Real Estate CRM Inside Gmail: una solución casi perfecta

01 - Siga su camino hacia Gmail CRM

Estoy diciendo "casi perfecto" porque nada va hasta la perfección. Sin embargo, como amante de Gmail y profesional de bienes raíces, no he encontrado nada que pueda igualar a Streak para CRM dentro de Gmail. Todos mis requisitos para un sistema de CRM inmobiliario están incluidos en la aplicación instalada y dentro de Gmail.

Pensemos en lo que queremos gestionar en nuestra solución de gestión de relaciones con los clientes en su forma más simple. Simple está bien, pero quiero una cierta funcionalidad mínima:

• Administre los clientes potenciales desde el inicio hasta la pérdida o un acuerdo de compra.
• Administre los clientes potenciales desde el inicio hasta un acuerdo de listado.
• Administre un listado desde el acuerdo de listado hasta un contrato de venta.
• Administre una transacción, comprador o vendedor, desde el contrato hasta el cierre.

Esos son los componentes básicos que deben estar en mi sistema. Si piensas en ellos, cada uno tiene un flujo determinado para ellos, y ahí es donde brillará Streak. Te guiaré por cada uno de esos procesos con la pantalla de Streak dentro de Gmail. Primero, expliquemos dos componentes básicos de Streak.

• Tuberías: este es el flujo de un proceso. Cada uno de los cuatro elementos anteriores tiene un flujo lógico de principio a fin o la siguiente etapa. En Streak, eso es una tubería. Las tuberías, trazadas, son como columnas en una hoja de cálculo, cada columna es la siguiente fase del proceso.
• Cajas: Esta no es tan obvia, pero realmente es simple si lo piensas lógicamente. Un cuadro es la Fila en una hoja de cálculo, y puede ser casi cualquier cosa que esté trabajando en el proceso. La gestión del comprador lleva a la conclusión, el cuadro sería la información del comprador. The Box se convierte en un registro en la base de datos de CRM, que le mostraré en otro paso.

Pasemos al siguiente paso donde veremos nuestro primer canal, Buyer Working, el proceso principal.

02 - The Pipeline de trabajo del líder del comprador en Streak para Gmail

Este es su primer vistazo a una vista de tuberías, colorido, pero también muy claramente un camino con flechas de principio a fin. Estamos trabajando con un cliente potencial de compradores que acaba de ingresar a nuestro sistema, tal vez a través de una referencia o un líder del sitio web. Hay plantillas para elegir un tipo de canalización, y una es para un negocio inmobiliario. Simplemente modifico ese para cada uno de estos ejemplos, así que este es mi proceso. Intento mantenerlo simple pero lógico para rastrear el proceso.

• Líder: acabo de ingresarlos en el sistema.
• Contactado: hice un primer intento de conversación, tal vez correo electrónico o llamada telefónica.
• Correspondiente: estamos hablando o enviando correos electrónicos, pero aún no hay presentaciones cara a cara.
• Nombramiento o Showings - Estamos saliendo de propiedades.
• Seguimiento - De vuelta en la oficina, dando seguimiento a sus pensamientos sobre las casas que vieron.
• Contrato en negociaciones: hemos llegado a un acuerdo y hemos negociado con el vendedor (s).
• Contrato muerto o aceptado: el acuerdo murió o fue aceptado. Si murió, podemos mover esta perspectiva de nuevo al paso apropiado y seguir trabajando con ellos.

Ahora vemos nuestra primera BOX, que simplemente es el registro de contacto del comprador. Puede escribirlos directamente en una fila debajo de la barra de Plomo en el cuerpo. Escribí el nombre "Rob K." Para empezar. Sin embargo, yendo al lado izquierdo de la fila, puede hacer clic en el ícono del recuadro para ir al registro de detalles. Aquí están las instrucciones para crear una nueva caja en la vista de Pipeline. Veremos el detalle del registro a continuación.

Por ahora, observe que hay una subcolumna para la etapa en la que se encuentran, y todo lo que tiene que hacer es hacer clic en ella para seleccionar otra etapa para mover su casilla (comprador) a la siguiente etapa, en este caso Contactado. A medida que los mueves, en la parte inferior se mueven hacia abajo a través de las etapas, y en la parte superior se mueven de izquierda a derecha.

03 - Pipeline de trabajo del plomo del vendedor

Aquí puede ver la tubería que configuré para un líder de lista / vendedor. Comienza cuando ingresan al sistema y finaliza cuando aparecen conmigo o con alguien más. Los pasos del proceso son:

• Líder: acaba de ingresar al sistema, no se han tomado medidas todavía.
• Contactado: ya sea por correo electrónico o por contacto telefónico.
• Seguimiento: tiempo mientras trabajo para obtener una cita de listado.
• Primera cita: se establece una cita o está en progreso.
• Esperando: una cita terminada, esperando una decisión de ellos.
• Enumerado con Otro: se los perdió a otro agente o corretaje. Los eliminará de esta canalización, pero su información permanecerá en las bases de datos.
• Para listar: me enumeran y los agregaré a mi canalización de gestión de listados.

Estás obteniendo el flujo ahora. Cuando tenga varias casillas (prospectos) en una de estas canalizaciones, se agruparán a continuación en la etapa adecuada, y verá el número de casillas en una etapa en la parte superior. Tiene opciones de ordenamiento de cómo se muestran sus listados en la parte inferior de la pantalla.

04 - Canalización de administración de listados en Streak para Gmail

Una vez que un vendedor opta por listarme, su casilla (entrada a la base de datos) se mueve a la canalización de gestión de listados. Está empezando a ver la eficiencia aquí, ya que puede acceder a Gmail todos los días y ejecutar cuatro vistas de canalizaciones y ver todo lo que tiene que trabajar y en qué etapa del proceso.

• Listado firmado: han firmado el listado y estoy trabajando en él.
• Recolección de datos - Esto es mientras estoy reuniendo sus documentos, midiendo el hogar, registrando la información de la propiedad para el MLS, etc.
• Listado en MLS - Ahora está en vivo en el MLS, Servicio de listado múltiple
• Conjunto de marketing: configuré anuncios, una página web con una sola lista, otro marketing. No se moverán hasta que haya configurado todos los anuncios para iniciar la ejecución.
• Se muestra - Se muestran los bienes, a la espera de un contrato.
• Contrato en Negociación - Contrato recibido y negociado con el comprador (s).
• Contrato muerto: el contrato no fue aceptado en ambos lados, moviendo el cuadro de listado a la etapa Se muestra. Si caduca y se pierde, el recuadro pero no el registro de la base de datos se eliminará de la canalización.
• A la transacción: moverlos a la canalización de transacción porque el contrato se ha ejecutado por ambas partes.

Mantengo estos niveles amplios, sin llegar a ser demasiado detallados, ya que no quiero una larga línea de flechas en la parte superior. El objetivo es mantener todo organizado con una vista rápida que me diga el estado y el progreso de todos los clientes potenciales, listados y siguientes; actas. Puede agregar campos personalizados a sus registros y hacer que se muestren en la sub-fila justo debajo de las flechas en la tubería.

¡A continuación veremos la tubería que conduce al dinero!

05 - Tubería de gestión de transacciones para Streak en Gmail

Este es el flujo de dinero, tomando un contrato desde la aceptación hasta el cierre. Utilizo el mismo para los lados comprador y vendedor, ya que las etapas son amplias y se aplican a cada transacción. De esta forma, solo una tubería única me muestra la etapa de cada transacción en la que estoy trabajando.

• Oferta / negociación / contrato: el contrato se está negociando, una vez aceptado por ambas partes, avanzará.
• Título / Encuesta / Inspeccionar: en general, lo primero que hacemos es configurar la custodia, solicitar la carpeta de títulos, configurar inspecciones, etc.
• Reparación Nego. - Esto es después de que se entregan las inspecciones y recibe la casilla de transacción si hay demandas de reparaciones o dinero por parte del comprador (es).
• Tasación / Préstamo - Suponiendo que las reparaciones se resolvieron, generalmente ahora se trata de obtener la aprobación y la aprobación del préstamo.
• Pre-cierre - Muchos detalles antes de llegar a la mesa de cierre.
• Cierre: está cerrando hoy o mañana, y lo dejará aquí hasta que obtenga su cheque de comisión.

Este es bastante autoexplicativo ahora que usted entiende cómo funcionan las tuberías y las cajas. Simplemente creo un nuevo cuadro para la transacción, llamado algo así como "Venta de Smith a Jones". Luego puedo descargar toda la información que viene a través de mi Gmail en la caja para mantener todo junto para una referencia rápida.

06 - Columnas de Fórmula

No entiendo las comisiones antes de ver el cheque ... bueno, la mayoría de las veces. Sin embargo, puede hacer cálculos en columnas, una característica poderosa.

Primero, observe el ícono y el vínculo de Streak en la parte superior de Gmail. Al hacer clic, se despliega un sistema de ayuda con todas las funciones que le informa todo lo que necesita saber y nunca abandona su pantalla de Gmail. Quería ver cómo crear una columna de fórmula, así que hice clic en el enlace y encontré una sección en la ayuda para esto. Puede ver en la imagen que hay un tutorial completo para crear fórmulas.

07 - The NewsFeed y mucho más

Cuando trabaje en sus interconexiones, puede hacer clic en el botón NewsFeed en la parte superior derecha de Gmail y se le presentará un flujo de acciones que ha tomado en relación con ese Pipeline y Boxes. Puede mantenerse al día con lo que ha estado haciendo con este NewsFeed.

Le he dado una descripción general muy amplia de Streak para Gmail CRM, y deberá verificar las numerosas características. Hay una pantalla de registro más reconocible para cada uno de sus contactos, prospectos, prospectos y transacciones. Al hacer clic en el ícono de caja en la tubería, puede ir a esa pantalla de registro, hacer cambios y adiciones y hacer clic en información relacionada.

Veamos una pantalla más, cómo interactúas con Streak desde un correo electrónico en Gmail.

08 - Agregar un cuadro de correo electrónico en Gmail

Una de las formas mejores y más utilizadas para crear un Box in a Pipeline es hacerlo desde un correo electrónico. Esto es especialmente útil cuando recibe un nuevo cliente potencial en un correo electrónico. Vea en la imagen que ahora hay un botón en la parte superior de Gmail individuales que le permite crear un nuevo cuadro, agregarlo a un cuadro existente o editar un cuadro.

Supongamos que obtiene un nuevo cliente potencial por correo electrónico. Simplemente haga clic para crear un cuadro, y lo agrega a la tubería de trabajo del comprador con el nombre del cliente potencial como nombre del cuadro. Ahora, cada correo electrónico que reciba de alguien relacionado con el trabajo de este comprador, puede simplemente usar este proceso para agregarlos al cuadro de comprador en la tubería. Ahora es más como un cuadro de archivo real, ya que tiene múltiples elementos relacionados en él.

Esta es una gran herramienta en el Pipeline de transacciones también. Una vez que reciba correos electrónicos del otro agente, compañía de títulos y otros, simplemente agréguelos al cuadro de transacciones.

Hay muchas más, pero esto envolverá el artículo. Diviértete y compruébalo, ya que Streak tiene una opción para siempre gratis.

09 - Seguimiento de correo electrónico como CRM y herramienta legal

Una bonificación de Streak es la función de seguimiento de correo electrónico. La imagen muestra un historial de aperturas del correo electrónico que se muestra actualmente. También recibirá avisos de correos electrónicos abiertos como un pop-out si los quiere. Me gustaría saber que mis correos electrónicos se han recibido y abierto, especialmente en transacciones.

Después de todo, CRM se trata de administrar una relación, y parte de eso es saber que está llegando a sus contactos de correo electrónico. También puede ser útil en el futuro si un tribunal le ordena que muestre que la información o los documentos se entregaron oportunamente. No se trata solo de que hagas algo mal. He tenido clientes anteriores que me piden que les proporcione documentación sobre los correos electrónicos de las acciones en las que están involucrados que no tienen nada que ver conmigo.

Un ejemplo de la vida real involucra a un constructor cliente fuera del estado que compró un terreno en las montañas con la intención de construir una casa de retiro. El área había estado involucrada en el pasado en disputas con el condado sobre si estaba legalmente subdividido o no. Cada cambio en el fiscal del condado parecía generar una nueva ronda de controversia.

En mi diligencia debida para el cliente, encontré que había una carta de dos años del abogado del condado que indicaba que la propiedad se consideraría legal y se le otorgaría un permiso de construcción si se solicitaba. Solicité una nueva carta, a pesar de que era el mismo abogado del condado. Después de graznar un poco, se emitió una nueva carta. Envié un correo electrónico a mi cliente informándome que el documento que estábamos esperando había sido entregado, para poder seguir adelante con la compra.

Dos años más tarde, y con un abogado del condado diferente, solicitó un permiso de construcción y fue denegado. Se puso en contacto con mi abogado de bienes raíces para obtener ayuda. El abogado se puso en contacto conmigo para preguntar si había documentación que probara que confiamos en la carta al hacer la compra. Abrí el correo con seguimiento y el condado emitió el permiso. El seguimiento de correos electrónicos es solo una buena práctica comercial.