Cómo planificar una increíble fiesta de vacaciones para empleados de principio a fin

01 - Los elementos básicos de un evento de compañía de vacaciones

Por supuesto, al igual que cualquier otro evento o proyecto, debe crear un plan de proyecto que identifique los detalles del evento para la fiesta del empleado. El tema, el lugar, la hora, la fecha, el conteo de invitados, las selecciones de alimentos y bebidas, la decoración y la agenda del evento deben ser considerados antes de comenzar a ejecutar su evento.

Cada buena parte necesita estos elementos básicos para tener éxito, pero no todo tiene que ser inamovible antes de comenzar a ejecutar para satisfacer sus necesidades (como asegurar un lugar, reservar un servicio de banquetes o planificar una agenda).

Aunque hay muchas maneras de abordar estas decisiones, y las decisiones sobre ideas de alto nivel como el tema y el tiempo a menudo recaen en los ejecutivos de la empresa en lugar del productor del evento, es mejor trabajar con un equipo para decidir qué detalles son adecuados para su caso específico empresa.

02 - Elija el momento más efectivo para realizar su evento

Desafortunadamente, no todos pueden tener la oportunidad de participar en el evento porque alguien debe quedarse atrás y responder las llamadas y consultas de los clientes. Pero un evento de hora del almuerzo le permite a la organización controlar los costos y reduce las obligaciones sobre el tiempo y los compromisos personales de los empleados.

Obviamente, si la organización no está organizando un programa de almuerzos, entonces organizarán un evento nocturno, que permite que más empleados asistan, pero a menudo puede tener costos más altos, dependiendo de qué noche de la semana se celebra el evento.

Entonces, ¿cómo se obtiene el mayor beneficio por el dinero ? Mientras que algunos pueden pensar que el viernes es el mejor día para llevar a cabo el evento porque la mayoría de los empleados se irán el fin de semana, el viernes es el día más popular de la semana en restaurantes y otros lugares, el tiempo más caro. Pocas organizaciones querrán considerar la tarde del domingo, por lo que parece que la próxima mejor opción puede ser el lunes por la noche.

03 - Considere organizar una fiesta fuera de temporada

A principios de octubre y finales de enero son buenos momentos para celebrar una fiesta de agradecimiento anual ya que puede encontrar una mayor disponibilidad de opciones de lugar fuera del sitio, ahorrar dinero en gastos de comida y posiblemente obtener mejores ofertas en paquetes de fiesta durante este evento fuera de temporada.

Un inconveniente de crear una fiesta de agradecimiento anual en lugar de celebrar las fiestas anuales comunes es que los empleados pueden no recordar esto como una tradición, así como también lo hacen las fiestas de Navidad o Año Nuevo. Si no es una fiesta tradicional, querrá asegurarse de hacer publicidad en todo el evento.

04 - Elija un equipo para ayudar a ejecutar el evento

Decidir el tamaño correcto del equipo y seleccionar a los mejores miembros del equipo son esenciales para que su evento sea un éxito con la menor molestia posible. En última instancia, sin embargo, no es el tamaño del comité, sino la calidad de quienes trabajan en él lo que determina el calibre de un equipo de planificación de eventos.

Es probable que un grupo más pequeño de individuos haga que la planificación sea más expeditiva y rentable, pero muchas organizaciones involucran a un gran comité de personas para que se representen más voces de los empleados en las fases de planificación y ejecución. Sin embargo, el tiempo invertido en la planificación de este tipo de eventos puede alejar la productividad cotidiana de las personas involucradas, por lo que podría considerar establecer un equipo más pequeño de personas que estén facultadas para tomar decisiones para un grupo más grande.

Seleccione a esas personas por su capacidad para influir positivamente en otros empleados y usar la asignación como recompensa o incentivo para los elegidos. El organizador de eventos de la organización debe trabajar con un líder facultado en recursos humanos o marketing, alguien autorizado para aprobar el plan, para ayudar a impulsar estas decisiones y elegir a los mejores miembros del equipo.

05 - Crea un menú de fiesta festivo económico

Las comidas enchapadas a menudo son más rentables que los buffets, y se pueden presentar de una manera mucho más elegante que hacer que todos hagan cola y se sirvan a sí mismos.

Por supuesto, su menú debe reforzar el tema de su evento, y debe intentar elegir elementos que incorporen los colores o la marca de su evento, pero eso no significa que deba alquilar costosas sábanas de decoración para fiestas y otros materiales.

Seleccionar elementos modestos o fruta fresca para centros de mesa, limitar el consumo de alcohol y hospedar en un lugar que tenga decoraciones navideñas estándar y opciones de precios de alimentos también son formas excelentes de reducir los costos y dar a sus empleados una buena experiencia.

06 - Decidir sobre los niveles y límites de consumo de alcohol

Aún así, la mayoría de los empleados no desean asistir a un evento de la compañía que no contenga alguna forma de bebida alcohólica. Por esta razón, desea restringir su selección de bebidas alcohólicas o incluso crear cócteles de autor baratos para reducir los costos y mantener bajos los niveles de intoxicación.

También podría considerar limitar la selección a solo vino, cerrar el bar antes de tiempo y ofrecer bebidas solo durante la comida para ayudar a reducir aún más los costos y limitar la cantidad que los empleados beben mientras representan a la compañía en su evento.

07 - Recuerde a los empleados sobre la etiqueta adecuada

Errores de etiqueta para evitar en la fiesta incluyen evitar el consumo excesivo de alcohol, comer, hablar o quejarse, llegar demasiado temprano o irse demasiado tarde, usar atuendo inapropiado y llevar invitados excesivos, todo lo cual no solo puede afectar las experiencias de los demás en el evento pero también los costos de la compañía.

Aunque una fiesta navideña anual de la compañía pretende reunir al equipo y reducir las inhibiciones que se encuentran comúnmente en el lugar de trabajo, recuerde a sus invitados que todavía representan a la empresa, incluso cuando asisten a este evento después del trabajo, y se espera que se comporten de una manera adecuado para el lugar de trabajo.

08 - Considere la posibilidad de configurar un intercambio de regalos

En general, muchas organizaciones incluyen un intercambio de regalos entre empleados en sus fiestas. Sin embargo, si la organización es más grande, tal vez sea mejor dejarla en el nivel departamental que en el evento para todos los empleados, ya que la organización en dicha escala puede resultar difícil, especialmente si no está familiarizado con ciertos departamentos y sus empleados.

Sin embargo, si hay un intercambio de regalos, tal vez sea mejor si el anfitrión u organizador solicita un límite financiero para el regalo, quizás $ 10, para evitar problemas asociados con el precio de los obsequios.

Además, establecer un "elefante blanco" o un tipo similar de intercambio de regalos con todo incluido en el que todos los integrantes de la empresa estén invitados a participar a nivel individual podría ayudar a prevenir pesadillas organizacionales u ocurrencias en las que un invitado no reciba un regalo porque otro olvidó traer uno.

09 - Considere si la recaudación de fondos es adecuada para su evento

Los alimentos, la ropa y los juguetes son parte de la cultura en muchas organizaciones, mientras que otros fomentan las campañas de donación de efectivo, pero esto no significa necesariamente que la fiesta de apreciación de empleados de toda la compañía sea el lugar adecuado para una oportunidad de recaudación de fondos.

Si bien es muy útil asociar una causa en particular para la fiesta de fin de año, puede ser útil para la organización alentar únicamente los obsequios que no sean en efectivo y las donaciones en especie que puedan beneficiar a la organización benéfica apoyada. De esta forma, todos tienen la opción de ofrecer un regalo con un valor que se ajuste a sus propios presupuestos personales.

10 - Evaluar patrocinios de proveedores para su evento

Algunas personas pueden pensar que obtener patrocinadores de proveedores es una excelente manera de compensar los costos de su fiesta anual de vacaciones; sin embargo, los planificadores de eventos y sus clientes pueden querer enfocarse en el objetivo de su fiesta de vacaciones de apreciar a los empleados en lugar de externalizar los costos a los proveedores patrocinados.

Los empleados a menudo sienten que el costo de estos eventos especiales debe estar cubierto por el presupuesto operativo de un empleador. Si la organización no puede permitirse organizar un evento de reconocimiento para sus empleados o si no es parte del plan de negocios por alguna razón, entonces el empleador no debe buscar ingresos externos para cubrir el costo a través de patrocinios.