A estas alturas, es probable que haya considerado si realmente necesita contratar y pagar a otro miembro del personal para que le ayude en su trabajo. Antes de escribir una descripción del trabajo y comenzar a entrevistar, tómese el tiempo para considerar si puede realizar algunas o la mayoría de las funciones que un Asistente Administrativo o el Secretario Ejecutivo puede mediante el uso de la tecnología.
Lo que separa este trabajo de oficina de los otros trabajos de oficina más administrativos y de rutina es el nivel de responsabilidad y confidencialidad asociado con este puesto. Además de las funciones básicas de la oficina, el Asistente Administrativo o el Secretario Ejecutivo también es responsable de escribir / preparar informes, organizar / programar reuniones, revisar la correspondencia entrante para determinar su importancia, preparar agendas para reuniones importantes, hacer arreglos de viaje y llenar los vacíos hacer lo que sea necesario, como la presentación para ayudarlo a mantenerse organizado y, por lo tanto, centrado en sus deberes laborales.
El título y el pago para este individuo determinan qué tan mayor será su rol:
- Asistente administrativo de nivel de entrada
- Asistente administrativo
- Asistente administrativo superior
- Secretario Ejecutivo
- Secretario Ejecutivo Senior
- Gerente de oficina
- Gerente de Oficina Senior
A medida que aumenta el tamaño de una empresa, aumenta la necesidad de una persona que esté altamente organizada y pueda realizar una gran variedad de tareas.
Esto es especialmente necesario para los ejecutivos que dirigen la empresa a fin de mantener un alto nivel de confidencialidad e integridad para el negocio que se está llevando a cabo. Por lo tanto, esta es una posición crítica en la empresa y una que debería requerir una descripción de trabajo y un proceso de contratación considerados.
La primera tarea es preparar una descripción del trabajo para el nuevo empleado en función de las áreas de trabajo que usted, el gerente de recursos humanos cree que pueden ser atendidas por otra persona para que pueda continuar con el crecimiento y la administración de la empresa . Hay varias versiones de descripciones de trabajo como esta, pero al final solo usted sabe lo que necesitará y, por lo tanto, será necesario algún nivel de personalización para crear una descripción de trabajo con la que se sienta cómodo y que aborde sus preferencias personales.
Después de crear una descripción del trabajo, busque un lugar para anunciar el trabajo, como en Indeed.com o Monster. Según mi experiencia, los candidatos comenzarán a postularse para el puesto de inmediato si lo redactaron correctamente y describieron el tipo de entorno de trabajo en el que trabajarán. Así que asegúrese de que la descripción del trabajo que se crea no haga que el trabajo carezca de interés.
Debe estar bien escrito y atractivo para atraer a los candidatos adecuados.
Una vez que tenga sus principales candidatos, el siguiente paso es entrevistarlos, e idealmente esta es una entrevista cara a cara porque este candidato, si es contratado, tendrá un alto grado de tiempo de contacto con usted y es mejor saber si existe un ajuste tan pronto como sea posible. Use estas preguntas de la entrevista para guiar el proceso.
Encontrar el Asistente administrativo o el Secretario ejecutivo adecuados puede hacer toda la diferencia en su día de trabajo y en gran medida, qué tan exitoso será cuando tenga tiempo para concentrarse y administrar su negocio.
Otras descripciones de trabajo:
Recepcionista:
Secretario médico o asistente ejecutivo: