Esta es una gran decisión porque si el precio es demasiado alto, corre el riesgo de perder sus números de asistencia. Por otro lado, si no se aclara lo suficiente después de los costos, incluso una pequeña crisis podría convertir toda la empresa en una pérdida.
Es una pendiente resbaladiza para caminar, por lo que querrá estudiar las diferentes estrategias de fijación de precios que se describen a continuación y elegir una que ofrezca la mejor solución para su mercado.
El enfoque minorista
La estrategia de precios más básica es calcular los gastos, agregar un margen de beneficio y luego dividir la suma entre la cifra de asistencia proyectada más baja. No hay nada de malo con esta estrategia, ya que ha sido la fórmula utilizada por las tiendas minoristas durante cientos de años, pero requiere proyecciones precisas. Las cosas como el alquiler del local y los costos audiovisuales no cambiarán independientemente de la cantidad de personas que asistan, pero los costos de los alimentos y otras tarifas por persona sí lo harán. Aquí es donde sus mínimos proyectados son esenciales porque, en última instancia, cubrirán sus costos fijos.
Precio de mercado
Cuando basa sus tarifas de conferencia en el mercado, esencialmente está jugando con una visión de lo que las personas pueden pagar. Es lo opuesto al enfoque minorista, ya que comienza con establecer el precio de la admisión y luego trabajar hacia atrás para construir la conferencia dentro de ese presupuesto .
Una cosa a tener en cuenta con los precios del mercado es que se basa en el valor percibido. En otras palabras, los asistentes no van a entregar su dinero simplemente porque usted está teniendo un evento. Debe proporcionar un valor excepcional o de lo contrario tendrá dificultades para vender entradas a cualquier precio.
Precios de acceso limitado
Este es un modelo de precios escalonado que ofrece más características y beneficios a quienes pagan más.
Por ejemplo, un ticket básico podría admitir a alguien a la sesión general principal y a los desbloqueos. El siguiente nivel proporcionaría todo esto más un asiento en el almuerzo de apertura. El boleto VIP incluiría asientos preferidos en todos los eventos y acceso a una sala de descanso exclusiva y función de red posterior al evento. Nuevamente, la clave del éxito es crear valor suficiente en cada nivel para generar suficiente demanda.
Incentivos y sanciones
Puede usar incentivos y sanciones para fomentar el registro dentro de un período de tiempo específico. Probablemente haya visto ofertas de registro de "madrugadores" en muchos de los eventos a los que ha asistido. El objetivo de estas promociones es cubrir todos sus costos fijos anticipadamente para que no tenga problemas para recaudar dinero cerca del final. Las multas o tarifas de inscripción tardía son casi esenciales si está sirviendo comida porque la mayoría de los contratos de catering incluyen recargos por pedidos realizados después de la fecha de garantía final. Asegúrese de explicar esto a los inscriptos tarde, ya que muchas veces se sienten manipulados por sanciones cuando en realidad la tarifa adicional se aplica solo para cubrir sus costos.
Acceso posterior al evento
Una idea popular en la era de Internet es ofrecer acceso en línea a una versión grabada de las sesiones de la conferencia, pero tenga en cuenta que esta estrategia tiene el potencial de afectar sus esfuerzos de marketing.
Habrá algunos asistentes potenciales que, después de descubrir que se grabarán las sesiones, no se sentirán motivados para asistir al evento en vivo. Su organización también incurrirá en costos de registro de equipos, administración de sitios web y tarifas de alojamiento. Por estas razones, es mejor limitar el acceso en línea únicamente a los asistentes o cobrar una tarifa sustancial por el acceso de los no participantes. Al final del día, grabar y publicar videos de las sesiones de la conferencia cuestan dinero, así que no se sienta obligado a regalar este material.
Los dos números más importantes para determinar la estrategia de precios de su conferencia serán los costos anticipados y las estimaciones de asistencia. Sin estas proyecciones, será difícil elegir un modelo de fijación de precios que mejor se adapte a su organización y a los asistentes. Tómese tiempo suficiente para investigar estas dos cifras antes de determinar su modelo de precios.