Es difícil planificar un presupuesto para eventos a menos que tenga una buena idea de en qué gastos incurrirá. Esto parece bastante obvio, pero los costos asociados con la planificación de eventos pueden provenir de una cantidad de lugares diferentes. Justo cuando crees que has identificado todas tus categorías de gastos, aparece otra para enviarte de vuelta al tablero de dibujo. Para evitar que esto le suceda, he reunido este resumen de los gastos de planificación de eventos para tener en cuenta al crear su presupuesto.
Gastos en el sitio
Aquí se incluyen los costos y tarifas generalmente cobrados por el lugar del evento . Esta suele ser la categoría más cara, pero también es la más fácil de predecir, ya que obtendrá un presupuesto formal para revisar con anticipación. Con eso dicho, no te olvides de tener en cuenta los costos variables que cambian con tus números de asistencia. El servicio de comidas es un buen ejemplo de esto ya que los costos de los alimentos aumentarán con cada adición a su lista.
Costos del lugar
- Alquiler de habitaciones
- Depósito de seguridad
- Cobertura del seguro
- Estacionamiento
Comida y Catering
- Comidas
- Bebidas
- Bartender / Servidor Honorarios Laborales
- Tasas de impuestos y servicios / propinas
Audiovisual
- Micrófonos
- Pantallas y proyectores
- Acceso a Internet
- Otro equipo especializado
Vendedores de terceros
Esta categoría representa todos los artículos y servicios provistos por los proveedores fuera del lugar del anfitrión. Cada uno le facturará de forma independiente, por lo que es importante controlar de cerca a todas las personas con las que está trabajando.
El uso de una hoja de cálculo lo ayudará a organizar los contactos de su proveedor junto con los costos asociados con sus servicios.
Alquiler de eventos
- Ropa de cama, mesa, zócalos y sillas
- Tiendas de campaña, estadios y atracciones
- Artículos físicos no proporcionados por el lugar
- Mano de obra y entrega para configuración / desmontaje
Proveedores de decoración
- Iluminación de acento
- Flores y centros de mesa
- Globos
Entretenimiento
- Músicos o DJ
- Tarifas de altavoz
- Contrato de jinetes (comida, alojamiento, transporte)
Gastos de producción
La producción incluye todo el personal y los recursos necesarios para planificar y ejecutar el evento. Estos gastos comienzan en el momento en que se soña el evento y continúan a través del papeleo posterior al evento. En resumen, esta categoría representa el costo de organizar el evento, atraer a los asistentes y administrar los elementos administrativos.
Marketing y registro
- Imprimir y diseñar trabajo
- Anuncios
- Invitaciones
- Gestión de registro
Planificación y organización
- Honorarios del planificador de eventos
- Empleados a tiempo parcial y temporales
- Material de oficina
- Costos de comunicación
- Los gastos de viaje
Gastos administrativos
- Asignaciones de empleados asalariados
- Costos contables
- Honorarios legales
- Honorarios de consultor
Excedentes de costos y fondos de emergencia
No hay un número mágico para lo que debe apartar para gastos no planificados, pero definitivamente debe esperar lo inesperado. Algunos planificadores de eventos sugieren presupuestar de cinco a diez por ciento sobre los gastos anticipados, mientras que otros eligen un número redondo para trabajar. Los eventos más grandes deberían, por supuesto, asignar más porque un descuido que se factura por persona podría alcanzar los miles de dólares.
El propósito de este resumen es informarle sobre los diferentes tipos de gastos de planificación de eventos que pueden ocurrir. Cada evento es único , por lo que puede incluir más o menos de los elementos que se enumeran aquí. Lo importante es saber de dónde vendrán sus costos. Pasar por alto los gastos asociados con un vendedor o categoría en particular puede causar estragos en su presupuesto, pero el peor de los casos es olvidar por completo un gasto hasta que llegue la factura.