Obtenga información sobre deducciones de reparaciones y gastos de mantenimiento

Una visión general de a qué prestar atención en los nuevos registros de reparación del IRS

Los propietarios únicos, las empresas de todos los tamaños y los propietarios de propiedades de alquiler pueden deducir los gastos de reparación y mantenimiento de sus propiedades y equipos. El IRS emitió nuevas reglamentaciones que entraron en vigencia en 2014. Estas nuevas regulaciones ajustaron las reglas sobre cómo se deducen las reparaciones y los gastos de mantenimiento.

Si una reparación particular mejora el equipo, restaura la propiedad a su condición normal o adapta la propiedad a un uso nuevo o diferente, el gasto se capitaliza y se deprecia durante varios años.

Los gastos de reparación y mantenimiento que no se incluyen en las categorías de mejoras, restauraciones o adaptaciones se pueden deducir en su totalidad en el año en que se pagó el gasto.

Los basicos

"Si repara cosas, puede deducirlas", dice Steve Nelson, un contador público certificado que ha escrito extensamente sobre deducir reparaciones en el blog de Evergreen Small Business y ha escrito un libro electrónico actualizado Preparing Form 3115 para la Nuevas regulaciones de propiedad tangible .

"Si lo que haces es una mejora, restauración o adaptación", dice Nelson, "las nuevas reglas dicen que vamos a hacer que lo capitalices y lo deprecies a menos que sea una cantidad tal que sea pequeño".

Reparaciones de rutina y mantenimiento que se pueden deducir de inmediato

"En general, puede deducir cantidades pagadas por reparaciones y mantenimiento de bienes tangibles si no se requiere capitalizar las cantidades pagadas". (IRS.gov, Publicación 535, Gastos comerciales, capítulo 7, sección sobre Costos de reparación y mantenimiento).

Al definir lo que podemos deducir en términos de lo que no estamos obligados a capitalizar, esto nos obliga a hacernos la pregunta: ¿este gasto tiene que capitalizarse? Si no, entonces podemos deducirlo.

En otra sección de la Publicación 535, el IRS aclara la distinción entre mantenimiento y reparaciones:

"Reparaciones. El costo de reparar o mejorar la propiedad utilizada en su comercio o negocio es deducible o gasto de capital. Mantenimiento de rutina que mantiene su propiedad en una condición operativa eficiente normal, pero que no aumenta sustancialmente el valor ni prolonga sustancialmente la utilidad vida de la propiedad, es deducible en el año en que se incurre. De lo contrario, el costo debe ser capitalizado y depreciado ". (IRS.gov, Publicación 535, Gastos comerciales, capítulo 11, sección sobre Reparaciones).

Tenga en cuenta que aquí el IRS define lo que quieren decir con el mantenimiento de rutina. El mantenimiento rutinario, dice el IRS, "mantiene su propiedad en condiciones normales de operación eficiente". Un ejemplo sería cambiar el aceite en un automóvil. Cambiar el aceite hace que el automóvil funcione de manera normal y eficiente, pero no prolonga sustancialmente la vida útil del automóvil. Sin embargo, la sustitución de la transmisión o del motor prolongaría sustancialmente la vida útil del automóvil, por lo que sería más como una reparación que debe ser capitalizada.

Capitalizar las reparaciones y el mantenimiento: la prueba "BRA"

Las reparaciones y los costos de mantenimiento que mejoran una propiedad o la restauran a condiciones de trabajo o adaptan la propiedad a un nuevo uso deben capitalizarse y depreciarse durante varios años. Esto se puede recordar fácilmente si uno usa la prueba BRA, un mnemónico acuñado por Tony Nitti.

B etterments son reparaciones que hacen que algo sea mejor de lo que era antes. Específicamente, las reparaciones entran dentro de la categoría de mejoras si:

• Soluciona un defecto que existía antes de comprar la propiedad
• Soluciona un defecto que ocurrió mientras se realizaba la propiedad
• Amplíe o expanda la propiedad para que tenga más capacidad, o
• Se espera que aumenten la calidad, la fuerza, la eficiencia o la productividad de la propiedad

Para obtener más detalles, consulte ¿Qué es una mejora? sección del Reglamento Final de la Propiedad Tangible Preguntas y Respuestas.

Las restauraciones, como uno podría esperar, son reparaciones que restauran algo a su condición normal. Reparar un techo o reemplazar el techo por completo son dos ejemplos de restauraciones. Específicamente, las reparaciones caen dentro de la categoría de restauraciones si son reparaciones que:

• Restaure la propiedad deteriorada a su "condición operativa normalmente eficiente"; o
• Reemplace un componente principal o parte estructural sustancial de una propiedad; o
• Reconstruye la propiedad a la condición como nuevo; o
• Resultado en una pérdida deducible, venta o cambio, o tratamiento de pérdida por hecho fortuito para la propiedad o componente de la propiedad.

Para obtener más detalles, consulte ¿Qué son las cantidades para restaurar una unidad de propiedad? sección del Reglamento Final de la Propiedad Tangible Preguntas y Respuestas.

Las daptaciones son reparaciones que cambian la forma en que se usa la propiedad o el equipo.

Por ejemplo, supongamos que un propietario de un edificio convierte una fábrica en una sala de exposiciones. La forma en que se usa el edificio cambia de la fabricación a las ventas minoristas. Dado que el contribuyente ha cambiado la forma en que usa la propiedad, las reparaciones relacionadas con la adaptación de la propiedad se capitalizan.

Específicamente, el IRS dice que un gasto de adaptación es "Se paga una cantidad para adaptar una unidad de propiedad a un uso nuevo o diferente si la adaptación no es consistente con el uso ordinario de la unidad de propiedad en el momento en que la colocó originalmente en servicio "(¿de qué se adapta la unidad de propiedad a una sección de uso nuevo o diferente? de las Regulaciones finales de propiedad tangible).

Atajos: tres reglas de puerto seguro

La regla general es que los gastos de reparación y mantenimiento deben capitalizarse y depreciarse. Hay excepciones a esta regla general. De hecho, hay tres excepciones, que el IRS llama puertos seguros. Pero incluso con un puerto seguro, uno no puede simplemente cancelar el gasto. El IRS espera que los contribuyentes realicen una elección formal (llamada "elección") adjuntando una declaración de elección a sus declaraciones de impuestos.

$ 2,500 Elección de puerto seguro para pequeños contribuyentes.

Una persona o empresa puede deducir inmediatamente los gastos de reparación y mantenimiento si el costo es de $ 2,500 (o menos) por artículo o por factura . Sin embargo, una empresa con un "estado financiero aplicable" tiene una cantidad segura de $ 5,000. Este límite de $ 2,500 entra en vigencia para el año fiscal 2016.

Para los años fiscales 2014 y 2015, el límite fue de $ 500. Consulte el Aviso 2015-82, Incremento en el límite de puerto seguro de De minimis para contribuyentes sin un estado financiero aplicable (pdf), en el sitio web del IRS para obtener detalles sobre este cambio. Para obtener más detalles sobre esta disposición, consulte la sección sobre elección de puerto seguro de minimis en la sección Preguntas y respuestas en el sitio web del IRS.

Puerto seguro para pequeños contribuyentes

Las reparaciones se pueden deducir inmediatamente si el monto total pagado por reparaciones y mantenimiento en la propiedad es menor o igual a $ 10,000 o al 2 por ciento de la base no ajustada de la propiedad, la cantidad que sea menor . Y el puerto seguro solo está disponible para negocios con ingresos menores a $ 10 millones y la propiedad que se repara tiene una base no ajustada por debajo de $ 1 millón. Para obtener más detalles sobre esta disposición, consulte la elección de puerto seguro para la sección de contribuyentes pequeños de la sección Preguntas y respuestas en el sitio web del IRS.

Puerto seguro para el mantenimiento de rutina

Si las reparaciones consisten en mantenimiento de rutina, entonces los gastos de reparación se pueden deducir inmediatamente. Estos son el tipo de reparaciones que ocurren regularmente.

El IRS ha explicado esto en detalle. Para que el mantenimiento de rutina sea deducible de inmediato, el IRS desea que el gasto satisfaga los cuatro criterios siguientes:

1. Las reparaciones son actividades regularmente recurrentes del tipo que usted esperaría realizar;
2. Las reparaciones son el resultado del uso y desgaste de un comercio o negocio;
3. Las reparaciones son necesarias para mantener la propiedad operando eficientemente en su condición normal;
4. Y se espera que las reparaciones deban realizarse ya sea:
   • Más de una vez durante un período de 10 años (para edificios y estructuras relacionadas con edificios), o
   • Más de una vez durante la vida de clase de la propiedad (para propiedades que no sean edificios).

(La vida de clase se refiere a la cantidad de años durante los cuales el IRS espera que depreciemos la propiedad. Esto se describe en la Publicación 946, Cómo depreciar la propiedad , especialmente la sección de clase de propiedad del capítulo 4 y el Apéndice B.) - del puerto seguro para Sección de Mantenimiento de rutina de la sesión de preguntas y respuestas en el sitio web del IRS. Una palabra de advertencia: el puerto seguro de mantenimiento de rutina no se aplica a los gastos que entran en la categoría de mejoras.

Disposiciones Parciales

Supongamos que un propietario reemplaza un techo en una propiedad de alquiler. Pensemos en esta situación. Cuando la propiedad se puso en servicio como un alquiler, el costo de la propiedad se dividió en dos: tierra y construcción. La tierra es un activo sin depreciación. El costo del edificio se capitalizó y depreció en un período de años (27,5 años para bienes raíces residenciales o 39 años para bienes inmuebles comerciales). Por lo tanto, el costo del techo viejo se incluye en el costo del edificio y se está depreciando con el tiempo.

Ahora el propietario reemplazó el techo. Este tipo de restauración debe capitalizarse y depreciarse (más de 27,5 años o 39 años, según corresponda). Entonces ahora el propietario tiene dos activos que se están depreciando: el edificio original y el nuevo techo. Pero el techo viejo está incluido en el edificio. Entonces, de alguna manera, el propietario está depreciando un activo (el techo viejo) que ya no existe. En este escenario, el IRS le permite al propietario hacer una disposición parcial. En esencia, el propietario puede cancelar el costo del techo viejo (eliminando así parte del costo del programa de depreciación del edificio).

¿Cuál es el beneficio? Esto obtiene una deducción inmediata por el techo viejo, lo que compensa el inconveniente de tener que depreciar el nuevo techo durante varios años. Y esto elimina el techo viejo (su costo histórico y su depreciación acumulada) del balance del contribuyente. Una ventaja añadida: "No hay recaptura de depreciación porque no hubo venta o intercambio", dice Phil Zaman, director de la Oficina Nacional de Impuestos de CBIZ. Por lo tanto, las disposiciones parciales resultan en menos depreciación acumulada para recapturar si alguna vez se vende la propiedad en el futuro.

Lo que necesita mirar

Para determinar correctamente qué se puede deducir y qué tiene que capitalizarse, revisamos cuál es el gasto, cuánto cuesta y cómo se relaciona el gasto con la propiedad que se repara o se mantiene. "Tenemos que tener cuidado no solo para escribir cosas", dice Nelson, "estas regulaciones de propiedad tangible han dicho, realmente tenemos que mirar estos gastos". Entonces, ¿cómo realmente miramos estos gastos?

Para cada gasto de reparación o mantenimiento:

1. Revise la factura por el gasto
2. ¿Para qué es el gasto? Aplique la prueba BRA: ¿es el gasto una mejora, una restauración o una adaptación?
3. ¿Cuánto cuesta?
4. ¿Cada artículo en la factura es igual o menor a $ 2,500? ¿La factura total es igual o inferior a $ 2,500? De ser así, considere usar el puerto seguro de minimis .
5. ¿El monto es igual o inferior a $ 10,000? ¿Igual o inferior al 2 por ciento de la base no ajustada de la propiedad que se repara? De ser así, considere usar la elección de puerto seguro para pequeños contribuyentes.
6. ¿Cuál es la naturaleza de la reparación? ¿Es la reparación una parte esperada y necesaria para mantener la propiedad en condiciones de funcionamiento normalmente eficientes? Si es así, considere usar el puerto seguro para el mantenimiento de rutina.
7. Considere si uno puede cancelar una "disposición parcial".
8. Capitalice los gastos según sea necesario y establezca un cronograma de depreciación para cancelar los gastos de reparación.

Recursos para profundizar en las deducciones de reparaciones y mantenimiento:

• Una mirada profunda: el IRS finaliza los Regs sobre la disposición de la propiedad tangible depreciable (Parker Tax Publishing, 8 de septiembre de 2014).
• Aviso 2015-82 (IRS.gov, pdf), que cambió el puerto seguro de minimis de $ 500 a $ 2,500; resumido en IR-2015-133: Para pequeñas empresas: el IRS aumenta el umbral de gastos de propiedad tangible a $ 2,500; Simplifica la presentación y el mantenimiento de registros (IRS.gov, 24 de noviembre de 2015).
• Reglamento de propiedad tangible: preguntas más frecuentes (IRS.gov, 13 de marzo de 2015).
• Treasury Decision 9636: Guía sobre la deducción y capitalización de los gastos relacionados con la propiedad tangible (IRS.gov, fecha de entrada en vigencia el 19 de septiembre de 2013).
• Procedimiento de ingresos 2015-2020 (IRS.gov, pdf); resumido en IR-2015-29: el IRS hace que sea más fácil para las pequeñas empresas aplicar los reglamentos de reparación a 2014 y años futuros (IRS.gov, 13 de febrero de 2015).
• Reglamento de propiedad tangible - Registros y orientación de reparación (AICPA.org)
• Implementando el Nuevo Reglamento de Propiedad Tangible ( Journal of Accountancy , 31 de enero de 2014).
• Mantenimiento rutinario Safe Harbor según los nuevos Reglamentos de reparación del IRS (Nolo.com)
• Pequeño puerto seguro para reparaciones y mantenimiento (Nolo.com)
• Requisitos de los propietarios según las reglamentaciones de reparación del IRS (Nolo.com)