Consejos de contestación telefónica para ganar negocios
1) Responda todas las llamadas entrantes antes del tercer timbre.
2) Cuando conteste el teléfono, sea cálido, entusiasta y profesional .
Su voz en el teléfono a veces es la única impresión de su compañía que recibirá la persona que llama.
3) Al contestar el teléfono, dé la bienvenida a las personas que llaman cortésmente e identifíquese a usted mismo y a su organización de inmediato. Diga, por ejemplo, "Buenos días. Tecnologías de Cypress. Susan hablando. ¿Cómo puedo ayudarlo?" Nadie debería tener que preguntar si han llegado a tal o cual negocio.
4) Enderece claramente, mantenga el volumen de su voz moderado y hable lenta y claramente al contestar el teléfono para que la persona que llama lo pueda entender fácilmente.
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5) Controle su idioma al contestar el teléfono. No use jergas o palabras de moda . En lugar de decir "OK" o "No hay problema", por ejemplo, diga "Ciertamente", "Muy bien" o "Muy bien". Si eres una persona que utiliza rellenos cuando hablas, como "uh huh", "um", o frases como "me gusta" o "ya sabes", prepárate para no utilizarlas cuando hables por teléfono. .
( Obtenga más información sobre el problema del habla del uso de rellenos y cómo resolver el problema ).
6) Entrene su voz y vocabulario para que sea positivo cuando responda por teléfono, incluso en un día "inactivo". Por ejemplo, en lugar de decir "No sé", diga: "Déjeme averiguarlo sobre usted".
7) Tome los mensajes telefónicos completa y exactamente.
Si hay algo que no comprende o no puede deletrear, como el apellido de una persona, pida a la persona que llama que lo repita o que lo deletree por usted. Luego, asegúrese de que el mensaje llegue al destinatario deseado.
8) Responda todas sus llamadas telefónicas dentro de un día hábil. No puedo enfatizar esto lo suficiente. ¿Recuerdas el pájaro temprano? La primera persona que llama puede obtener el contrato , la venta , el problema resuelto ... y reforzar la impresión favorable de su negocio que desea que circule. Pocas cosas molestan a las personas que llaman tratando de llegar a su negocio más que las llamadas no devueltas.
9) Siempre pregunte a la persona que llama si está bien ponerla en espera al contestar el teléfono, y no deje a la gente en espera. Proporcione llamadas en espera con informes de progreso cada 30 a 45 segundos. Ofrézcales opciones, si es posible, como "Esa línea todavía está ocupada. ¿Continuará reteniendo o debería haber ________________ le devuelva la llamada?"
10) No use un teléfono con altavoz a menos que sea absolutamente necesario. Los teléfonos con altavoz le dan la sensación a la persona que llama de que no se está concentrando completamente en su llamada, y le hacen pensar que su llamada no es privada. El único momento para usar un teléfono con altavoz es cuando necesita que más de una persona participe en la conversación de su lado. Pregúntele a la persona que llama si puede ponerlos en el altavoz del teléfono antes de hacerlo.
11) Si usa un correo de voz o un contestador automático para contestar llamadas cuando no puede, asegúrese de tener un mensaje profesional grabado, que haga lo mismo que el consejo n. ° 3, y brinde a los llamantes cualquier otra información pertinente antes de que registre sus mensajes. Actualice su mensaje de correo de voz según sea necesario. Por ejemplo, si su negocio va a estar cerrado por vacaciones, actualice su mensaje de correo de voz para decirlo y para decir cuándo se reabrirá su negocio.
12) Capacite a todos los que responden el teléfono para que respondan de la misma manera, incluso a otros miembros de la familia si tiene un negocio desde casa . Verifique cómo se responde el teléfono de su empresa llamando y viendo si el teléfono está siendo respondido de manera profesional. Si no pasan la prueba, repase esta lista de "cómo contestar el teléfono" para asegurarse de que todos en su empresa sepan cómo contestar las llamadas telefónicas correctamente.
Ver también:
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