Cómo responder una solicitud de propuesta (RFP) de manera efectiva

Consejos sobre cómo armar una propuesta ganadora durante el proceso de RFP

Responder una Solicitud de Propuesta (RFP) efectivamente requiere precisión, conocimiento y experiencia del tema, al tiempo que convence al propietario de las virtudes y características que lo convierten en la compañía más adecuada para la tarea relacionada. Las solicitudes de Propuestas generalmente son evaluadas por un grupo de directores o comités con tal experiencia que rápidamente pueden detectar las credenciales de las compañías que responden o compiten por el proyecto específico. Responder a la Solicitud de Propuesta (RFP) requiere habilidades y queremos que obtenga el trabajo, por lo que brindamos estos consejos simples que le permitirán responder la Solicitud de Propuestas de manera efectiva.

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  • 01 - ¿Entiende qué servicios se requieren?

    Debe comprender y responder por completo a las inquietudes y las expectativas de su cliente. Recuerde que no puede responder de la misma manera que recibió cada Solicitud de propuesta. Asegúrese de enfatizar lo que quiere el cliente y cómo puede ofrecerlo al cliente.

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  • 02 - ¿Cuál es el problema que se resuelve?

    Pedido de concreto premezclado. Foto J Rodriguez

    Si se emite una Solicitud de Propuesta, entonces se está produciendo un problema. Debe evaluar el método que usará para resolver o enfrentar el problema. Presente las habilidades, los recursos y las metodologías disponibles que usará para resolver el problema. Prepare un plan que explique cómo alcanzará el objetivo del cliente y déjelo como una prioridad al responder el RFP.

  • 03 - Establecer y reconocer las prioridades del cliente

    Contratos de suma global. Foto Wokandapix

    La mayoría de las agencias que emiten una Solicitud de Propuesta tienen requisitos específicos que deben cumplirse, comenzando por el factor más importante. Evalúese y determine cuánto peso le está dando a ese factor en particular en su respuesta. Presente una forma clara y concisa sobre cómo lidiar con ese importante factor.

  • 04 - Alcance del proyecto

    Estructura de acero. Foto FS Región Norte de Flickr

    Comprender el alcance del proyecto le permitirá preparar el mejor equipo, los recursos y el marco de tiempo necesarios para enfrentar el problema. El alcance debe ser definido por el cliente y debe abordarse en el RFP con recursos, logística, ideas y proporcionar experiencias pasadas sobre cómo su empresa tiene que lidiar con eso.

  • 05 - Expectativas del cliente

    Cerchas de techo. Foto J Rodriguez

    Se real. No cree escenarios idealistas con soluciones y metodologías improbables, prepare soluciones reales, miembros reales del equipo y responda con soluciones específicas y presente, si está disponible, problemas actuales que se están resolviendo. Un cronograma debe ser parte de su respuesta de RFP y debe incluir expectativas sobre cuándo comenzar, qué hacer cuando se haya completado e incluso cómo presentar soluciones temporales si es necesario.

  • 06 - Dos es mejor que uno

    Más que solo el panel de yeso. Foto lavenderstreak Flickr

    Intenta presentar formas alternativas de resolver el problema. Presentar múltiples alternativas para elegir le permitirá al cliente, pensar que tiene una gran experiencia y que puede manejar condiciones inesperadas que surjan del problema actual. Enumere sus opciones, a menos que se indique lo contrario, para que el cliente pueda tener en su RFP respuestas múltiples opciones para elegir.

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  • 07 - Recursos humanos: lecciones aprendidas

    Cómo instalar una puerta. Foto Setterunfarm.com

    Presente ejemplos específicos de experiencias pasadas ; identifique soluciones similares y problemas similares en los que haya trabajado. Aumentará la fe en usted y lo convertirá en uno de los finalistas. Reúnan a su grupo, recuerden que estamos hablando del equipo que participará en el proyecto y pídales que expliquen cómo superarán los problemas comunes.

  • 08 - Usted no es el único

    Baldosas de mármol. Foto fudowakira0

    Además de la respuesta para el cliente, también debes contrarrestar tu competencia rival . No piense que usted es el único que responde la propuesta. Presente ideas reales sobre el beneficio de seleccionarlo contra las otras firmas. Resalta tus puntos fuertes y trata de minimizar tu debilidad. Evite de ninguna manera hablar sobre sus competidores, recuerde que se trata de usted.

  • 09 - Valor agregado

    No todas las mezclas de mortero son iguales. Foto torange.us

    Presente al cliente alternativas más amplias que complementen la solicitud de un tema específico de la propuesta. Sugiera otras cosas y acciones que representarán ahorros adicionales para el cliente. Enumere las alternativas de ingeniería de valor que puede usar o cómo ahorrar dinero para sus clientes, pero aún así resolver el problema establecido en la RFP.

  • 10 - Equipo

    Costo de bonos de rendimiento entre 1 y 2 por ciento. Foto Pixabay

    Incluye personas clave con experiencia trabajando en proyectos similares . Use a los miembros del equipo con actividades extracurriculares, capacitación y otras experiencias de aprendizaje. Presente un organigrama de los recursos, la cantidad de tiempo dedicado al proyecto, cuándo participarán y cuándo se retirarán los recursos del proyecto.

  • 11 - Marco de tiempo

    Pisos de madera dura. Foto Mirage Floors Flickr

    El marco de tiempo actual y los horarios específicos de cómo se resolverá el problema o cómo durará el proceso de implementación. Un cronograma del Proyecto P6 o MS demostrará su comprensión del proyecto, y si su recurso se cargó, aún mejor.

  • 12 - Proporcionar referencias

    Software BIM. Foto Tekla

    Identifique agencias similares con problemas similares en los que haya trabajado y qué tipo de soluciones y problemas ha tratado. Enumere los jugadores clave de contacto, el tamaño del proyecto, los horarios, los costos y los problemas a los que se enfrentan al tratar problemas similares con otros clientes.