La etiqueta comercial de los asistentes automatizados
La forma más rápida y fácil de programar y registrar la función de asistente automático de su sistema telefónico es escribir un script en un programa de procesamiento de texto. Seleccione una persona para grabar la secuencia de comandos que tenga una voz amigable, que pueda hablar sin tartamudear o dudar y que pueda pronunciar y anunciar cada palabra y nombre con claridad.
Saludo del asistente automatizado
La primera parte del guión será el saludo. Es su oportunidad de presentar su empresa a sus interlocutores y darles la bienvenida verbalmente en su empresa.
Saludo automatizado de Do Do's
- Comience con una apreciación por su llamada o negocio
- Mantenga el saludo corto para que las personas que regresan no se demoren cada vez que llaman
- Use su eslogan, lema de la compañía y el nombre del sitio web, o ambos, si los tiene.
Saludo automatizado del asistente no
- No use más de dos o tres oraciones para saludar a sus interlocutores
- No promocione su sitio web si no tiene algo de valor que ofrecer a sus clientes
Opciones de asistente automatizado
La parte más importante de la operadora automática es presentar las opciones que las personas que llaman deben seleccionar para llegar a la persona con la que necesitan hablar. Hay dos tipos de personas que llaman: (1) personas que no están familiarizadas con su empresa y necesitarán orientación y (2) personas que llaman que saben exactamente con quién necesitan hablar y conocer su extensión.
Opciones de asistente automatizado
- Use las opciones que son comúnmente aceptadas. Por ejemplo, "Presione cero para la recepcionista", "Presione la tecla numeral para volver al menú anterior".
- Dígales a sus interlocutores lo antes posible cuándo pueden marcar la extensión de su grupo si ya lo saben.
- Si sus opciones de menú han cambiado recientemente, informe a sus interlocutores por adelantado. Elimine este aviso después de tres semanas.
- Ponga primero las opciones llamadas más frecuentes.
- Dé la descripción de la opción antes de dar el número de opción. Por ejemplo, "Para soporte al cliente, presione '5'".
- Verifique la documentación de su sistema para los números de opciones de menú reservados. (Por ejemplo, todas las extensiones comienzan con el número "8" y, por lo tanto, "8" no se puede utilizar como una opción de menú).
Opciones de asistente automatizado
- No diga "Por favor" antes de presentar todas y cada una de las opciones (por ejemplo, "Presione 1 para ... Presione 2 para ... Presione 3 para ...", etc.)
- No presente más de seis opciones a la vez. Si tiene más de seis opciones, cree una estructura de menú de varios niveles. Por ejemplo, "Para ventas y opciones de servicio, presione 5."
- No suponga que todos tienen un teléfono de tonos. Si no se selecciona una opción de menú dentro de los tres segundos posteriores al final del saludo, conecte a la persona que llama con la recepcionista.
Ejemplos de scripts de operadora automática
- Gracias por llamar a The Operations Tech Company, donde "Tecnología y negocios se unen". Si conoce la extensión de su grupo, puede marcarla en cualquier momento. De lo contrario, elija una de las siguientes opciones. Para Servicio al Cliente, presione '1'. Para soporte técnico, presione '2'. Para nuestro horario comercial normal, presione '3'. Para la contabilidad, presione '4'. Para comprar, presione '5'. Para encontrar una ubicación cerca de usted, presione '6'. De lo contrario, presione '0' para la recepcionista o manténgase en la línea y alguien lo ayudará en breve.
- Bienvenido a The Operations Tech Company. Para verificar el estado de su cuenta, visítenos en la web. Si conoce la extensión de la persona, puede marcarla en cualquier momento. Para el directorio de la compañía, presione '1'. Si conoce la extensión de la persona, puede marcarla en cualquier momento. Para el directorio de la compañía, presione '1'. Para soporte técnico, presione '2'. Para Servicio al Cliente, presione '3'. Para ventas y marketing, presione '4'. Si desea hablar con la recepcionista, presione '0' o permanezca en la línea y uno de nuestros amigables miembros del personal lo ayudará. Gracias por llamar a The Operations Tech Company, donde "Tecnología y negocios se unen".
After-hours, Weekend and Holiday Shutdown Operadora automática Saludo
Si su empresa cierra después de un tiempo determinado o los fines de semana y no hay nadie para responder o ayudar a las personas que llaman, cree un saludo de asistente automatizado fuera de horario. Dígales a sus interlocutores que la empresa está cerrada y pídales que vuelvan a llamar al final. Además, incluya sus horas normales de operación.
Ejemplo de operadora automatizada después de horas / fin de semana
- Gracias por llamar a The Operations Tech Company. Actualmente estamos cerrados. Estamos abiertos de 9 a.m. a 10 p.m., de lunes a viernes, y de 10 a.m. a mediodía los sábados, hora estándar central. Si conoce la extensión de su grupo, puede marcarla en cualquier momento. De lo contrario, devuelva la llamada durante nuestro horario normal de atención para que podamos ayudarlo. Gracias por llamar a The Operations Tech Company, donde "Tecnología y negocios se unen". Adiós.
- Gracias por llamar a The Operations Tech Company. Actualmente estamos cerrados. Si se trata de una situación de emergencia, llame a nuestro servicio de contestador al 585-555-1234. Si conoce la extensión de su grupo, puede marcarla en cualquier momento. Si tiene una cuenta con nosotros, puede verificar su estado las 24 horas del día, los 7 días de la semana en www.operationstech.about.com. Nuestro horario normal de atención es de 9 a. M. A 5 p. M., De lunes a viernes, y de 10 a. M. A mediodía los sábados, hora estándar central. De lo contrario, devuelva la llamada durante nuestro horario normal de atención para que podamos ayudarlo. Gracias por llamar a The Operations Tech Company, donde "Tecnología y negocios se unen". Para repetir este mensaje, presione la tecla numeral. {Pausa de 3 segundos} Adiós.
Saludos de empleado automático estacional
Para promocionar los especiales de temporada de su empresa o simplemente para extender un saludo especial de temporada a todas las personas que llaman, le recomendamos que publique su saludo de asistente automático por un tiempo limitado. Úselo con moderación y solo si refleja el espíritu de su empresa. Por ejemplo, un saludo festivo estacional que desea la alegría y la prosperidad de los que llaman en el Año Nuevo difícilmente sería apropiado para una agencia de colecciones.
- Usted ha llegado a The Operations Tech Company. Desde "nuestra familia" hasta "su familia", nos gustaría desearles unas felices fiestas y un próspero año nuevo. Si conoce la extensión de su grupo, puede ...
- Gracias por llamar a The Operations Tech Company. Pregunte a su representante de servicio al cliente sobre nuestros descuentos del 4 de julio en todos los servicios de reemplazo. Si conoce la extensión de su grupo, puede ...
Ensayando y probando
Antes de grabar la secuencia de comandos de la operadora automática, haga que la persona que seleccionó para leerlo la ensaye varias veces delante de usted. Use esto para afinar la pronunciación y la pronunciación. Después de grabar el nuevo saludo, llame al sistema de su teléfono de inmediato para verificar que no haya errores en la grabación y asegurarse de que todas las opciones anunciadas funcionen según lo previsto.