Pasos para controlar los costos y proteger los resultados de su empresa
Si usted es un empleador que tiene empleados que incurren en gastos en el proceso de hacer negocios, una excelente manera de controlar esos gastos y controlar los costos es con tarjetas de crédito corporativas para los empleados. Utilizadas correctamente, las tarjetas de crédito corporativas pueden ayudarlo a lograr muchos de sus objetivos comerciales. Desafortunadamente, también pueden ser la ruina de usted y sus empleados, ya que allanan el camino a la caída libre corporativa, o al menos unos peldaños más allá.
¿Qué es una tarjeta de crédito corporativa?
Las tarjetas de crédito corporativas son un grupo de acuerdos que son separados y distintos del crédito personal y de pequeñas empresas. Una empresa puede proporcionar a sus empleados tarjetas de crédito corporativas para cargar gastos aprobados, relacionados con el negocio, generalmente de naturaleza de viaje. Una tarjeta de crédito corporativa normalmente se emite a nombre de la empresa y con el nombre del empleado. A diferencia de las tarjetas de crédito personales y para pequeñas empresas , solo unas pocas organizaciones emiten tarjetas de crédito corporativas. También se emiten directamente entre la empresa y el emisor.
Conocer las reglas
Independientemente de dónde provenga una tarjeta de crédito corporativa, se debe aceptar con una comprensión completa de cómo funciona. Esto no solo va para la persona que usa la tarjeta, sino también para la compañía. Esto evita muchos malentendidos que pueden costar a todos. El primero de ellos es quién es responsable del pago.
Algunas tarjetas incluyen la disposición de que, a pesar de ser una tarjeta de crédito comercial, el empleado es responsable de asegurarse de que se realice el pago. Para otros, la compañía para la que trabaja un empleado es responsable del pago.
Poniendo las reglas en acción
Uno de los principales beneficios del uso de tarjetas de crédito corporativas es el hecho de que les permite a los empleadores controlar más de cerca el gasto de sus empleados, especialmente cuando están fuera de la oficina en el viaje.
Cualquier empresa que emite una tarjeta de crédito corporativa debe asegurarse de que los empleados entiendan y sigan sus políticas con respecto a los procedimientos, los límites de gasto y las restricciones. Por ejemplo, ciertos costos como el pasaje aéreo y el alquiler de automóviles pueden colocarse en la tarjeta de crédito , mientras que los costos de combustible y peaje deben provenir del bolsillo del empleado.
Los empleados también deben comprender que incluso cuando se aprueban cargos de naturaleza específica, aún se pueden imponer límites. Reglas como esta pueden aplicarse con brocha ancha o según ciertas categorías de comerciantes. Por ejemplo, una empresa puede aprobar un cierto límite de gasto para las comidas, especialmente cuando los clientes se entretienen, pero si el mismo representante decide que quiere enviar flores a un cliente, eso podría no estar permitido. Las restricciones previas sobre el gasto de una tarjeta pueden limitar ese tipo de gasto.
Evitando las trampas
Siempre que se emite una tarjeta de crédito corporativa , el empleado debe entender cómo se puede usar esa tarjeta. Algunas empresas incluso ofrecen clases de capacitación sobre el uso de tarjetas de crédito corporativas para que la información general sobre su uso sea común para todos y nadie puede decir que no estaban al tanto de la emisión de normas.
Un peligro principal de las tarjetas de crédito corporativas es cuando los empleados mezclan el uso personal y comercial . Obviamente, en ningún momento se debe cargar un gasto personal contra una tarjeta de crédito corporativa. Afortunadamente, con los controles correctos en esa tarjeta, estos tipos de problemas de gastos pueden controlarse y eliminarse. En la mayoría de los casos, estos problemas ocurren cuando un empleado quiere saltear la molestia de realizar dos transacciones diferentes al mismo tiempo, pensando "Puedo reembolsar a la compañía más adelante". Por otro lado, en muchos casos este ajuste de cuentas nunca se lleva a cabo y pone al empleado en un curso de colisión con la administración de la empresa.
Una aplicación liberal de sentido común
Si hay un lado positivo en el uso de tarjetas de crédito corporativas , es la capacidad que tienen las empresas para mantener a los empleados conscientes de que están siendo observados.
Sin embargo, esto no debería ser motivo de preocupación. Debería advertir a los empleados que sus gastos en nombre del negocio son importantes, y que deben ejercer el sentido común en la forma en que gastan las arcas de la empresa. Cualquier otra cosa solo afecta negativamente los resultados de una empresa, lo que también afecta a los empleados.