Los minoristas independientes tienen un P & L de su tenedor de libros o contador; sin embargo, no analizan los datos cuando los reciben; simplemente lo archivan en un cajón.
Para la mayoría de los minoristas con los que trabajo, simplemente no saben cómo leer o interpretar los datos.
El rango de una declaración de pérdidas y ganancias frente a un balance
Un P & L se ve en un corto período de tiempo típicamente de 30 días. Un Balance , por otro lado, mira un período de tiempo más largo típicamente un trimestre o año calendario. Un Balance es un cálculo de nuestra salud financiera en el momento del informe. Un P & L es un informe de cómo se desempeñó durante un cierto período. Juntos, estos documentos componen sus estados financieros.
Las diferentes secciones de una declaración de P & L
La primera línea en su P & L es Ingresos. Esto representa sus ventas totales para el período de informe. A menudo llamado número de "línea superior", es un recuento de las ventas brutas sin deducciones. Ventas netas es la línea que muestra sus ventas reales, ya que deduce cosas como descuentos y otras rebajas desde la línea superior.
La siguiente sección de P & L es los Gastos .
En esta sección, representa todos sus gastos para administrar la tienda. Por lo general, se divide en categorías o cubos de tipos de gastos. Por ejemplo, el Costo de los bienes vendidos ( COGS ) refleja lo que el inventario le costó traerlo. Esta sección incluye el flete y cualquier descuento en citas que pueda haber recibido del vendedor.
La siguiente sección es Gastos de Operación (OPEX), esta relaciona los costos tales como alquiler, servicios públicos y nómina. La siguiente sección es Depreciación. Este gasto es para su equipo y mobiliario. Normalmente, cuando compra un activo, debe depreciarlo a lo largo del tiempo.
Piensa en tu auto, cuando lo compras por $ 30k comienza a depreciarse hasta el punto de que si lo vendiste tres años después, es posible que solo consigas $ 18k por ello. Lo mismo es cierto para su tienda minorista. El sistema POS por el que pagó $ 10k no vale $ 10k dentro de cinco años. De hecho, con la tecnología, ¡podría no valer nada!
EBIT y EBITDA
El beneficio en su P & L es donde puede ser confuso. La primera vez que vea esta palabra, reflejará Ingresos menos Gastos; sin embargo, todavía tenemos que considerar algunos otros términos contables. Su contador puede obtener más detalles y mostrar una línea llamada Beneficios antes de impuestos (EBIT). Esto muestra lo que su tienda hizo antes de que esa cantidad sea gravada.
Para hacerlo más confuso (no realmente, solo más preciso), la siguiente línea se denomina Ganancias antes de Intereses, Impuestos, Depreciación y Amortización (EBITDA). Esta es una vista sin los gastos de depreciación. Como la depreciación no es efectivo efectivo que sale de su cuenta, este número predice con mayor precisión el estado de su empresa.
Beneficio neto
Finalmente, llegamos al "resultado final" y leemos Beneficio Neto (a veces referido como Ingresos Netos). Este es el resultado final de todo lo anterior. Este es realmente el dinero que puede poner en su bolsillo como propietario.
Ingresos y gastos vs. Flujo de efectivo
Aquí está la parte frustrante de pérdidas y ganancias cuando se trata de administrar su tienda minorista: cuentan la historia de ingresos y gastos, pero no el flujo de caja. El flujo de efectivo es clave en el comercio minorista. Debe poder pagar sus cuentas cada mes. Un P & L mostrará cuánto dinero ganó su tienda, pero si tiene cuentas por pagar grandes (facturas a sus vendedores por mercadería), el P & L no reflejará eso.
Esto se refleja en el Balance. Por ejemplo, si usted compró zapatos por un valor de $ 1,000 a un proveedor y el proveedor le dio 90 días para salir (90 días para pagarlo), las ventas de esos zapatos aparecerían en su línea de ingresos.
Pero dado que aún no ha pagado la factura, el dinero que tiene en el banco de las ventas puede no ser suficiente para cubrir la deuda. En el comercio minorista, el efectivo es el rey y el P & L no le informa sobre el efectivo.
Por lo tanto, en el último ejemplo, su Balance mostraría los ingresos de la venta reflejados en su efectivo disponible, pero también la deuda que debe pagar reflejada en las cuentas por pagar. Entonces, aunque su P & L muestre que hizo dinero en la venta, el Balance General aún mostrará que usted le debe al proveedor y, por lo tanto, parece que no obtuvo los ingresos, al menos no tanto, ya que le restaron lo que debe.
No puedo decirle la cantidad de veces que he establecido en la mesa de un minorista que quedó estupefacto por esto. Sus P & L que dicen que son rentables, pero no pueden pagar sus cuentas. Administre el flujo de efectivo sabiamente y esto nunca le sucederá. Use el P & L para analizar su desempeño, pero recuerde lo que le está diciendo y lo que no le está diciendo.