Además de las funciones básicas de oficina, el asistente administrativo y el secretario ejecutivo también son responsables de redactar o preparar informes, organizar y programar reuniones, revisar los mensajes entrantes para determinar su importancia, preparar agendas para reuniones de la junta, hacer arreglos de viaje, recopilar actas de reuniones, conducir investigación, preparación de correspondencia y supervisión y capacitación del personal de la oficina de nivel junior.
Estos roles pueden requerir diferentes niveles de experiencia y tienen cualquiera de estos títulos de trabajo similares:
- Asistente administrativo de nivel de entrada
- Asistente administrativo
- Asistente administrativo superior
- Secretario Ejecutivo
- Secretario Ejecutivo Senior
- Gerente de oficina
- Gerente de Oficina Senior
Nota: Los puestos de asistente legal y médico son bastante diferentes y requieren una capacitación especial exigida en la profesión en la que trabajan.
Diferencias entre asistentes administrativos y secretarios ejecutivos
Los roles de los secretarios ejecutivos y asistentes administrativos tienen una superposición considerable, y las diferencias en los roles pueden variar según la organización. En algunos casos, la secretaria ejecutiva se centra en más tareas administrativas para un gerente o ejecutivos, como la programación de reuniones, la planificación de viajes, el manejo de comunicaciones escritas e incluso la contabilidad. Un asistente administrativo puede centrarse en más tareas de operaciones comerciales y asumir un rol de liderazgo en algunas capacidades, creando agendas para reuniones o conferencias, administrando presupuestos y manejando la facturación del proveedor.
Se puede requerir que los asistentes administrativos tengan una educación más especializada en algunos casos donde la administración de las operaciones comerciales es crítica.
Habilidades básicas de trabajo
Tanto los secretarios ejecutivos como los asistentes administrativos tienen un conjunto básico de habilidades laborales que son esenciales en cualquier rol. Estos incluyen habilidades excepcionales de organización, excelentes habilidades de comunicación escrita y oral, así como una gran atención al detalle y profesionalismo.
Deben poseer competencia técnica con herramientas de automatización de oficinas, incluidos los elementos esenciales del software como Microsoft Word, Excel y PowerPoint, así como herramientas de contabilidad como QuickBooks .
Asistente Administrativo o Secretario Ejecutivo en una Oficina Pequeña
En una oficina pequeña, las responsabilidades de un asistente administrativo o secretario ejecutivo generalmente las lleva a cabo una variedad de personal de oficina. En realidad, algunos trabajos pueden ser realizados por los propios ejecutivos de la empresa, y los roles de asistente administrativo o secretario ejecutivo pueden abarcar una mayor variedad de responsabilidades según sea necesario en la organización más pequeña.
Asistente Administrativo o Secretario Ejecutivo en una Oficina Media
A medida que aumenta el tamaño de una empresa, aumenta la necesidad de una persona que esté altamente organizada y pueda realizar una gran variedad de tareas. Esto es especialmente cierto para los ejecutivos que administran compañías que requieren altos niveles de confidencialidad e integridad para el negocio que se está llevando a cabo.
Asistente Administrativo o Secretario Ejecutivo en una Oficina Grande
Es común que una oficina grande tenga varios asistentes administrativos y / o secretarios ejecutivos. En este tamaño de empresa, generalmente es necesario contar con un gerente de oficina que coordine al personal que presta servicios a los ejecutivos de la compañía.
En algunos casos, un asistente administrativo acompañará al ejecutivo en viajes de negocios largos a fin de ayudar con los arreglos de la reunión, la programación y otras tareas importantes de la organización.