Lecciones aprendidas en la planificación y ejecución de los eventos del Día de la Madre de Y-ME
Los planificadores de eventos especiales, especialmente aquellos en el mundo sin fines de lucro , saben que organizar una actividad de recaudación de fondos al aire libre es una gran idea. Este tipo de eventos, al igual que otras ideas de recaudación de fondos de la comunidad, requieren que la planificación del evento del próximo año comience inmediatamente después de que finalice el evento de recaudación de fondos de este año. Es importante informar el evento y discutir qué fue bien y qué podría mejorarse mientras el evento todavía está fresco en la mente del equipo.
Discutir los éxitos y las mejoras aseguran que esas características se puedan incluir o mejorar para el evento del próximo año. Tal planificación proactiva también agrega valor para los patrocinadores. E, inevitablemente, todas las caminatas comunitarias exitosas esperan crecer y expandirse de año en año.
Es importante mantenerse enfocado en el objetivo principal de realizar tales eventos: recaudación de fondos. Para aquellos planificadores de eventos que previamente realizaron una caminata comunitaria, uno de los momentos más importantes para planificar realmente sucede una vez que termina la caminata. Para aprender sobre los muchos aspectos de la planificación y ejecución de una caminata de recaudación de fondos de la comunidad, vamos a tener una mirada entre bastidores en el evento del Día de la Madre auspiciado por la Organización de Cáncer de Seno Y-ME de Chicago.
La caminata de recaudación de fondos para el cáncer de mama del Día de la Madre de Y-ME
Y-ME fue fundado por dos sobrevivientes de cáncer de mama en 1979. La organización sin fines de lucro fue mejor conocida por su programa multilingüe de la Línea Nacional de Cáncer de Mama para pacientes con cáncer de mama.
El programa saltó a la fama como la única línea gratuita de 24 horas del país atendida exclusivamente por sobrevivientes de cáncer de mama que son consejeras entrenadas. Pero la organización también organizó una caminata anual para recaudar fondos el Día de la Madre, que apoyó sus programas y servicios. En 2007, Y-ME recaudó más de $ 7 millones con casi 43,000 caminantes de 12 ciudades.
Para 2008, 15 ciudades participaron. Desafortunadamente, Y-ME cerró sus puertas en 2012, pero el legado de su recaudación de fondos anual sigue siendo un gran estudio de caso para los planificadores de eventos sin fines de lucro.
Gran parte del éxito de la recaudación de fondos de Y-ME se puede atribuir a un enfoque organizado de la planificación y observar primero los objetivos más importantes. Liz Klug, ex directora de eventos especiales de la organización, dijo esto después de su año récord en 2007: "Tenemos un plan para varios puntos en el tiempo durante el proceso de planificación. Por lo tanto, tomaremos medidas para promover los puntos más críticos a tiempo para asegurarnos de que tengamos éxito. Por ejemplo, en una ciudad en la que organizamos un evento por primera vez, debemos centrarnos en asegurarnos de que tengamos un excelente lugar y lugar donde la gente quiera volver. En el futuro, podemos centrarnos en las cafeterías en las que entregaremos folletos. "Echemos un vistazo a cómo Klug y el equipo de planificación de eventos Y-ME organizaron un evento tan exitoso.
Paso 1 de la planificación: análisis de los números
Organizar una caminata comunitaria o un evento similar requiere juntar varios objetivos constituyentes diferentes, pero en última instancia, la asociación o entidad benéfica anfitriona del evento lo está haciendo para recaudar dinero para su causa.
Por lo tanto, el primer paso en la planificación del próximo evento ocurre cuando el evento actual finaliza, y la mayoría de ese trabajo rodea a los "números".
"Analizamos detenidamente las cifras una vez que concluye el evento", explica Liz Klug, "Comparamos cómo lo hicimos este año con el año anterior [año]. Miramos la experiencia de los participantes. Evaluamos nuestras categorías de patrocinio. Respondimos a cualquier correo electrónico inmediato sobre los eventos ". Los planificadores de eventos también tomarán medidas inmediatas para garantizar que todos los involucrados en el evento de este año continúen el próximo año.
Klug también profundizó en los detalles. En sus evaluaciones, analizó todo, desde el número de voluntarios que participaron en el volumen de camisetas distribuidas. Ella luego le preguntaría si necesitaba más o menos para el próximo año.
Planificación de línea de tiempo
Para aquellos que organizan una caminata de recaudación de fondos de la comunidad, es importante saber qué pasos se deben manejar en diferentes momentos.
La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro no tienen el lujo de contar con muchos miembros del personal y del comité de voluntarios para impulsar el éxito del evento. Pero los planificadores reconocen que deben asegurarse de que trabajen en estrecha colaboración con la oficina del alcalde de la ciudad y el departamento de obras públicas para que el evento esté en el calendario público.
Klug sugiere que el primer paso después de analizar las cifras del año pasado sea centrarse en el reclutamiento corporativo. Si el evento no es un programa nuevo, es importante obtener el apoyo corporativo para el evento del próximo año inmediatamente después de que finalice el evento de este año. "Nos centramos en renovar los patrocinios cuando entregamos el informe de recapitulación del evento", dice Klug. Ella también ofrece los siguientes aspectos destacados para los planificadores interesados en organizar una caminata comunitaria como un evento de recaudación de fondos:
- Identificar patrocinadores corporativos
- Desarrollar programas de equipos para caminar
- Determinar las actividades del evento
- Comience a reclutar a pie
- Finalice la logística del evento
- Celebra el evento
- Mantenga un evento de "gracias"
- Evaluar y comenzar el evento posterior
Y-ME también contrataría una empresa de logística externa para manejar muchos de sus requisitos logísticos. Pero uno de los más útiles fue la implementación de un sistema de registro en línea.
Sistema de registro en línea exitoso
Y-ME aprendió rápidamente sobre la importancia de usar la web para el registro en línea y, desde entonces, ha abogado firmemente por el uso de la tecnología para el registro en línea y la recaudación de fondos.
Invirtieron en un sistema de gestión de relaciones constituyentes en línea para que sirviera como su sitio web de carreras de 2003. Este tipo de sistema sirve como un sitio web personal para que los voluntarios realicen llamamientos personalizados para donaciones y otras actividades. Captura información en una única base de datos y sirve como una herramienta para que los capitanes de los equipos de caminata alienten a sus miembros.
Los participantes en línea aumentaron de 4,000 a 11,594. Las donaciones en línea aumentaron de 5,000 a 19,650. El equipo de Y-ME creyó que contribuyó a alcanzar una meta de $ 2.35 millones, y como un bono, la tecnología redujo los costos administrativos en aproximadamente $ 20,000.
Tal sistema también puede servir como una herramienta de comunicación importante que permite a una organización dar seguimiento y continuar involucrando a los constituyentes más allá del día de la carrera en sí.
Cronología del Día de la carrera
Las caminatas comunitarias se programan con mayor frecuencia por la mañana. Dependiendo de la complejidad de la señalización y la ubicación, la configuración para el evento por lo general puede comenzar tan pronto como una semana antes del evento, y la mayoría de la actividad ocurre un par de días antes de la caminata.
Cuando Y-ME planearía su evento anual de recaudación de fondos, el equipo normalmente trataría de limitar el área donde se realizó la caminata para que no requiriera una cantidad significativa de tiempo de recursos para ejecutar ciertas tareas de operaciones, como cerrar calles. En general, su caminata no fue competitiva, por lo que también ayuda que no tengan que considerar los requisitos necesarios para un entorno de carrera más competitivo.
El calendario para el día de la carrera en sí mismo generalmente fluía de la siguiente manera:
- Llega el equipo de planificación de eventos (2.5 horas antes de la caminata)
- Registro voluntario (2 horas antes de la caminata)
- Patrocinio Check-In y configuración (2 horas antes de la caminata)
- El registro comienza (1.5 horas antes de la caminata)
- Configuración de la línea de inicio (30 minutos antes de la caminata)
- Ceremonias de apertura (10 minutos antes de la caminata)
- Comienza la carrera
- Comienza el entretenimiento de la etapa principal (1 hora después de que comience la caminata)
- Comentarios oficiales de la etapa principal (después de la caminata concluye, en una hora y media)
- El programa finaliza oficialmente (3 horas después de que comience la caminata)
- Comienza el desglose del evento (después de que el evento finalice oficialmente)
Consejos para planear una caminata comunitaria o correr
Para aquellas organizaciones interesadas en realizar una caminata comunitaria o correr por primera vez, Klug ofrece varias sugerencias que ayudarán a garantizar un evento exitoso .
- Comience con pistas cálidas, incluidos voluntarios bien conectados, patrocinadores o un gran equipo. Definir resultados medibles.
- Evalúe los eventos de la competencia en su ciudad / ubicación para identificar sus mejores prácticas y áreas de mejora.
- Trabaje con la oficina del alcalde de la ciudad y los distritos de parques para analizar los permisos requeridos y la logística de su evento: hora, ubicación, número de participantes. Asegúrate de estar preparado para esas reuniones.
- Comprenda su presupuesto y asegúrese de mantener sus gastos operativos en un 25-30% para un nuevo evento. Algunas organizaciones benéficas lucharán por un 15-20% de los gastos totales.
- Asegure los patrocinadores para absorber el 100% de los gastos operativos de su evento.