Cómo calcular e informar deducciones
Fórmula básica para Net Pay:
Pago bruto del empleado (tasa de pago x horas trabajadas)
menos deducciones fiscales de la nómina de pago
menos Deducciones voluntarias de nómina
es igual a Net Pay.
Deducciones fiscales del impuesto sobre nómina
La ley exige que los impuestos de nómina se retengan del cheque de pago de un empleado. Los empleadores deben transmitir estas retenciones a varias agencias tributarias. Las deducciones de impuestos sobre la nómina incluyen lo siguiente:
- Retención del impuesto sobre la renta federal (según las tablas de retención en la Publicación 15)
- Retención fiscal del Seguro Social (6.2 por ciento hasta las ganancias anuales máximas imponibles de $ 127.200 a partir de 2017)
- Retención de impuestos de Medicare (1.45 por ciento)
- Retención fiscal adicional de Medicare (0.9 por ciento) para empleados que ganan más de $ 200,000 (este es un nuevo requisito de retención de impuestos a partir del año 2013)
- Retención del impuesto a la renta estatal
- Varias retenciones de impuestos locales (tales como impuestos de la ciudad, condado o distrito escolar, seguro estatal por discapacidad o seguro de desempleo).
Deducciones voluntarias de nómina
Las deducciones voluntarias de nómina se retienen del cheque de sueldo del empleado solo si el empleado ha aceptado la deducción.
Las deducciones voluntarias pagan o contribuyen a varios beneficios en los que el empleado ha elegido participar. Las deducciones voluntarias de nómina pueden incluir lo siguiente:
- Primas del seguro médico (atención médica, dental y ocular)
- Primas de seguro de vida
- Contribuciones del plan de jubilación (como un plan 401 (k))
- Planes de compra de acciones para empleados (planes ESPP y ESOP)
- Comidas, uniformes, cuotas sindicales y otros gastos relacionados con el trabajo
Las deducciones voluntarias se pueden pagar con dólares antes de impuestos o dólares después de impuestos, dependiendo del tipo de beneficio que se está pagando. Algunas deducciones antes de impuestos reducen los salarios sujetos al impuesto a las ganancias federal, mientras que otras deducciones también reducen los salarios sujetos a los impuestos de Seguro Social y Medicare. Las Publicaciones 15 y 15-B del IRS explican qué beneficios son antes de impuestos para varios propósitos, y el software de nómina profesional le ayudará a realizar un seguimiento de todos los cálculos de nómina relacionados con impuestos.
Responsabilidades del impuesto sobre la nómina del empleador
La responsabilidad por los impuestos a la nómina continúa incluso después de que se hayan emitido los cheques de pago a los empleados. La compañía es responsable de:
- Pagar la parte del empleador de los impuestos sobre la nómina
- Para depositar dólares de impuestos retenidos de los cheques de los empleados
- Preparación de varios informes de reconciliación
- Contabilización del gasto de nómina a través de sus informes financieros
- Y presentando declaraciones de impuesto a la nómina
Impuestos de nómina del empleador
Las empresas también son responsables de pagar su parte de los impuestos sobre la nómina. Estos impuestos sobre la nómina son un gasto adicional que excede el gasto del salario bruto de un empleado. La porción del empleador de los impuestos a la nómina incluye lo siguiente:
- Impuestos de Seguridad Social (6.2 por ciento hasta el máximo anual)
- Impuestos de Medicare (1.45 por ciento de los salarios)
- Impuestos federales de desempleo (FUTA)
- Impuestos estatales de desempleo (SUTA)
Impuestos FICA
FICA significa la Ley de Contribuciones del Seguro Federal. El impuesto FICA consta de impuestos de Seguridad Social y Medicare. Los impuestos de Seguridad Social y Medicare son pagados tanto por el empleado como por el empleador. Cada parte paga la mitad de estos impuestos. Juntos, las dos mitades de los impuestos de FICA suman un 15.3 por ciento, desglosados de la siguiente manera:
- Seguridad social (el empleado paga el 6.2%)
- Seguridad social (el empleador paga el 6.2%)
- Medicare (el empleado paga el 1,45%)
- Medicare (el empleador paga 1.45%)
A partir de 2013, se aplica un impuesto adicional de Medicare a los empleados que presentan impuestos como cabeza de familia, solteros o como viuda (s) elegible (s) con un hijo dependiente y cuyos salarios de Medicare superan los $ 200,000.
El límite es mucho más bajo para las personas casadas que presentan declaraciones de impuestos por separado: $ 125,000. El impuesto adicional de Medicare se aplica a los ingresos superiores a $ 250,000 para los contribuyentes casados que presenten declaraciones conjuntas.
Este es un impuesto solo para empleados. No hay impuesto correspondiente impuesto al empleador.
La porción de empleados del Seguro Social aumentó desde el 4.2 por ciento establecido en 2011 y 2012. Ese impuesto sobre la nómina fue legislado como parte de la Ley de Alivio de Impuestos de 2010, que luego fue ampliada por HR 3765 y extendida nuevamente por HR 3630 . Pero la porción de empleado de la Seguridad Social volvió al 6,2 por ciento completo en 2013.
Informes de impuestos sobre nómina
Los empleadores deben informar sus obligaciones tributarias sobre nómina y depositar impuestos sobre la nómina oportunamente. Los requisitos de informes incluyen:
- Hacer depósitos de impuestos federales
- Declaración anual de impuestos federales de desempleo (Formulario 940 o 940EZ)
- Declaración de impuestos trimestral de nómina del empleador (Formulario 941)
- Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido (formulario 945)
- Declaraciones de salarios e impuestos (formulario W-2)
Los empleadores también tienen requisitos para presentar informes con varias agencias estatales y locales. Los empleadores pueden encontrar enlaces a agencias tributarias estatales a través del sitio web de la Asociación Americana de Nómina.
Originalmente escrito por Diana Van Blaricom, una profesional certificada en Recursos Humanos (PHR). Editado y revisado por Beverly Bird.