Qué hacer antes de que ocurra un problema
¿Cuál es su sistema para manejar las quejas?
Para facilitar el manejo de las quejas, debe contar con un sistema que los inquilinos puedan seguir cuando necesiten alertarlo sobre una solicitud de mantenimiento.
Hay dos formas básicas en que puede ir:
- Solicitud formal: algunos propietarios prefieren que los inquilinos envíen solicitudes de mantenimiento a través de un proceso formal. Este proceso debe explicarse claramente como parte del contrato de alquiler .
Este proceso generalmente implica algún tipo de solicitud por escrito. La solicitud generalmente incluirá la siguiente información:- Nombre del inquilino
- Dirección
- Unidad numérica
- Número de teléfono
- Fecha de Queja
- Tipo de Queja
- Descripción de la Queja
- Solicitudes especiales
- Un formulario en línea : si tiene un sitio web para sus inversiones inmobiliarias , le recomendamos que agregue un área para las solicitudes de mantenimiento. El inquilino simplemente tendría que ir a su sitio web, completar el formulario y presionar enviar.
o - Un formulario en papel : sería una copia impresa que el inquilino podría escanear y enviar por correo electrónico a usted, enviar por fax, entregar a mano o colocar en algún tipo de buzón que haya dedicado para tales solicitudes.
Asegúrese de contar con procedimientos de emergencia donde los inquilinos tengan la capacidad de comunicarse con usted, un administrador de la propiedad o reparador después del horario comercial normal en caso de una solicitud de mantenimiento que requiera atención inmediata, como una tubería reventada o falta de calefacción en invierno .
- Solicitud informal: Otra opción para los propietarios es la solicitud informal. Con este tipo de solicitud, cuando un inquilino tiene un problema de mantenimiento, simplemente lo llama o le envía un correo electrónico, según su forma de comunicación preferida, y le explica la situación. Las solicitudes telefónicas se realizarán durante el horario normal de atención que haya establecido a menos que sea una emergencia, en cuyo caso seguirán los procedimientos de emergencia que usted haya implementado.
¿Quién manejará las solicitudes de mantenimiento?
Debe decidir quién se encargará de atender las quejas y solicitudes de mantenimiento, para que no se sorprenda cuando lleguen las quejas. Los inquilinos deberán saber con quién deben comunicarse cuando tengan un problema.
- Usted : ¿será responsable de manejar las solicitudes de mantenimiento? ¿Se siente cómodo con que los inquilinos lo contacten para tales solicitudes? ¿Se siente cómodo yendo a los apartamentos de un inquilino para tales solicitudes? ¿Tiene la base de conocimientos y la habilidad para manejar plomería y reparaciones eléctricas o necesitará contratar un especialista?
Si decide que aceptará estas solicitudes de mantenimiento usted mismo, debe reconocer su conjunto de habilidades. Si bien usted puede saber cómo reparar un pomo de la puerta, cerrar una válvula de agua principal y tejar un piso, ¿sabe cómo soldar una tubería o instalar detectores de humo cableados? Es importante que comprenda sus limitaciones desde el principio para que pueda planificar adecuadamente las reparaciones que no puede manejar usted mismo. - Un administrador de la propiedad : ¿Contratará a un administrador de la propiedad para que se encargue de las solicitudes de mantenimiento? Si no se siente cómodo realizando solicitudes de mantenimiento o simplemente no quiere que le molesten, puede contratar a una empresa de administración de propiedades para que lo haga. Tendrán un equipo calificado de operarios en el personal o contratarán contratistas externos para realizar estas solicitudes. Si bien es una opción más costosa, le ahorra el dolor de cabeza de tener que lidiar con solicitudes de mantenimiento constantes y le ahorra la oportunidad del tiempo que puede dedicar a esfuerzos más productivos.
- Alguien más : en caso de que no tenga la habilidad, el conocimiento o el deseo de manejar un reclamo del inquilino , y no quiera gastar el dinero para contratar una compañía de administración de propiedades para hacerlo, no puede dejar que su propiedad caiga en desorden. , debes tener a alguien que se encargue de estos problemas. Con esta opción, no pagarás a alguien un salario mensual; más bien, les pagará para que se encarguen de cada problema individual a medida que surja.
Debe investigar y encontrar reparadores y contratistas locales en su área. Deberá buscar:
- A Handyman : ¿Quién se encargará de las reparaciones básicas?
- Un electricista : ¿Quién se encargará de los problemas eléctricos?
- Un plomero : ¿Quién puede lidiar con tuberías y problemas de drenaje?
- Noches y fines de semana tarde : asegúrese de conocer las horas en que estas personas estarán disponibles. Si no están disponibles a horas extrañas, debes asegurarte de tener a alguien que sí lo esté. No querrá buscar frenéticamente a un reparador de respaldo cuando esté de luna de miel en Hawai a las 2 a. M.
- Números de contacto de emergencia : siempre tenga a mano los números de la estación de bomberos local, la estación de policía y el centro de control de envenenamientos.