Existen varios programas diferentes de tarjetas de compras, algunos solo incluyen el uso de proveedores aprobados por la compañía, mientras que otros permiten el uso de cualquier proveedor.
Las compras realizadas por un empleado que utiliza una tarjeta de compras generalmente son pequeñas y de poco valor. Una gran cantidad de reacciones negativas acerca de los programas de tarjetas de compras están específicamente dirigidas al abuso de la tarjeta por parte de los empleados. Sin embargo, los beneficios de los programas de adquisición son mucho mayores que los riesgos y costos involucrados en la operación del programa.
Beneficios de las tarjetas de compras
El gobierno de los Estados Unidos descubrió que las compras de menos de $ 2500 solo comprendían el 2% del gasto total del gobierno, pero representaban el 85% de todas las compras. Como los costos administrativos de estas pequeñas compras a menudo excedieron el gasto real en dólares, el uso de tarjetas de adquisición aumentó en muchos departamentos gubernamentales. Una agencia del gobierno, el Departamento de Comercio, estimó que el uso de tarjetas de adquisición les ahorró más de $ 22 millones por año en costos administrativos y la reducción en el tiempo de procesamiento de compras.
El uso de las tarjetas ha permitido a los departamentos de compras concentrar sus esfuerzos en el 15 por ciento del gasto total en adquisiciones que representa el 98 por ciento del gasto total.
Implementación de controles internos
El abuso de las tarjetas de aprovisionamiento son noticias de primer orden, pero a menudo estos abusos, especialmente en los departamentos gubernamentales, generalmente muestran un alto valor en dólares, pero a menudo representan menos de la mitad del uno por ciento del gasto total.
Sin embargo, se produce un abuso, pero se puede controlar implementando controles internos adecuados para reducir el desperdicio y el abuso.
Una dirección de gestión sólida es crucial para un programa de tarjeta de aprovisionamiento exitoso. La gerencia debe definir claramente cuáles son los usos permitidos para la tarjeta y definir e imponer sus sanciones por morosidad, fraude y abuso de pagos. Por supuesto, los procedimientos y recursos administrativos deben estar en su lugar para implementar los controles. Si no hay suficientes recursos para monitorear y tratar los abusos de las tarjetas de compras, los abusos continuarán y aumentarán a medida que sus usuarios vean la falta de compromiso en el programa.
¿A quién le llega una tarjeta?
Otro aspecto negativo que se ve en los programas de tarjetas de compras es que las empresas piensan que necesitan dar tarjetas a todos sus empleados que realizan compras. Este no es el caso; Al recibir una tarjeta de compras, se le otorga confianza. Una empresa debe poder confiar en el usuario de la tarjeta, ya que de hecho está gastando el dinero de la compañía . Debe haber un proceso de aprobación en el lugar donde los empleados deben ser seleccionados, revisados y aprobados. Si un empleado tiene mal crédito, ¿deberían recibir una tarjeta de adquisición de la empresa?
Imponer límites de gasto
Al igual que cualquier tarjeta de crédito, debe haber un límite de crédito para el usuario.
Las compañías de tarjetas de crédito les dan a los titulares de tarjetas un límite basado en su capacidad de pago. Para los titulares de tarjetas de compras, las empresas deben dar a los titulares de tarjetas un límite de gasto que sea apropiado para su posición y su gasto probable. Por ejemplo, una persona empleada como analista de TI solo puede ser requerida para comprar tinta de impresora y periféricos de computadora pequeña, que solo pueden sumar un par de cientos de dólares al año. El límite de gasto para este empleado debe reflejar esto y no debe otorgarse un límite de gasto general de $ 2500 que se le puede otorgar a todo el personal de TI. Los límites de gasto deben revisarse de forma periódica para que se otorgue un nivel adecuado a los empleados en función de su gasto real.