Consejos sobre cómo armar una propuesta ganadora durante el proceso de RFP
Responder una Solicitud de Propuesta (RFP) efectivamente requiere precisión, conocimiento y experiencia del tema, al tiempo que convence al propietario de las virtudes y características que lo convierten en la compañía más adecuada para la tarea relacionada. Las solicitudes de Propuestas generalmente son evaluadas por un grupo de directores o comités con tal experiencia que rápidamente pueden detectar las credenciales de las compañías que responden o compiten por el proyecto específico. Responder a la Solicitud de Propuesta (RFP) requiere habilidades y queremos que obtenga el trabajo, por lo que brindamos estos consejos simples que le permitirán responder la Solicitud de Propuestas de manera efectiva.
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01 - ¿Entiende qué servicios se requieren?
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02 - ¿Cuál es el problema que se resuelve?
Si se emite una Solicitud de Propuesta, entonces se está produciendo un problema. Debe evaluar el método que usará para resolver o enfrentar el problema. Presente las habilidades, los recursos y las metodologías disponibles que usará para resolver el problema. Prepare un plan que explique cómo alcanzará el objetivo del cliente y déjelo como una prioridad al responder el RFP.
03 - Establecer y reconocer las prioridades del cliente
La mayoría de las agencias que emiten una Solicitud de Propuesta tienen requisitos específicos que deben cumplirse, comenzando por el factor más importante. Evalúese y determine cuánto peso le está dando a ese factor en particular en su respuesta. Presente una forma clara y concisa sobre cómo lidiar con ese importante factor.
04 - Alcance del proyecto
Comprender el alcance del proyecto le permitirá preparar el mejor equipo, los recursos y el marco de tiempo necesarios para enfrentar el problema. El alcance debe ser definido por el cliente y debe abordarse en el RFP con recursos, logística, ideas y proporcionar experiencias pasadas sobre cómo su empresa tiene que lidiar con eso.
05 - Expectativas del cliente
Se real. No cree escenarios idealistas con soluciones y metodologías improbables, prepare soluciones reales, miembros reales del equipo y responda con soluciones específicas y presente, si está disponible, problemas actuales que se están resolviendo. Un cronograma debe ser parte de su respuesta de RFP y debe incluir expectativas sobre cuándo comenzar, qué hacer cuando se haya completado e incluso cómo presentar soluciones temporales si es necesario.
06 - Dos es mejor que uno
Intenta presentar formas alternativas de resolver el problema. Presentar múltiples alternativas para elegir le permitirá al cliente, pensar que tiene una gran experiencia y que puede manejar condiciones inesperadas que surjan del problema actual. Enumere sus opciones, a menos que se indique lo contrario, para que el cliente pueda tener en su RFP respuestas múltiples opciones para elegir.
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07 - Recursos humanos: lecciones aprendidas
Presente ejemplos específicos de experiencias pasadas ; identifique soluciones similares y problemas similares en los que haya trabajado. Aumentará la fe en usted y lo convertirá en uno de los finalistas. Reúnan a su grupo, recuerden que estamos hablando del equipo que participará en el proyecto y pídales que expliquen cómo superarán los problemas comunes.
08 - Usted no es el único
Además de la respuesta para el cliente, también debes contrarrestar tu competencia rival . No piense que usted es el único que responde la propuesta. Presente ideas reales sobre el beneficio de seleccionarlo contra las otras firmas. Resalta tus puntos fuertes y trata de minimizar tu debilidad. Evite de ninguna manera hablar sobre sus competidores, recuerde que se trata de usted.
09 - Valor agregado
Presente al cliente alternativas más amplias que complementen la solicitud de un tema específico de la propuesta. Sugiera otras cosas y acciones que representarán ahorros adicionales para el cliente. Enumere las alternativas de ingeniería de valor que puede usar o cómo ahorrar dinero para sus clientes, pero aún así resolver el problema establecido en la RFP.
10 - Equipo
Incluye personas clave con experiencia trabajando en proyectos similares . Use a los miembros del equipo con actividades extracurriculares, capacitación y otras experiencias de aprendizaje. Presente un organigrama de los recursos, la cantidad de tiempo dedicado al proyecto, cuándo participarán y cuándo se retirarán los recursos del proyecto.
11 - Marco de tiempo
El marco de tiempo actual y los horarios específicos de cómo se resolverá el problema o cómo durará el proceso de implementación. Un cronograma del Proyecto P6 o MS demostrará su comprensión del proyecto, y si su recurso se cargó, aún mejor.
12 - Proporcionar referencias
Identifique agencias similares con problemas similares en los que haya trabajado y qué tipo de soluciones y problemas ha tratado. Enumere los jugadores clave de contacto, el tamaño del proyecto, los horarios, los costos y los problemas a los que se enfrentan al tratar problemas similares con otros clientes.