Lo que se debe y no se debe hacer al usar el correo electrónico en los negocios
El correo electrónico se ha vuelto tan popular que, en algunos casos, las personas lo usan con más frecuencia que el teléfono. Debido a que la palabra escrita puede malinterpretarse tan fácilmente, la comprensión de la etiqueta adecuada del correo electrónico es esencial en el entorno comercial.
Desafortunadamente, muchas personas no entienden cómo usar el correo electrónico para su beneficio, y con frecuencia se pasan por alto los beneficios que puede conferir a un negocio. Las siguientes reglas de etiqueta de correo electrónico empresarial pueden ayudar a sus empleados a redactar correos electrónicos que sean eficientes y efectivos.
01 - Enviar solo correos electrónicos claros y concisos
02 - Usa siempre una línea de asunto significativa
Nunca deje en blanco el asunto de un correo electrónico. Una línea de asunto en blanco puede hacer que su correo electrónico se marque como spam y nunca llegue a su destino. Los correos electrónicos con líneas de asunto en blanco también suelen pasarse por alto, en particular si el destinatario previsto normalmente recibe muchos correos electrónicos en un día determinado. Utilice siempre una línea de asunto que refleje adecuadamente el contenido de su correo electrónico. Ayudará a sus destinatarios a clasificar sus correos electrónicos de manera más eficiente y fomentará una respuesta más rápida a su correo electrónico.
03 - Evite los correos electrónicos con formato extravagante
Enviar correos electrónicos en formatos profesionales. Evite fuentes multicolores e imágenes para fondos. Esos accesorios pueden distraer al lector o dificultar la lectura del mensaje. Cualquier imagen de fondo que agregue puede hinchar el tamaño del archivo de su correo electrónico. Eso puede obligar a los destinatarios con conexiones lentas a esperar un largo tiempo agonizante para que descargue su mensaje. Las imágenes de fondo que agregue pueden abotargar el tamaño del archivo de su correo electrónico. Eso puede forzar a los destinatarios con conexiones lentas a esperar agónicamente mucho tiempo para que su mensaje se descargue.
Si su compañía insiste en que use un diseño de escritorio de correo electrónico en particular para proyectar una apariencia consistente, tómela. El logotipo de la empresa y la línea de la firma pueden proyectar una imagen profesional en sus correos electrónicos.
04 - Enviar respuestas oportunas
No hagas que las personas esperen respuestas oportunas a sus correos electrónicos. Responda rápidamente con un mensaje claro y conciso. Si necesita más tiempo para buscar una respuesta o reunir más información, informe a su remitente de correo electrónico cuando pueden esperar una respuesta.
05 - Usar herramientas de respuesta fuera de la oficina
Si va a estar lejos de la oficina y no puede leer su correo electrónico, use la herramienta de fuera de la oficina del sistema de correo electrónico para responder automáticamente a cualquier persona que intente contactarlo. Asegúrese de que su respuesta automática les avise a los remitentes cuándo pueden esperar recibir una respuesta.
06 - No llores lobo con banderas de alta prioridad
La mayoría de los sistemas de correo electrónico le permiten marcar un correo electrónico como "Alta prioridad" o "Rush". No hagas que este sea tu indicador de correo electrónico predeterminado. Úselo con moderación o sus destinatarios ignorarán la bandera de prioridad. Cuando finalmente envíe un correo electrónico realmente importante, no recibirá la atención que merece.
07 - Considere si es necesario "Responder a todos"
No haga clic instintivamente en el botón "Responder a todos" para cada correo electrónico que tenga múltiples remitentes o destinatarios. Considere el tema y decida quién necesita leer su respuesta. Responder continuamente a todos innecesariamente le hará ganar rápidamente una reputación como "spammer comercial", y las personas pueden comenzar a ignorar sus correos electrónicos por completo.
08 - Cuentas de correo electrónico comerciales y personales separadas
A menos que sea una emergencia, nunca use su correo electrónico comercial para correspondencia personal. Incluso si posee su propio negocio, es una buena idea tener dos cuentas de correo electrónico separadas. Le permitirá priorizar sus correos electrónicos y mantener mensajes personales no relacionados fuera de la red comercial.
09 - Usar nombres de cuentas de correo electrónico profesionales
Use su propio nombre como parte de cualquier dirección de correo electrónico comercial. Por ejemplo james.bucki@example.com, o jbucki@example.com. Evite los apodos, las manijas, los apodos o las referencias oscuras. Por ejemplo, no use soccer.mom@example.com o baseball.nut@example.com.
10 - ¿Es el correo electrónico el mejor para esta respuesta?
No use el correo electrónico como su única herramienta de comunicación. No todos los mensajes son apropiados por correo electrónico, y habrá ocasiones en que una llamada telefónica breve o una breve visita a la oficina pueden ser una forma más efectiva de transmitir un mensaje. Conocer o hablar por teléfono puede introducir un elemento humano en las interacciones, y eso puede marcar la diferencia cuando intentas explicar algo, o si quieres persuadir a alguien para que realice una acción.
11 - Sé sensible y accesible
Nunca use el correo electrónico para terminar una relación o contrato. En la correspondencia comercial profesional, siempre incluya una línea de firma que proporcione formas alternativas de contactarlo. Por ejemplo, puede incluir sus números de oficina, fax y teléfono móvil, y la dirección postal de su oficina.
12 - Evite enviar por correo electrónico los archivos adjuntos masivos
Nunca se sabe cómo o dónde su destinatario tendrá acceso a su correo electrónico. Los dispositivos móviles pueden comenzar a descargar el archivo antes de pedir al usuario que confirme la descarga. Podría llevar mucho tiempo y consumir ancho de banda que el destinatario debe pagar. Mantenga el tamaño combinado de los archivos adjuntos por debajo de los 50 MB.
Si debe enviar un archivo grande, póngase en contacto con los destinatarios primero y pregunte cómo les gustaría recibir el archivo. También utiliza un servicio de transferencia de archivos para enviar el archivo.
13 - Piensa antes de enviar ese correo electrónico
Finalmente, tómese un momento y considere lo que ha escrito antes de presionar el botón "enviar". ¿Es algo que no debería enviarse en un correo electrónico? ¿Es de naturaleza personal y no es apropiado usar el sistema de correo electrónico de la compañía? ¿Escribiste el correo electrónico mientras te enojabas e incluiste pasajes que bien puedes lamentar después? Si es así, presione el botón "eliminar".