Si usa dietas para viajes de empleados, todo lo que le pague a los empleados por encima de la tarifa diaria está sujeto a impuestos para el empleado.
Cómo se determinan las tasas por día
En los Estados Unidos, la Administración de Servicios Generales (GSA) establece la tarifa diaria para cada ciudad y estado de los EE. UU. Y para viajes al extranjero.
Las tasas de viáticos cambian cada año, generalmente el 1 de octubre. El Departamento de Defensa y otras agencias federales usan la tabla de tasas de dietas GSA. Puede consultar las tarifas actuales de dietas yendo a esta página web de la Administración de Servicios Generales: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
Las tasas de viáticos son importantes para que los empleadores sigan porque los reembolsos a los empleados que excedan las tasas de viáticos permisibles son gravables para los empleados como ingreso. Los empleadores deben tener un plan responsable para los gastos de reembolso de los empleados a fin de cumplir con las reglamentaciones del IRS con respecto a los viáticos.
Cómo leer la tabla de tarifas por día
Tabla de tasas diarias GSA ( CONUS se refiere a los EE. UU. Continentales; OCONUS se refiere a las afueras de los EE. UU. Continentales) Esta información es principalmente para empleados del gobierno de los EE. UU., Pero puede ser utilizada por empleadores privados que quieran usar las tasas de viáticos.
La tabla de viáticos ahora se puede buscar.
Puede buscar por estado y ciudad o por código postal. Verá un desglose de las tasas de alojamiento por mes y las dietas por comidas e imprevistos a la derecha. Algunos meses pueden ser diferentes. Tenga en cuenta que esta es la " tasa de alojamiento máxima por mes, incluidos los impuestos". Las tasas pagadas en exceso del máximo son imponibles a los empleados como ingreso.
Asegúrate de usar la tabla correcta; el CONUS para el territorio continental de EE. UU. y el OCONUS para el exterior de los EE. UU. continentales. No puede usar dietas para viajes internacionales.
Tasas e impuestos diarios
El IRS dice que los reembolsos por día no son gravables, incluso si exceden los gastos reales, pero no si exceden la tasa federal. Por ejemplo, si un empleado está en Tampa para una conferencia en mayo de 2016, ese empleado puede entregar la dieta de $ 106, más $ 54 por comidas e imprevistos.
Si desea utilizar viáticos para empleados, debe usarlos durante todo el año calendario, pero puede reembolsar los gastos reales o usar comidas e imprevistos para ubicaciones específicas.
También puede utilizar solo las comidas y los gastos imprevistos si paga el alojamiento directamente, proporciona alojamiento en especie y reembolsa los gastos reales de alojamiento. También puede usar dietas para comidas y gastos imprevistos para viajes de un día en los que no hay gastos de alojamiento.
Más detalles, restricciones y calificaciones del IRS
Como es habitual con el IRS, hay muchos más detalles que debe saber si desea utilizar dietas para viajes de los empleados. Obtenga más información acerca de las tarifas per diem en la publicación 463 del IRS: Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóvil.