Enviado desde el escritorio de (Insertar nombre)
De vez en cuando recibo un correo electrónico de un abogado que envía un correo electrónico en nombre de su escritorio. Aquí hay un par de problemas con ese enfoque del correo electrónico.
En primer lugar, el índice de visualización de la Bandeja de entrada de la mayoría de los sistemas de correo electrónico no mostrará un nombre tan largo. La mayoría de las personas solo verá una parte de "del escritorio de" y tal vez algunas letras del nombre de la persona. Más importante aún, parece tonto y un poco pretencioso. Un escritorio no envía correos electrónicos. Si un abogado va a enviar un correo electrónico, debe estar a su nombre.
Efectos de lujo
A algunos abogados les encanta ser creativos con la apariencia de sus correos electrónicos. El otro día vi el cartel de un abogado y por un momento pensé que tenía problemas de visión. Resulta que las letras borrosas fueron intencionales. Los efectos especiales pueden parecer entretenidos, pero cualquier cosa que haga que las palabras sean difíciles de leer es una mala idea. Especialmente si lo que es difícil de leer es el nombre del abogado y la dirección de correo electrónico.
Incluso peor que los efectos especiales en las cartas es cuando los abogados abarrotan sus correos electrónicos con ilustraciones o gráficos sofisticados. Esto hace que el mensaje sea más lento de descargar, más lento de abrir y más complicado de leer.
El objetivo de un correo electrónico es comunicar información, no habilidades artísticas. Mantenlo simple.
Sin bloque de firma
No es tan difícil establecer un bloque de firma automático en la mayoría de los sistemas de correo electrónico. No tiene por qué ser complicado, y las opiniones varían en cuanto a la cantidad de información para incluir en un bloque de firma. Algunos abogados convierten sus pies de página de correo electrónico en mini-anuncios que salen en cada correo electrónico, mientras que otros toman un enfoque muy minimalista con solo su nombre y dirección de correo electrónico o número de teléfono.
La mayoría pone algún tipo de aviso de privacidad o descargo de responsabilidad legal en la parte inferior del pie de página. Todos estos son usos aceptables de un bloque de firma de correo electrónico. Lo que no es aceptable es enviar correos electrónicos que no identifiquen al remitente. El destinatario de un correo electrónico no debería tener que adivinar quién envió el correo electrónico. Los abogados deben identificarse claramente en cada comunicación que envían, y si el abogado es inteligente, el correo electrónico también incluirá un aviso de privacidad.
Escribir correos electrónicos mientras está enojado
Uno de los beneficios del antiguo sistema de envío de cartas a las personas era que existía un período de "enfriamiento" integrado entre el momento en que se escribiría una carta y el momento en que llegaría al destinatario. Si el abogado mecanografiaba la carta él mismo, probablemente todavía estaría sentado en una mesa durante varias horas antes de ir a la oficina de correos. Si fue dictado, para cuando la secretaria terminó de escribirlo, el abogado pudo haber superado lo que en un principio lo enfureció tanto.
Esa protección no existe en el correo electrónico. Con un correo electrónico, el abogado puede disparar una misiva enojada segundos después de lo que desencadenó la ira. 99.99% de las veces esta será una mala idea. Nadie piensa más claro cuando es impulsado por la ira. Ve a hacer otra cosa, y vuelve a la cuestión ofensiva más tarde cuando parte de la ira se haya disipado.
Podría marcar la diferencia entre mantener o perder clientes, amigos y dinero.
No hacer respuestas oportunas
Algunos abogados consideran que la antigua "regla de los 5 días" para responder a la correspondencia comercial también se aplica al correo electrónico. No es así No importa cuán inconveniente pueda ser, la realidad es que las personas esperan respuestas más rápidas a un correo electrónico que a una carta enviada por correo. Si un cliente u otro abogado envía un correo electrónico, intente responder dentro de las 24 horas, si es posible. Si es un asunto complicado que no puede recibir la atención adecuada en este momento, al menos envíe un acuse de recibo y deje que la persona sepa cuándo esperar una respuesta. La mayoría de los clientes apreciarán un mensaje amistoso que dice que el correo electrónico fue recibido y será respondido en el futuro cercano. Ante el silencio, el cliente tiene que especular sobre si el abogado recibió el correo electrónico, si hay una respuesta en camino o si las preocupaciones del cliente simplemente se ignoran.
Destinatario incorrecto en el campo Para
Una de las mejores cosas de la función de autocompletar en los sistemas de correo electrónico es que permite a los abogados encontrar las direcciones de correo electrónico de sus clientes o colegas más rápidamente. Uno de los riesgos de la función de autocompletar es que un abogado que no tiene cuidado podría enviar el correo electrónico a la persona equivocada. En algunos casos, esto podría no ser más que una vergüenza menor, pero en algunos casos, podría equivaler a negligencia profesional. No envíe accidentalmente por correo electrónico comunicaciones confidenciales del cliente a un abogado opositor o incluso a otro cliente.
Usando la opción "Responder a todos".
El abogado opositor le envía un correo electrónico con una propuesta o afirmando su posición sobre un problema. Envíe el correo electrónico a los otros abogados de su empresa involucrados con el caso para analizarlo. Pronto, el botón "responder a todos" se está utilizando libremente, sin que nadie se dé cuenta de que el abogado opositor está siendo copiado en la discusión interna de su empresa. Sucede. Si desea reenviar un correo electrónico para su discusión, elimine la información del remitente antes de reenviarlo. Y, siempre que utilice esa opción Responder a todos, compruebe cada dirección de correo electrónico en la lista de destinatarios antes de presionar Enviar.
8. Líneas de asunto descuidadas. Recuerde que todo lo enviado a otro abogado en un correo electrónico podría ser enviado a cualquier otra persona. Piense dos veces antes de usar líneas de asunto como "mi cliente idiota" o "orden del juez estúpido". Uno nunca sabe dónde puede llegar una copia de ese correo electrónico. Además, no deje líneas de asunto en blanco, ya que esto puede hacer que otro abogado no se dé cuenta de que hay un correo electrónico sobre su caso. Una línea de asunto simple de "caso Parkerson" o "acuerdo propuesto por Smith" o cualquier título que sea relevante para el contenido del correo electrónico funciona mejor.
Y aunque el "cliente idiota" puede ser la descripción más precisa de los contenidos del correo electrónico, es una mala elección para el asunto.
9. Mira tu tono, y no malinterpretes el de otra persona. Cuando las personas hablan entre sí cara a cara, las señales faciales y los tonos vocales suelen aclarar la intención de la persona. En las llamadas telefónicas, la voz de una persona suele ser suficiente para saber cuándo alguien está siendo sarcástico, bromista o serio. Pero en el correo electrónico, es peligrosamente fácil malinterpretar por completo la intención de una persona. Numerosas amistades han sido dañadas por una persona que malinterpreta el intento de otra persona en declaraciones en un correo electrónico. Y con abogados tan acostumbrados a discutir entre sí, es fácil para un abogado asumir rápidamente que la otra persona es hostil o grosera.
Como se explica en "escribir un correo electrónico mientras está enojado", tómese unos minutos para refrescarse antes de enviar una respuesta al correo electrónico de ese imbécil.
Después de una hora, puedes darte cuenta de que te equivocaste por completo en primer lugar. No tenga una respuesta detonante a las declaraciones hechas en correos electrónicos, y no active una respuesta hasta considerar si es posible que el remitente haya tenido una intención diferente a la que apareció inicialmente. Si parece que una declaración se puede leer de más de una manera, y una de esas formas no es ofensiva, trate de darle al remitente el beneficio de la duda antes de cortarle la cabeza con una misiva de correo electrónico mortal.
¿Hay otros errores de correo electrónico de los abogados que deberían haber hecho la lista Top 10? Cuéntanos sobre esto en el foro.