7 consejos para una reunión bien ejecutada
Diga adiós a esas reuniones aburridas y aprenda cómo llevar a cabo reuniones efectivas que dejen a los empleados motivados y motivados.
7 consejos para reuniones efectivas
Establecer el objetivo de la reunión
Antes de enviar una alerta de reunión y ponerla en su calendario, pregúntese por qué desea celebrar una reunión y determinar el objetivo. ¿Es una reunión para poner a los empleados al tanto de un cambio en la gestión? ¿Estás tomando una decisión con respecto a un proyecto? ¿Es una sesión de lluvia de ideas para una nueva estrategia de negocios? Asegúrese de que la reunión de los empleados en una sala para la discusión y la interacción cara a cara es necesaria para su objetivo; si el propósito de la reunión es una actualización de estado, quizás enviar un correo electrónico grupal sea un mejor uso del tiempo de todos.
Comunique el propósito de la reunión
Cuando invite a otros a su reunión, tenga en claro el propósito de la reunión. Esto no solo lo mantendrá enfocado sino que permitirá que los empleados asistan a la reunión preparados con documentos o con ideas sobre el asunto en cuestión.
La comunicación es esencial para una reunión efectiva.
Sea selectivo con los asistentes
Nadie aprecia asistir a una reunión que no tiene conexión con ellos ni con su trabajo. Determine quién realmente necesita estar allí y por qué. Cuya entrada necesitas? ¿Qué colegas deben participar y es probable que tengan preguntas al respecto?
Si alguien está en su lista que simplemente necesita ser informado de lo que se discutió, hágales un favor y quítelo de la lista. Se pueden actualizar fácilmente con un correo electrónico de seguimiento. El tiempo es valioso y ningún empleador quiere tener un impacto negativo en la productividad al hacer que los empleados participen en reuniones innecesarias.
Debe crear una agenda de reunión
Celebrar una reunión sin una agenda de reuniones establecida es como subir a un velero y esperar que el viento lo lleve a donde quiere ir. Usted, literalmente, se perderá en el mar. La agenda de su reunión lo guiará a su destino final. Incluya los temas a discutir y quién abordará cada elemento si otros participan. Envíe la agenda por correo electrónico a los asistentes con anticipación para que todos sepan qué esperar y venga preparado.
Cumpla con su plan
Incluso la reunión mejor planificada saldrá mal si la discusión se descarrila y se dispara en temas tangenciales. Esta es la razón por la cual la mayoría de las reuniones no logran su objetivo: no se mantienen en el buen camino. Al comienzo de la reunión, establezca reglas básicas y una asignación de tiempo específica para cada elemento de su agenda, así como para la reunión general. Por ejemplo, "Gracias por venir hoy. El tiempo de todos es valioso y mi objetivo es mantener esta reunión en menos de una hora.
Mantengámonos en los artículos a mano y reserve el debate sobre otros temas para un momento posterior ". Retenga a cualquiera que esté monopolizando la discusión o presentando temas, no en la agenda.
Mantenlos comprometidos
Las ayudas visuales son importantes para mantener a todos enfocados en la reunión y no en sus teléfonos ni en el reloj. Publique la agenda en una Smart Board en el frente de la sala. Proyecte imágenes en una pantalla grande usando una computadora; cualquier cosa para mantener sus ojos al frente.
Resumir la reunión
¿Alguna vez saliste de una reunión y te llevas algo totalmente diferente que tu colega? Asegúrese de que esto no suceda con su reunión enviando un seguimiento por correo electrónico dentro de las 24 horas. Incluya un resumen, resalte los temas clave abordados, las tareas asignadas e indique los plazos. Enviar esto de manera oportuna asegurará que los asistentes no se dirijan en la dirección incorrecta.