saneamiento del Festival de Verano (ofrecida por la Asociación de Restaurantes de Illinois). El funcionario de salud, que determina si un vendedor recibirá un permiso para operar, mantiene la autoridad para suspender cualquier permiso en cualquier momento.
La ciudad describe las reglas detalladas para alimentos, contenedores, etiquetas, protección de alimentos, higiene personal del personal, equipos de alimentos, desechos, construcción de cabinas y material tóxico. También requiere que los vendedores asistan a un seminario de saneamiento obligatorio.
En un evento de una nota relacionada , las licencias de licor deben recibirse 20 días antes del evento.
08 - Tener un plan para contratar servicios de la ciudad
Contratistas públicos o privados deben ser contratados para una variedad de servicios, que incluyen el envío de letreros de estacionamiento , barricadas, remolque, tambores de basura, tambores de reciclaje, revestimientos, barrido, recolección de basura, servicios eléctricos y / o equipos de sonido. En Chicago, el Departamento de Calles y Saneamiento está disponible para proporcionar dichos servicios con una tarifa por hora programada según la experiencia.
Además, se requiere un programa de reciclaje como parte del paquete de permisos especiales para eventos en Chicago. Con el aumento en la popularidad de los eventos verdes , ¡esta no es una mala idea!
09 - Exigir permisos de animales
Si los animales están involucrados en el evento de alguna manera, la ciudad de Chicago requiere que el nombre de un veterinario local que estará presente en el evento debe presentarse con la solicitud del evento. Esta persona será responsable de proporcionar a los animales enfermos o heridos. Además, la Comisión de Control y Cuidado de Animales puede inspeccionar animales antes de su uso en actividades públicas.
10 - Administrar señalización y promoción de eventos
Los organizadores públicos de eventos en Chicago tienen la oportunidad de obtener exposición adicional al evento con pancartas de poste de luz. Por supuesto, la ciudad gestiona estas solicitudes y exige que los organizadores completen una solicitud de permiso de pancarta que incluya una copia de los gráficos de pancarta propuestos, la fecha del evento y cualquier otro aspecto significativo de la solicitud. El departamento de calles y saneamiento gestiona este tipo de solicitudes.