Ahorre tiempo, dinero y dolores de cabeza al evitar estos errores comunes
Si bien puede ser útil procesar transacciones rápidamente con un programa de software de contabilidad de gran potencia, pagar para corregir errores es algo que le gustaría evitar. A menudo, saber qué errores buscar marca la diferencia entre pagar para corregir un error y hacerlo bien la primera vez. Incluso puede ahorrar tiempo y dinero para su pequeña empresa evitando los errores comunes que cometen los propietarios de pequeñas empresas al mantener sus registros contables . Aquí hay cinco errores contables comunes que hacen los propietarios de negocios y algunas sugerencias sobre cómo solucionarlos:
01 - Registro accidental de transacciones en un período anterior
Revisar el balance del período anterior para cambios
Si ha registrado transacciones en un período anterior, el Balance General cambiará. Por lo tanto, puede consultar el Balance de su período anterior para asegurarse de que no haya cambiado desde la última vez que cerró sus libros. Si ha cambiado, deberás investigar.
02 - Equilibrio incorrecto en el activo o en el pasivo
Las cuentas de activos deben tener saldos deudores, mientras que las cuentas de pasivos deben tener saldos de crédito. Las causas más comunes de tener un saldo incorrecto en estas cuentas del balance general es publicar entradas en la cuenta incorrecta, clasificar incorrectamente las cuentas y duplicar las entradas de ajuste.
Revise su hoja de balance por errores
Usted verifica el Balance para asegurarse de que los activos y pasivos tengan los saldos correctos. Si hay una cuenta con un saldo incorrecto, puede obtener los detalles de esa cuenta para encontrar las entradas que causaron el error. Esta verificación debe realizarse al menos mensualmente.
03 - Equilibrio incorrecto en el saldo de ingresos o gastos
Las cuentas de ingresos deben tener saldos de crédito, mientras que las cuentas de gastos deben tener saldos deudores. Algunas de las causas de este error son registrar entradas en la cuenta incorrecta, clasificar incorrectamente las cuentas y duplicar las entradas de ajuste, que son las mismas razones para tener saldos incorrectos en las cuentas del balance general.
Verifique su estado de ingresos por errores
Verifica tu estado de resultados para asegurarte de que los ingresos y los gastos tengan los saldos correctos. Si hay una cuenta con un saldo incorrecto, puede obtener los detalles de esa cuenta para encontrar las entradas que causaron el error. Esta verificación debe realizarse al menos mensualmente.
04 - Clasificación errónea de los gastos
Los sistemas contables de pequeñas empresas ahorran tiempo porque las entradas pueden publicarse rápida y fácilmente. Cuando se ingresa información, también es fácil elegir la cuenta de gastos incorrecta o la descripción de los gastos. La clasificación errónea de los gastos no solo significa que el sistema de contabilidad puede no reflejar adecuadamente lo que está sucediendo en su negocio, sino que puede causar verdaderos dolores de cabeza si los informes financieros y fiscales no son precisos.
Revise sus declaraciones de gastos periódicamente
Asigne a alguien que escanee sus gastos periódicamente para asegurarse de que los datos sean razonables. Por ejemplo, si un gasto de comidas se registra en la cuenta de gastos de arrendamiento , generalmente se destacará debido a la descripción de las entradas. Otra indicación de que los gastos pueden clasificarse erróneamente son inexplicables diferencias presupuestarias a reales.
05 - No busca ayuda cuando es necesario
Has escuchado la expresión "un centavo sabio y un dólar pobre" en referencia a las personas que pasarán unas pocas horas de su tiempo para ahorrar unos dólares. Debes darte cuenta de que tu trabajo es dirigir tu negocio: construcciones de contratistas, pinturas de pintores y venta de bienes raíces. A veces no vale la pena dedicar horas y horas a repasar los detalles de sus registros contables o investigar cómo corregir un error que ha cometido.
Apóyese en un profesional de contabilidad profesional
Si puede hacer más de lo que gastará atendiendo a otros asuntos que no sean sus problemas de contabilidad, entonces debería considerar externalizar el problema a un contador o tenedor de libros profesional.
06 - No se guardan los recibos
Usted registró diligentemente todos sus gastos en sus registros contables. Su extracto de gastos es una obra de arte, sin errores u omisiones. Luego, el IRS te pregunta; sin recibos, sus declaraciones de gastos son inútiles.
Guarde sus recibos
Guarde sus recibos o haga copias escaneadas de todos ellos.
07 - Error al programar copias de seguridad
Muchas pequeñas empresas confían en el software para realizar el trabajo contable pero no tienen en cuenta las fallas o errores del sistema. Un solo problema puede borrar tus archivos.
Programar copias de seguridad de rutina
Programe copias de seguridad automáticas semanales con almacenamiento en la nube o un servidor específico reservado para esta tarea.
08 - No entrenando al personal
No importa cuán poderoso sea su software, su personal necesita capacitación para ser efectivo. Un miembro del personal capacitado incorrectamente puede arruinar sus registros por accidente, arrojando todos sus gastos y hojas de ganancias.
Realizar entrenamiento regular
Durante el proceso de incorporación, realice sesiones de capacitación integrales y realice actualizaciones trimestrales para garantizar que todo el personal pueda ingresar y ejecutar la información con precisión.