El formulario I-9 también es la base para una verificación posterior por parte del empleador, utilizando el sistema E-Verify .
Antes de comenzar a completar el formulario I-9
Tenga a mano copias del Formulario I-9 antes de comenzar a contratar a su primer empleado. Asegúrese de tener la versión más reciente del Formulario I-9. El formulario actual, con fecha de vencimiento el 31/03/2016, debe ser utilizado por los empleadores para verificar el empleo después del 7 de mayo de 2013.
Las copias del Formulario I-9 (formato PDF) están disponibles en el sitio web de los Servicios de Inmigración y Aduanas (USCIS). Este formulario se puede completar en línea y luego imprimirse para firmas.
El Formulario I-9 debe completarse en el momento de la contratación, y usted (el empleador) debe conservar todos los Formularios I-9 para todos los empleados. Si el formulario está completo y ha aceptado documentos presentados por el empleado, puede despedir al empleado si descubre que el empleado tergiversó su estado de elegibilidad laboral o si los formularios presentados por el empleado no son válidos. .
Completar la Sección 1 - Información y certificación del empleado
La sección 1 es completada por el empleado. El empleado debe incluir nombre, apellido de soltera, dirección y fecha de nacimiento. El empleado debe incluir el Número de Seguridad Social, pero este número es opcional a menos que su compañía esté usando el sistema E-Verify.
El empleado da fe de su estado, uno de los siguientes:
ciudadano de los Estados Unidos
ciudadano no ciudadano de los Estados Unidos
Residente permanente legal (incluido Alien #)
Alien autorizado para trabajar (incluido el número de extranjero o el número de admisión) hasta (incluya la fecha de vencimiento, si corresponde)
Alguien puede ayudar al empleado a completar la Sección 1 del Formulario I-9. La sección de Certificación del preparador y / o traductor debe ser completada por el ayudante. Asegúrese de imprimir el nombre y la dirección del asistente.
Completando la Sección 2: Revisión y Verificación del Empleador
La sección 2 es completada por el empleador. Debe revisar los documentos necesarios para verificar tanto (a) la identidad como (b) la elegibilidad laboral del empleado. Tenga en cuenta que los documentos de la Lista A, como el pasaporte estadounidense, verifican tanto la identidad como la elegibilidad laboral. Los documentos en la Lista B verifican la identidad y los documentos en la Lista C verifican la elegibilidad del trabajo. Debe tener un documento de CADA una de la Lista B y la Lista C si no tiene un documento de la Lista A.
Documentos aceptables
Se incluye una lista de documentos aceptables en el formulario I-9. Puede encontrar más información sobre documentos aceptables, incluidos ejemplos de documentos, en el Manual del USCIS para empleadores.
Una nota sobre las tarjetas de Seguro Social: no puede aceptar una tarjeta de Seguro Social laminada o una tarjeta de Seguro Social que indique "no válida para fines de empleo". Las copias impresas de la Administración del Seguro Social que muestran información de la seguridad social de un empleado no son sustituciones aceptables de una Tarjeta de Seguridad Social.
Los documentos que se le presentan para verificación deben coincidir con el estado de elegibilidad atestiguado por el empleado. Si los documentos que se le presentan no son consistentes con el estado atestiguado por el empleado, no puede aceptarlos. Por ejemplo, si un empleado certifica que es ciudadano estadounidense, pero le muestra una "tarjeta verde", no puede aceptar el documento.
Fechas de caducidad de los documentos
Algunos documentos, como un pasaporte o autorización de trabajo, tienen fechas de vencimiento. Los documentos que han expirado no son aceptables para la verificación. Si un documento caduca en el futuro, debe aceptarlo, pero anote la fecha de vencimiento en su sistema de registro de empleados. Si un documento expira y el empleado no proporciona un nuevo documento que demuestre una fecha de vencimiento futura, ese empleado ya no es elegible para trabajar en los EE. UU. Si se inspecciona su empresa, puede estar sujeto a multas y sanciones por continuar empleando a este individuo .
Solo documentos originales
Todos los documentos presentados deben ser originales. Las fotocopias no son aceptables. Si tiene dudas sobre si un documento es una copia, busque un sello o sello de una agencia del gobierno de EE. UU. O de una entidad del gobierno estatal, del condado o municipal.
Si un documento tiene un nombre diferente del nombre dado por el empleado en la I-9, haga preguntas. Las variaciones de ortografía leves de los nombres son aceptables siempre que el documento parezca genuino y se relacione con la persona.
Después de revisar los documentos y tomar una determinación razonable de que son (a) genuinos (no copias o cuestionables) y (b) se relacionan con el empleado mencionado, debe certificar bajo pena de perjurio que, según su leal saber y entender, , el empleado está autorizado para trabajar en los Estados Unidos. Incluya la fecha en que el empleado comenzó a trabajar para su empresa. Firme, feche, escriba su nombre y título e incluya la dirección de la empresa.
Sección 3 Actualización y nueva verificación
La Sección 3 se usa para actualizar la información de los documentos que han expirado y permite que se agregue una nueva fecha de vencimiento del documento al formulario.
Guardar copias de documentos
Si su empresa usa el sistema E-Verify, guarde fotocopias de todos los documentos. Si no está utilizando E-Verify, no necesita guardar copias de los documentos. Si conserva copias, haga esto para TODOS los empleados.
Después de completar el Formulario I-9 - Qué hacer
Usted como empleador debe conservar una copia de un Formulario I-9 completo para todos los empleados. No necesita enviar este documento a ninguna agencia del gobierno de EE. UU.
Los detalles en este artículo se proporcionan para ayudarlo a usted como empleador a comprender los requisitos para completar el formulario I-9. No están destinados a ser inclusivos. Asegúrese de leer todo el documento I-9 para asegurarse de que está completando este documento completa y correctamente.
Corrigiendo errores
Corrija los errores en el Formulario I-9 de la misma manera que lo haría con otros documentos importantes. No use el blanco o intente borrar el error. El procedimiento estándar para corregir errores en documentos importantes es:
- Línea a través de la información incorrecta (asegúrese de que la información todavía se puede leer)
- Haz el cambio
- Fecha e inicial del cambio.
Consejos para completar el Formulario I-9
- Usted como empleador puede designar a un empleado u otra persona para completar las partes del formulario I-9 del empleador. Pero, el INS dice, "si alguien completa el formulario I-9 en su nombre, él o ella debe asumir todas las responsabilidades de la I-9".
Un empleado puede recibir ayuda para completar la Sección 1. Asegúrese de que el ayudante complete el bloque "Certificación del preparador y / o traductor" y solicite al empleado que firme. Más información: respuestas a las preguntas sobre el formulario I-9
Vea este artículo con respuestas a preguntas comunes sobre el formulario I-9 y verificación de elegibilidad laboral- Debe proteger la información privada proporcionada por los empleados en el formulario I-9 y en los documentos justificativos. Utilice esta información SOLAMENTE para fines de I-9 y almacene los documentos en un lugar seguro y protegido, como un archivador cerrado donde solo unas pocas personas de confianza tienen la llave.
- Algunas agencias de empleo estatales de EE. UU. Pueden verificar la elegibilidad laboral y certificar a los empleados que le envían. Asegúrese de obtener y conservar una copia de la certificación de su estado en este caso.