Los tipos más comunes de eventos corporativos

by Rob Hard

Los principales tipos de eventos corporativos que todo organizador de eventos debe saber

Según Meeting Professionals International, más de $ 122 mil millones se gastan anualmente en la industria de reuniones de EE. UU. Este dinero se gasta más comúnmente en hoteles, hoteles urbanos, hoteles suburbanos, centros de conferencias, restaurantes, clubes de campo y centros de convenciones, pero al final del día, parte del dinero de la reunión corporativa se gasta en casi todos los lugares imaginables. . No es de extrañar entonces que la planificación de eventos corporativos y todo lo que conlleva sea un gran negocio. Mientras que algunas corporaciones y organizaciones más grandes tienen planificadores de eventos corporativos en el personal o un contrato con una agencia de planificación de eventos, muchos otros (particularmente las compañías y organizaciones más pequeñas) simplemente pasan el trabajo de planear eventos corporativos a alguien en Recursos Humanos u otro departamento.

Ya sea en un entorno corporativo, asociación, sin fines de lucro o agencia gubernamental, los eventos corporativos más populares generalmente se incluyen en uno de los siguientes programas:

01 - Seminarios y conferencias

Propósito: Las organizaciones planifican y llevan a cabo estas reuniones con audiencias específicas y les brindan información relevante.

Descripción: los seminarios suelen ser eventos más breves, que duran un par de horas, ½ día o incluso todo un día de trabajo. Tienen altavoces únicos o múltiples y generalmente mantienen a todos los participantes juntos en el mismo espacio. Las conferencias , por otro lado, suelen tener sesiones múltiples que se producen simultáneamente que están orientadas a diferentes intereses, diferentes posiciones o roles, e incluso nivel de habilidad. Por lo general, se llevan a cabo en hoteles, comienzan con una sesión magistral y luego organizan sesiones individuales por tema. Por lo general, una conferencia se planifica durante al menos la mitad del día, aunque generalmente las conferencias abarcan el curso de uno o dos días o, a veces, más.

02 - Ferias comerciales

Propósito: Las organizaciones asisten a ferias comerciales como una actividad de generación de prospectos. También pueden optar por organizar o patrocinar una feria comercial para reforzar su imagen como líder de la industria entre los asistentes, como miembros, clientes, prospectos y proveedores.

Descripción: la planificación de eventos para ferias comerciales implica negociar las tasas de patrocinio para el espacio de stands de ferias comerciales, publicidad y promoción en el evento, y en ocasiones hablar en el evento para que el liderazgo en su empresa pueda hablar. Existen muchos detalles logísticos para asegurar que el stand de la feria, los materiales promocionales, los obsequios y el personal lleguen a tiempo a su empresa.

03 - Retiros Ejecutivos y Programas de Incentivo

Propósito: Aquí es donde los grandes dólares se gastan por persona. Los retiros ejecutivos y los programas de incentivos a menudo se llevan a cabo en resorts de lujo en destinos exclusivos, y reciben la mayor visibilidad en una organización. El desarrollo empresarial y la planificación organizativa suelen ser los temas de la agenda, pero se otorga el mismo peso a las actividades agradables como parte del incentivo y la recompensa originales.

Descripción: Los retiros ejecutivos y los viajes de incentivo generalmente duran entre tres y cinco días y requieren atención para la selección del sitio, alojamiento, transporte, servicio de comidas, reuniones de negocios, golf y otras actividades. Las habilidades de negociación deben ser nítidas porque estos programas involucran todos los aspectos de la planificación de eventos.

04 - Eventos de golf

Propósito: Un evento favorito en cada organización es celebrar su salida anual de golf. La gestión de las relaciones es el objetivo principal; sin embargo, el contenido empresarial siempre debe impulsar la planificación de eventos, y no al revés.

Descripción: La mayoría de los campos de golf prefieren que sus clientes reserven tee times a primera hora de la mañana o a la 1 pm si no alquilan el campo y la casa club durante todo el día. Eso puede causar problemas de programación relacionados con el contenido de la reunión de negocios. Durante la fase de planificación, es importante mantener a los clientes internos en buen camino y no permitirles minimizar el tiempo de negocios.

05 - Eventos de Apreciación

Propósito: Estos programas permiten que un anfitrión de eventos pase tiempo informal con sus invitados en un entorno no tradicional, brindando a ambas partes la oportunidad de establecer una buena relación y aprender más sobre las prioridades comerciales mutuas. Los eventos de apreciación pueden variar desde programas orientados a la apreciación de los empleados hasta aquellos para mostrar la apreciación del cliente, los cuales se han convertido en un elemento básico en las empresas estadounidenses.

Descripción: Existen infinitas posibilidades y tipos de eventos de apreciación que las organizaciones realizan a lo largo del año. Los programas comunes incluyen:

Cena y teatro
Día en la pista de carreras
Suites en arenas deportivas
Cruceros diurnos y nocturnos
Fiestas privadas en festivales de música
Fiestas
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06 - Hitos de la empresa o la organización

Propósito: Los hitos de la compañía brindan a una empresa u organización la oportunidad de celebrar una gran inauguración u otro hito o aniversario importante.

Descripción: los eventos de hitos de la compañía varían significativamente en su ejecución, pero tienden a seguir programas similares como eventos de apreciación de empleados y clientes. Este tipo de eventos tienden a celebrarse por naturaleza y pueden limitarse a empleados de la empresa o ampliarse para incluir clientes, proveedores e incluso la comunidad local, dependiendo del tamaño y la estatura de la empresa en la comunidad.

07 - Eventos de Team Building

Propósito: Los eventos de construcción de un sitio están diseñados para construir sobre las fortalezas de la compañía al mismo tiempo que aumentan la confianza, la buena voluntad y la moral de los empleados. Los eventos de formación de equipos también brindan la oportunidad única para que los empleados pasen tiempo juntos en un entorno que no sea el trabajo y trabajen juntos para resolver acertijos y completar actividades. Los eventos de formación de equipos están diseñados para hacer justamente eso: construir equipos más fuertes.

Descripción: los eventos de creación de equipos corporativos se han resumido en actividades grupales al aire libre y físicas, como un curso de cuerdas. De hecho, hay empresas en todo el país que se especializan en organizar eventos de formación de equipos en sus intrincados cursos de interior y exterior. Dicho esto, los eventos de formación de equipos también pueden enfocarse en otros tipos de actividades de formación de equipos, desde talleres hasta entrenamiento de sensibilidad.

08 - Eventos de lanzamiento de productos

Propósito: los eventos de lanzamiento de productos pueden incluir reuniones internas de lanzamiento de productos para informar a todos los empleados de la compañía sobre cualquier producto próximo a las fiestas de lanzamiento de productos en toda regla para crear un rumor sobre el lanzamiento del producto entre los clientes y los medios. Los eventos de lanzamiento de productos son más comunes para las empresas de negocio a consumidor ( B2C ).

Descripción: los eventos de lanzamiento de productos generalmente están destinados a generar cobertura de medios y rumores de la industria antes del lanzamiento de un producto. El evento de lanzamiento puede incluir una presentación llamativa al producto junto con una dirección de los ejecutivos más importantes de la compañía. Los grandes lanzamientos de productos también tienden a ser una gran fiesta con invitados conocidos, cenas y entretenimiento dependiendo de la industria.

09 - Reuniones del Consejo y Juntas de Accionistas

Propósito: Las reuniones de la Junta y la reunión de accionistas sirven tanto como propósitos extremadamente importantes para compañías privadas y públicas. Las reuniones de la junta sirven como una oportunidad para que los miembros de la junta se reúnan para revisar el desempeño comercial y reunirse con los ejecutivos de la compañía para tomar decisiones importantes. Las juntas de accionistas, por otro lado, brindan a las empresas la oportunidad de compartir el desempeño reciente, los objetivos, las metas futuras y las estrategias comerciales con sus accionistas.

Descripción: Las reuniones anuales, semestrales o incluso trimestrales pueden ser pequeñas reuniones internas de los miembros de la junta o eventos de negocios prestigiosos a gran escala para los accionistas que varían en tamaño dependiendo del tamaño de la empresa y la participación de los accionistas.