Una lista de verificación para quienes presentan por primera vez declaraciones de impuestos comerciales
Aquí hay siete consideraciones clave a tener en cuenta al momento de presentar su primera declaración de impuestos comerciales.
1. Revisa el formulario completamente
En primer lugar, eche un vistazo a una copia de la declaración de impuesto comercial que archivará para ver qué líneas de la declaración se espera que complete con las cantidades.
Además, si se hacen preguntas en la declaración, asegúrese de tener las respuestas a esas preguntas. Estos podrían incluir la naturaleza del negocio, es su primer año en el negocio y la ubicación de su negocio.
Asegúrese de que su plan de cuentas tenga las categorías correctas de ingresos y gastos para que pueda administrar su negocio y presentar sus declaraciones de manera adecuada. Si bien todas las empresas deben mantener registros completos y precisos, muchas no alcanzan ese mandato sin un esfuerzo para garantizar que cumplan con la ley.
2. Base de contabilidad
Una decisión que el propietario debe tomar es si preparar las declaraciones de impuestos sobre la base de efectivo o devengado . Según la base de efectivo, los ingresos se reconocen cuando se cobran y los gastos se reconocen cuando se pagan. Según la base devengado, los ingresos se reconocen cuando se obtienen y los gastos se reconocen cuando se incurre en ellos. Si bien los prestamistas generalmente preferirán ver los estados financieros basados en valores devengados, las declaraciones de impuestos aún se pueden preparar sobre la base de efectivo, incluso si los estados financieros se preparan sobre la base devengado.
Una nueva empresa podría tener más gastos no pagados que ingresos no cobrados al final del año, y por lo tanto, podría considerar tomar esos gastos netos adicionales como una deducción. Esto se haría seleccionando la base de acumulación. Sin embargo, en los últimos años, cuando el negocio sea rentable, las cuentas por cobrar deben ser mayores que las cuentas por pagar, por lo que el negocio registraría ingresos netos adicionales y pagaría más impuestos si hubiera seleccionado la base devengado en lugar de la base de efectivo.
Una vez que tome la decisión sobre qué base usar, se mantendrá durante toda la vida de su negocio, aunque se permiten cambios. Ciertas empresas, incluidas aquellas con mayores ingresos o inventarios, deben elegir la base devengado.
3. Método de depreciación
La siguiente decisión a considerar es qué método de depreciación usar. El Servicio de Rentas Internas permite una deducción de primer año de hasta $ 100,000 para la mayoría de los muebles y equipos, en lugar de cancelar el costo en cinco o siete años. Entonces, la mayoría de los dueños de negocios generalmente elegirían tomar el primer año como castigo.
Sin embargo, las empresas sin ganancias no pueden deducir la deducción por depreciación del primer año, aunque pueden llevarla a años rentables. Una empresa en sus etapas iniciales podría considerar tomar la ruta de depreciación más lenta para que la mayoría de las deducciones estén disponibles cuando la empresa tenga ingresos y tenga un nivel impositivo más alto que en la fase de inicio.
4. Deducción de la oficina en el hogar
Los propietarios únicos en ubicaciones comerciales basadas en el hogar deben considerar la posibilidad de deducir una porción de su residencia como una deducción comercial. Para tener éxito en esta área ampliamente disputada, el área comercial utilizada en el hogar debe usarse exclusivamente para negocios.
El propietario del negocio mediría tanto la superficie en pies cuadrados de la casa utilizada para el negocio como el total de pies cuadrados de la casa. El porcentaje resultante de uso comercial se aplicaría a los gastos de la oficina central para determinar el monto que se deducirá. Si la empresa tiene una pérdida, entonces no se permite una deducción de negocios basada en el hogar, sino que se puede continuar.
Para contabilizar correctamente el uso comercial del hogar, el propietario de la empresa primero deduciría el porcentaje de los impuestos sobre bienes raíces y el interés hipotecario que de otro modo se tomaría como una deducción detallada. Si aún quedan ganancias, entonces otros gastos del hogar, como el paisajismo y las reparaciones generales del hogar, se asignarán a la parte comercial y personal, y se permitirá una deducción por la parte comercial.
Finalmente, si todavía hay ganancias, entonces la depreciación en el hogar está permitida en la parte comercial.
Para calcular la depreciación, el costo del hogar debe asignarse entre el costo del terreno (que no es deducible) y el edificio. El edificio debe asignarse entre las porciones comercial y personal por el porcentaje calculado anteriormente. La deducción de la depreciación resultante se cancela a lo largo de casi un período de cuarenta años, y el gasto de depreciación anual real de la vivienda no suele ser superior a unos pocos cientos de dólares.
5. Compensación para no empleados
Otra pieza para las declaraciones de impuestos de fin de año es la revisión de los contratistas independientes que usted pagó para ver si debe notificarse al gobierno sobre la compensación de sus empleados. Sus empleados reciben un formulario W-2 para identificar sus ingresos y retención de impuestos. Del mismo modo, sus contratistas que ganan $ 600 (a partir del año fiscal 2004) o más recibirán el formulario 1099-MISC de usted, y los gobiernos federal y estatal también recibirán una copia.
Los contratistas que son corporaciones están exentos de recibir este formulario, pero las sociedades y compañías de responsabilidad limitada con más de un miembro deben recibirlas. Si espera hasta el final del año para obtener el número de seguro social del contratista o el número de identificación del empleador, es posible que no obtenga la información requerida. Haga que sus contratistas llenen el formulario W-9 para darle la información necesaria.
6. Gastos de automóviles
Los gastos de automóviles pueden ser un gasto importante para una empresa nueva o existente. El propietario de la empresa debe mantener un registro automático para realizar un seguimiento de dónde y cuándo viajó, quién fue visto y si hubo un propósito comercial para el viaje. Mientras que algunas personas solo hacen un seguimiento del uso comercial, recomiendo mantener el registro de todos los gastos automáticos, ya que aquellos que detallan sus deducciones también pueden deducir el transporte como gasto médico y como una deducción de contribución caritativa si están activos en una organización benéfica. Las declaraciones de impuestos comerciales querrán saber cuándo puso el vehículo en servicio, y el monto del negocio, los desplazamientos y las millas personales de cada vehículo durante el año.
7. Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia
Los propietarios únicos lucrativos a veces se sorprenden al descubrir que el impuesto al trabajo por cuenta propia (impuesto a la seguridad social y Medicare para los trabajadores por cuenta propia) puede pasarse por alto y puede ser una parte importante de su factura total de impuestos. Asegúrese de calcular estos impuestos como parte de su total de impuestos estimados cuando pague las estimaciones trimestrales. Además, prepárate para la sorpresa del 15 de abril. No solo se adeuda el saldo de los impuestos del año pasado, sino también la cuota del primer trimestre de los impuestos del año siguiente. El flujo de efectivo debe ser monitoreado para tener estos fondos disponibles.
Esta lista cubre solo algunos de los muchos elementos que un nuevo empresario debe considerar al prepararse para la declaración inicial de impuestos comerciales. Aquellos que trabajan con preparadores de impuestos comerciales también deben consultar con ellos para determinar en qué formato deben transmitirse los datos comerciales para la preparación de sus declaraciones.
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Joseph L. Rosenberg es contador público certificado en Florham Park, Nueva Jersey, y se especializa en el trabajo con empresarios y propietarios de pequeñas empresas. Él puede ser contactado al (973) 443-4332 o josephlrosenbergcpa@consultant.com.