La Oficina del Alcalde de Eventos Especiales en Chicago y la Asociación de Restaurantes de Illinois trabajan juntas para planificar y ejecutar este festival anual de alimentos .
Planificando un Festival Comunitario de Comida
Ya sea un gran festival de comida como el Taste of Chicago o una versión más pequeña del mismo, la planificación de festivales comunitarios es una gran responsabilidad para el gobierno local y los planificadores municipales de eventos. The Taste of Chicago sirve como un excelente caso de estudio para cualquier comunidad que esté considerando un programa similar. Las áreas funcionales principales de cualquier festival comunitario de alimentos incluirán lo siguiente:
- Operaciones
- Vendedores de comida
- Programación
- Patrocinio
- Marketing / Relaciones públicas
- Contabilidad / gestión de contratos
Profundizaremos en cada área, pero primero, tengamos una idea de la línea de tiempo y la administración general de tal evento usando la planificación real del Taste of Chicago.
Calendario de planificación de Community Food Festival
Para cualquier persona que se acerque a este tipo de evento por primera vez o para aquellos que estén considerando expandirse a un festival existente, es importante comenzar a planificar al menos un año antes de su evento.
Para un ejemplo tangible, la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde sigue el siguiente calendario aproximado para el Taste of Chicago de cada año:
- 12 meses : identifique la ubicación, las fechas y el boceto del mapa del festival. Involucrar a las agencias de la ciudad relevantes en cada paso del camino
- 9 meses : actualice el mapa del festival y comience las RFP de área funcional
- 6 meses : confirmar proveedores, patrocinadores, programación y proveedores
- 4 meses : finalice el entretenimiento y vuelva a confirmar el área funcional
- 3 meses : Produce materiales de marketing de festivales
- 1 semana : gestión de carga de operaciones
- 1 día : gestionar la carga del proveedor
- Conclusión del evento : gestión de carga de operaciones
- 1 semana después : celebrar una reunión de recapitulación y hacer recomendaciones
General Community Festival Management
Como agencia gubernamental, la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde está a cargo del Taste of Chicago y una larga lista de otros eventos a lo largo de la orilla del lago, los festivales de vecindarios y otras áreas de Chicago. The Taste es único en Chicago porque es un evento gratuito, pero los ingresos del Taste pagan por la mayoría de los demás eventos administrados por la oficina.
Con la experiencia de administración de festivales gastronómicos que data de 1980, la mayoría de los equipos funcionales de la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde y la Asociación de Restaurantes de Illinois tienen mucha experiencia en sus áreas. Esto le permite al gerente general del Taste of Chicago concentrarse en los esfuerzos de planificación y ejecución de todas las partes involucradas y mantener el evento en el buen camino.
Además de los miembros de la oficina, el gerente general trabaja con al menos 20 oficinas y agencias municipales diferentes, que incluyen (pero no se limitan a) lo siguiente:
- Departamento de Policia
- Cuerpo de Bomberos
- Departamento de salud
- Calles y saneamiento
- Distrito del parque
- Oficina de comunicaciones de gestión de emergencias
Otra área funcional importante que forma parte de la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde es la gestión contable / contractual. Al ser un evento del gobierno, es un proceso de adquisición altamente estructurado y todos los acuerdos deben seguir las pautas de la ciudad.
Con un cronograma de planificación de eventos en su lugar y la administración general de eventos segura, ahora podemos examinar cada una de las áreas funcionales principales del evento.
Habiendo sido presentado a la historia del evento Taste of Chicago y utilizando su planificación y ejecución como un caso de estudio, estamos listos para profundizar un poco más en cada una de las áreas funcionales principales del evento.
Operaciones
El área de operaciones es responsable de la preparación del sitio, escenario y producción, soporte de eventos, seguridad y más.
Las operaciones requieren muchas reuniones previas al evento, y el equipo de operaciones está estrechamente relacionado con el diseño del mapa de eventos.
Hacer una gran diferencia involucra a todas las agencias de la ciudad al principio del proceso, según el gerente de operaciones del Taste of Chicago. El equipo de operaciones maneja procesos para lo siguiente:
- Carga previa al evento (configuración)
- Operaciones durante el evento
- Carga posterior al evento (derribar)
Estos procesos incluyen cierres de calles, carpas de edificios, operadores de carretillas elevadoras, carpinteros, electricistas, equipos y personal de mantenimiento, seguridad, logística para camiones de proveedores, remolques de administración y más. Considere lo que manejará su equipo de operaciones y lo que contratarán para su evento. ¿Con qué otras agencias deberá trabajar su equipo? Contáctelos lo más pronto posible.
Restaurantes / vendedores
Dada la complejidad y el tamaño de los festivales gastronómicos como el Taste of Chicago, la Illinois Restaurant Association toma la delantera en la gestión de los vendedores de alimentos que participan en el evento anual. Para el 2015 Taste of Chicago, el evento se asoció con más de 60 vendedores de alimentos, incluidos más de 19 nuevos restaurantes que representaban a muchos de los distintos barrios de Chicago. Por supuesto, en Chicago, siempre se encontrarán ciertos artículos en los vendedores de alimentos seleccionados para el evento, incluyendo pizza, costillas, helado y tarta de queso. El festival de comida de su comunidad también tendrá sus comidas tradicionales.
Es un lugar codiciado para ser seleccionado como vendedor de restaurantes que participa en este festival de comida en particular y los criterios requieren que los participantes sean restaurantes locales que reflejen los vecindarios de Chicago. Además, deben poder manejar el volumen y tener un estado completamente limpio con la ciudad. Los restaurantes participantes se someten a los siguientes cursos y controles:
- Completar el Curso de Certificado de Sanidad del Festival de Verano de la Asociación de Restaurantes de Illinois
- El Departamento de Salud Pública de Chicago visita las cabinas tres veces al día
- Administre el flujo de inventario entre sus cabinas y camiones refrigerados
Cuando se trata de su evento comunitario, piense en los criterios que podría requerir de los vendedores de alimentos participantes y en cuántos le gustaría tener. El primer año puede ser difícil, pero con el éxito de cada año, probablemente encontrará que tiene más y más participantes dispuestos.
Programación
The Taste of Chicago es un evento comunitario general. Eso significa que mientras que "comida" es lo que atrae a las multitudes, son las otras actividades las que mantienen a las personas allí. Con los años, el equipo de programación ha incorporado muchos de los siguientes elementos en el programa general:
- Conciertos gratuitos en múltiples etapas (animadores nacionales y locales)
- Pabellón de demostraciones de cocina con los mejores chefs y autores de libros de cocina
- Aldea familiar que incluye un escenario para niños
- Carpa ambiental para la educación "verde"
- Pabellón deportivo con consejos de fitness
- Pabellón internacional (compras)
- Caminata de 2 millas
- Proveedores de alimentos
- Budweiser Clydesdales y sus compañeros dálmatas
- Atracciones de feria
- Programa de fuegos artificiales
- Ceremonia de apertura
Considere qué otros programas y actividades puede incluir en su festival de comida.
Patrocinio
The Taste of Chicago incluye varias categorías de patrocinios , que es una fuente importante de financiación y apoyo en especie. Los marketers corporativos y los planificadores de eventos corporativos tienden a participar en eventos comunitarios como el sabor para reforzar su marca y ganar visibilidad.
La hospitalidad es un elemento que algunos de los patrocinadores incluyen en sus paquetes, lo que permite a los patrocinadores tener acceso favorable a algunas áreas de descanso y tiendas privadas para albergar sus propios eventos de clientes.
Los tipos de patrocinador en el sabor incluyen los siguientes:
- Comunicaciones celulares
- Cadena de supermercados
- Empresas de bebidas
- Comercios y bancos
- Aerolínea y hoteles
- Medios de comunicación
- Fabricante de automóviles
- Proveedores de alimentos
- Restaurantes
- Fitness y organizaciones de atención médica
- Distrito de parques de la ciudad y transporte público
Considere qué patrocinadores corporativos locales pueden estar interesados en financiar su evento de la comunidad, y piense en qué tipo de paquetes y ventajas podría proporcionar a esos patrocinadores.
Marketing / Relaciones públicas
Los vendedores que trabajan en el Taste of Chicago están en una posición envidiable porque es el tipo de evento que atrae automáticamente la atención de los medios en Chicago y en otros lugares. Mejor aún, los patrocinadores de los medios también ayudan a promover el sabor. Eso significa que la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde no tiene que gastar demasiado en formas tradicionales de publicidad para difundir el mensaje y promover el evento .
Los mercadólogos promueven el evento escribiendo comunicados de prensa dedicados a cada área del evento, manteniendo el sitio web del evento y produciendo el folleto del evento. Estos elementos requieren trabajar estrechamente con todas las otras áreas funcionales para documentar la programación y el cambio de contenido a medida que ocurren.
Al principio, puede ser difícil para los festivales de comida de la comunidad obtener el tipo de exposición que eventos grandes y conocidos como el Taste of Chicago cosechan. Pero piense en los medios de comunicación a los que podría llamar de forma gratuita y comience a planificar los materiales de marketing que manejará su equipo de marketing, como un sitio web, volantes y folletos.