Como muchos dueños de negocios luchan por mantener el equilibrio en medio de un horario agitado, las tareas de contabilidad a menudo se quedan en el camino. Sin embargo, la contabilidad exacta puede significar la diferencia entre mantenerse en funcionamiento y cerrar debido a problemas de flujo de caja o problemas fiscales. Si se retrasa en sus deberes de contabilidad, es hora de limpiar las cosas antes de que su negocio sea víctima de uno de estos problemas comunes.
Ingresos perdidos
No rastrear cuentas por cobrar podría colocarlo en la posición de tener una gran cantidad de ingresos potenciales, pero poco dinero real entrando. Sin una forma de administrar todas las facturas pendientes a la vez y monitorear cuál de sus clientes aún le debe dinero, usted corre el riesgo de perder ingresos de cuentas envejecidas. Esta interrupción en el flujo de efectivo puede obligarlo a tener que tomar un préstamo para cubrir los gastos o hacer que su negocio se detenga. La mejor manera de evitar tener facturas que permanecen demasiado tiempo es usar software de facturación que envía recordatorios automáticos a los clientes a medida que se acercan las fechas de vencimiento.
Subestimar los gastos
Pequeñas compras, pagos recurrentes, cargos ocultos y cargos por intereses se suman rápidamente. No realizar un seguimiento de estos gastos "adicionales" puede dar lugar a una gran discrepancia entre el dinero que cree que tiene y los fondos reales disponibles para su negocio. Muchos propietarios de negocios también se olvidan de realizar un seguimiento de pequeñas compras realizadas con caja chica, una omisión que deja la puerta abierta para un uso menos que prudente de la cuenta de caja chica.
Sobrepagar impuestos
Los libros incompletos o desordenados no proporcionan un registro preciso de los gastos comerciales que puede reclamar en su declaración anual de impuestos. Eso podría significar perder muchas deducciones y pagar mucho más de lo necesario. El gobierno no revisará su devolución y le indicará dónde podría haberlo hecho mejor, por lo que es su responsabilidad registrar cada gasto relacionado con las operaciones comerciales y hacer una lista de todos los impuestos.
Mantenga sus transacciones personales y comerciales separadas, y retenga los recibos para validar sus compras.
Obtener auditado
El IRS busca ciertas " banderas rojas " cuando decide auditar a un individuo o negocio, uno de los cuales muestra consistentemente una pérdida por un período de tres años o más. Algunas personas crean negocios falsos solo para cancelar los gastos, y el IRS eventualmente verificará si estas compañías son legítimas. Los errores en la contabilidad que muestran una pérdida que no existe o una pérdida mayor que la que realmente experimentó su empresa podría llamar la atención de alguien en el IRS y desencadenar una auditoría.
Nómina y sanciones de impuestos de ventas
Como propietario de un negocio, le corresponde a usted realizar un seguimiento de los impuestos asociados con la nómina y cualquier producto que venda que esté sujeto al impuesto a las ventas. Deben pagarse como parte de su declaración regular de impuestos. Los informes y pagos inexactos podrían causar que el IRS tome nota. En caso de que decidan cuestionar su pago, es posible que se enrede en una larga y costosa batalla que lo aleje de su negocio y afecte negativamente las ganancias.
Perdiendo el tiempo
Cuando no se prioriza el mantenimiento limpio de registros, se tiene que pelear para ponerse al día cada vez que necesita libros completos para una transacción financiera.
Cuanto más tenga que apresurarse, más probabilidades tendrá de cometer errores que requieran corrección. El tiempo perdido en este proceso de limpieza le cuesta mucho más a su negocio que tomarse unos minutos cada día para completar los libros. Si comete errores graves en su prisa, podría terminar enfrentando problemas más grandes en el futuro.
Evitar errores de contabilidad
Dirigir una pequeña empresa es lo suficientemente complicado sin el estrés de lidiar con tareas de contabilidad regulares. Contratar a un tenedor de libros experimentado le quita la carga y disminuye en gran medida las posibilidades de tener problemas con los fondos comerciales. Proporcione a su contador la información que necesite para mantener registros precisos y mantenga abiertas las líneas de comunicación para garantizar que los datos no se omitan ni se transfieran de forma incorrecta.
Mantener archivos y registros organizados desde el principio hace que equilibrar sus libros al final de cada mes, trimestre y año fiscal sea mucho más fácil.
Con una imagen clara de los ingresos, los gastos, las ganancias y el flujo de caja, puede administrar su negocio sabiendo que tiene suficiente dinero disponible para respaldar las operaciones diarias y generar un crecimiento a largo plazo.