Las soluciones de contabilidad en línea utilizan el entorno de computación en la nube para recopilar y correlacionar la información que una empresa necesita para administrar sus finanzas. Estas plataformas de software simplifican el proceso de contabilidad, minimizan el tiempo dedicado a la entrada de datos y aumentan la eficiencia en todos los ámbitos. Muchos propietarios de negocios y directores financieros están aprovechando estos beneficios al seguir procesos de implementación inteligente para crear el entorno perfecto para el manejo de las finanzas diarias.
Encuentra el mejor software
El primer paso para establecer el entorno de contabilidad en línea ideal es determinar qué plataforma de software tiene las herramientas adecuadas para la empresa. Los CFO deben familiarizarse con las opciones más útiles y desarrollar una lista de las plataformas que ofrecen las mejores características. Las pequeñas empresas varían en tamaño, alcance y necesidades, por lo que es importante consultar con los ejecutivos de la compañía de antemano para determinar exactamente qué herramientas se necesitan para manejar las constantes fluctuaciones en sus datos financieros.
Las consideraciones son abundantes en esta etapa, pero debe evaluarse todo, desde las características y los beneficios hasta los servicios de soporte ofrecidos por la plataforma de contabilidad. Muchas empresas requieren mucha personalización o pueden necesitar el software para escalar y ofrecer informes más completos en el futuro. Las necesidades de contabilidad para hoy y en el futuro deben analizarse antes de firmar en la línea punteada.
Simplificar la nómina
La nómina se vuelve cada vez más complicada a medida que las pequeñas empresas se expanden y adquieren empleados adicionales. La información de seguimiento del tiempo se debe transferir al departamento de nómina para generar los informes necesarios para dar a los empleados una compensación precisa. Las herramientas de contabilidad en línea pueden tomar los datos ingresados en el software de seguimiento y nómina y traducirlos a un formato que se puede usar para preparar cheques directamente desde el programa.
Esto aumenta la precisión y garantiza que todos los empleados reciban el pago a tiempo, siempre sin que el departamento de contabilidad tenga que pasar horas trabajando en nómina cada semana.
Muchas aplicaciones de seguimiento de tiempo también están adoptando la amplia gama de opciones y beneficios disponibles a través de la conectividad móvil. Hay programas de seguimiento de tiempo que permiten a los usuarios ingresar el tiempo desde el campo, a través de la aplicación móvil e incluso a través de mensajes de texto SMS. Los CFO pueden configurar múltiples procesos de aprobación para varios miembros, lo que ayuda a mejorar los datos y los detalles en el tiempo enviado para la nómina.
Administrar datos de ventas
Las pequeñas empresas se enfrentan a una afluencia constante de datos de ventas. Las facturas entrantes y salientes, los pagos, las órdenes de compra, el cumplimiento de pedidos y la información de envío contienen datos financieros vitales que forman una gran parte de la imagen cuando se trata de flujo de efectivo. Si no se hace un seguimiento de estos números con precisión y de manera oportuna, se puede generar confusión que ahoga la capacidad de una compañía para tomar decisiones sobre el crecimiento futuro.
El software de contabilidad en línea maneja todos estos datos esenciales a medida que se presentan para que los ejecutivos de la compañía siempre tengan una idea clara de cuánto dinero hay disponible en cada momento.
Al proporcionar una forma rápida y precisa de determinar el estado de las órdenes y facturas individuales, estas plataformas ahorran tiempo en cada paso a lo largo del embudo de ventas. Algunas soluciones de software ofrecen la opción de generar automáticamente facturas y enviarlas a los clientes para descargar aún más el departamento de ventas.
Controle las cuentas por pagar y por cobrar
Es posible que una empresa parezca rentable en papel, pero tenga dificultades o fracase en la realidad. Este es un problema común que enfrentan las empresas con procesos ineficaces de contabilidad que no muestran la verdadera historia detrás del flujo de caja. El uso de una herramienta en línea para realizar un seguimiento del estado de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar elimina la confusión y muestra dónde se deben tomar medidas para mejorar el estado de las finanzas de la compañía.
La configuración de avisos y alertas por correo electrónico acelera el proceso de cobranza de cuentas por cobrar y les recuerda a los dueños de negocios y ejecutivos cuando vencen las cuentas por pagar.
Esto hace que sea más fácil crear un cronograma de pagos equilibrado que mantenga a la compañía en rojo en lugar de demoler su presupuesto.
Fomentar el uso móvil
El acceso remoto es una gran parte de lo que hace que la contabilidad en línea sea tan efectiva. Todos, desde el CFO hasta la fuerza laboral móvil, pueden acceder al software e ingresar datos esenciales desde cualquier dispositivo, independientemente de su ubicación actual. Cuando todos los integrantes de la compañía se unan a la tarea de registrar las ventas y los gastos a medida que suceden, esto debería generar un gran aumento de la precisión en todos los ámbitos. Los empleados que hacen negocios fuera de la oficina ya no tienen que esperar para regresar a sus computadoras para registrar datos de transacciones. En cambio, pueden ingresar todos los números usando una aplicación en sus dispositivos móviles que se integra con el software principal de contabilidad y entrega la información directamente a la nube.
Sincronización con bancos
Es muy fácil olvidarse de anotar un depósito o retiro en un talonario de cheques de negocios y obtener una desagradable sorpresa cuando llega el estado de cuenta mensual. Este problema se puede evitar configurando el software de contabilidad en línea para recibir automáticamente datos financieros en el momento en que se producen las transacciones bancarias. Los montos exactos en dólares se registran instantáneamente y se puede acceder desde el panel de instrumentos, un método que no solo mejora la precisión sino que también hace innecesario pasar tiempo cada mes clasificando las declaraciones en papel para asegurarse de que el saldo de los libros.
Mantener la comunicación abierta
Una solución confiable de contabilidad en línea debería permitir a los administradores crear diversos permisos de inicio de sesión para que los jefes de departamentos, supervisores y empleados de una empresa puedan acceder y modificar la información. Las herramientas de monitoreo permiten que los CFOs verifiquen que todo funcione sin problemas y respondan a cualquier pregunta utilizando las opciones de colaboración dentro de la aplicación. Esto mantiene el flujo de información libre entre todas las partes involucradas en las decisiones financieras de una compañía y elimina las barreras que se interponen en el camino de una operación eficiente. Si las necesidades del negocio cambian, el CFO y el proveedor de servicios siempre estarán disponibles para ayudar con las mejoras.
Aproveche los informes
Crear informes a partir de datos financieros sin la ayuda del software es un proceso arduo que ata a los empleados de pequeñas empresas que podrían ser más productivos en otros lugares. La demora entre la recopilación de datos y la compilación de estos informes manuales crea el riesgo de que la información quede obsoleta cuando finaliza el informe. Las plataformas de contabilidad en línea incluyen herramientas de informes para varias de las métricas de negocios más importantes:
- Ventas proyectadas
- Ingresos y gastos
- Flujo de fondos
- Ganancias y pérdidas
Dado que todos los datos ingresados en el sistema se correlacionan de inmediato, cada nuevo informe refleja los últimos cambios en las finanzas de la compañía. La sincronización multiplataforma es uno de los principales beneficios de los sistemas de informes en línea, pero no es el único. Los paneles integrales pueden agregar datos, mejorar los informes y permitir a los directores financieros acceder a los indicadores clave de rendimiento de la empresa sin siquiera iniciar su computadora. La conectividad móvil en aplicaciones de contabilidad es omnipresente y permite a los usuarios no solo ver, sino también editar, manipular y analizar todos los datos importantes donde y cuando sea necesario.
Integrar todos los programas
La contabilidad en línea es más beneficiosa cuando se vincula con otras aplicaciones que una empresa utiliza para administrar las operaciones. Reunir el seguimiento del tiempo, nómina, administración de inventarios y otro software utilizando una plataforma de integración segura simplifica el flujo de datos y asegura que la información accesible a través del programa de contabilidad en línea sea siempre precisa.
Al igual que con la automatización, la integración facilita una mayor eficiencia y puede ahorrarle a una empresa una cantidad significativa de dinero al reducir el tiempo dedicado a la búsqueda de bits de información que antes estaban dispersos en todos los departamentos. La integración también elimina una gran cantidad de tareas repetitivas de entrada de datos, disminuye la tasa de error y permite a las empresas optimizar los informes para contener la mayor cantidad de detalles.
Un componente crítico de la integración de la plataforma de contabilidad es entender primero cuál es el resultado deseado antes de alinear los sistemas. Al conocer cuáles son los requisitos de contabilidad , los directores financieros pueden evaluar con mayor precisión la relevancia de las muchas características y beneficios de diferentes programas para garantizar que realmente satisfagan las necesidades de la compañía. Por ejemplo, el cálculo del costo del trabajo requiere que varios sistemas hablen entre sí a través de la nómina, el seguimiento del tiempo y los sistemas de contabilidad general. Si el cálculo del costo del trabajo es un principio importante de la generación de informes, la consideración específica e importante de si la aplicación de seguimiento del tiempo sincroniza sus datos con los servicios de procesamiento de nómina es una consideración importante e importante.
Personaliza el entorno de trabajo
Las empresas que ofrecen soluciones de integración a menudo incluyen personalización como parte de sus servicios. Los CFO pueden aprovechar esto para crear una plataforma central que se adapta específicamente a las necesidades de cualquier empresa. Cada empresa requiere una configuración particular en términos de flujo de trabajo, formularios de entrada de datos y conexiones entre aplicaciones de software. La plataforma en sí misma debería ser lo suficientemente fácil para que todos la usen sin requerir una capacitación extensa. La contabilidad en línea se puede integrar a la perfección en este entorno para que se convierta en una herramienta habitual en la gestión del flujo de datos.
Tenga en cuenta que las personalizaciones pueden requerir la intervención de servicios de TI capacitados según sea necesario para configurar la conectividad, garantizar que los datos se sincronicen de manera adecuada y que los informes sean precisos. Este soporte debe ser presupuestado cuando se considera el costo de implementar nuevas soluciones contables y servicios de contabilidad en línea porque finalmente será necesario no solo durante la configuración sino durante tiempos de cambio, durante el crecimiento y cuando el equipo de contabilidad requiera nueva información e informes. Las empresas abordan esto de varias maneras.
Las pequeñas empresas con un presupuesto limitado y un CFO fraccionario al timón contable pueden preferir mantener una relación con un propietario único que pueda ser flexible y de guardia según sea necesario. A menos que las necesidades sean extensas, la facturación por las horas trabajadas sería más probable que beneficie los presupuestos de las pequeñas empresas que un anticipo mensual. Por el contrario, las empresas más grandes o las empresas con necesidades contables complicadas pueden beneficiarse más de mantener una compañía de TI en retenedor para atender sus necesidades continuas. En situaciones limitadas, a algunas empresas les conviene tener una persona interna de soporte de TI en el personal. Este suele ser el más adecuado para las empresas que tienen una persona de TI que ya forma parte del personal y que puede asumir responsabilidades adicionales en los sistemas.
Al dar a los directores financieros, a los propietarios de negocios y a los empleados un entorno compartido en el cual rastrear y administrar las finanzas, la contabilidad en línea aborda muchos de los problemas de precisión y comunicación que pueden causar errores perjudiciales. La implementación correcta crea una plataforma que transforma la forma en que las empresas manejan las finanzas y ofrece el entorno ideal para la productividad y el crecimiento.