¿Qué pasa si te consideras súper organizado y ya utilizas una lista de verificación cuando planificas un evento, pero has encontrado situaciones en las que te das cuenta (demasiado tarde) de que no has atendido a ningún detalle importante? ¿En dónde te equivocaste?
Cada evento requiere una lista de verificación de planificación de eventos diseñada con ese evento particular en mente y adaptada a las especificaciones de eventos individuales. Entonces, cada lista de verificación de planificación de eventos es diferente. Sin embargo, hay cinco elementos que debe tener en su lista de verificación de planificación de eventos, independientemente de si está planeando una pequeña fiesta de cumpleaños o una gran función corporativa.
Firmar contratos de eventos
Esto puede parecer obvio, pero asegúrese de firmar y recibir copias firmadas a cambio, de todos los contratos que necesita para su evento. Esto incluye contratos de eventos con el cliente, el lugar, los vendedores, el hotel, el entretenimiento, etc. Un firme apretón de manos es una buena forma de hacer negocios pero no la forma de asegurar la contratación de ningún proveedor y no la forma de comprometerse a trabajar para un cliente. .
Obtenga todo por escrito y no haga ningún trabajo ni gaste un centavo en la planificación de su evento hasta que se haya firmado y entregado todo el papeleo. Si usted es un planificador de eventos que necesita un contrato de evento para sus servicios de eventos, haga clic aquí.
Confirmar la fecha y hora del evento
Estás metido hasta las rodillas en las etapas de planificación para este evento.
¿Cómo podría alguien posiblemente obtener la fecha incorrecta? Los vendedores a menudo tienen otros negocios entrando. Los clientes pueden acordar una fecha y hora para el evento y luego simplemente se olvidan de notificarle el cambio en los planes. Antes de comenzar a planificar su evento, vuelva a verificar la fecha, la hora de inicio y finalización y consiga estos por escrito para que todos estén en sintonía.
Contratar ayuda adicional
No subestime el valor de tener ayuda adicional el día de su evento. Siempre hay algo que debe atenderse y la mayoría de los planificadores de eventos ya están demasiado ocupados organizando el evento para dedicar su atención a las situaciones que surjan. La contratación de ayuda adicional es un paso importante que a menudo se pasa por alto hasta que es posible que sea demasiado tarde para contratar al mejor personal para el trabajo a realizar. No se conforme con las sobras cuando se trata de contratar personal para eventos. Coloque este elemento en su lista de verificación de eventos y asegure al personal mejor capacitado con la experiencia que necesita que se ajuste al presupuesto de su evento.
Llevar a cabo un recorrido por el sitio
Nada se compara con imaginar algo en tu mente como experimentarlo de primera mano. Llevar a cabo un recorrido por el sitio del evento con su cliente y proveedores es un paso crítico en el proceso de planificación del evento.
Presenta la oportunidad de plantear preguntas, abordar inquietudes y llegar a un acuerdo sobre la configuración de la sala, la decoración, la ubicación de la inscripción y el flujo general del evento. Muchas veces, incluso cuando creemos que nos estamos comunicando claramente, nuestra visión de algo contrasta fuertemente con lo que alguien más está imaginando en base a nuestra descripción. Haga un recorrido por el espacio físico durante las etapas de planificación para que no haya sorpresas el día del evento.
Incluye recordatorios para el seguimiento
En el mundo ideal, contarle a alguien una vez sería suficiente para garantizar que el trabajo se realice. Desafortunadamente, el mundo laboral real no funciona de esa manera o al menos no es el negocio de la planificación de eventos. Con tantos detalles para administrar y múltiples jugadores involucrados en las diversas etapas del evento, es fácil perder algo.
Por lo tanto, cuando desarrolle su lista de control de planificación de eventos para mantenerlo organizado y dentro del cronograma, incluya recordatorios para ciertos seguimientos. Por ejemplo, si habló con la empresa de catering sobre las ideas de menú, incluya un elemento en su lista de planificación de eventos que diga: "Haga un seguimiento con el proveedor en el menú propuesto" y "Programe la degustación con el proveedor". En la planificación de eventos, no hay tal como confirmar algo demasiadas veces.