Hazlo breve pero invitador
Mim Carlson y Tori O'Neal-McElrath, autores de Winning Grants, Step by Step , señalan que la carta de presentación debe:
- presentar su organización a la persona correcta;
- asegurar al financiador que este proyecto cuenta con el apoyo de su junta directiva ;
- y declara lo que estás pidiendo ... cuánto y para qué.
¿Cuándo incluye una carta de presentación?
Use una carta de presentación para propuestas a corporaciones y fundaciones, pero no para solicitudes de subvenciones federales o estatales. Esos financiadores solo quieren lo que piden. Raramente piden una carta de presentación.
Atributos de una buena carta de presentación
Su carta de presentación debe ser:
- breve
- ir al grano rápidamente
- no solo debería repetir la información que está en la propuesta
- debe decirle al lector qué tan bien entiende al financiador y cómo su subvención cumple con los requisitos del financiador
Beverly A. Browning, autora de Grant Writing for Dummies , sugiere que escriba la carta de presentación una vez que haya completado la propuesta completa, y cuando esté de humor reflexivo. Browning dice:
"Al considerar su gran logro (la solicitud de financiación final), permita que el lado creativo, derecho de su cerebro se active y conecte sus sentimientos de logro a la persona que ayudará a que sus planes se hagan realidad".
Formatear su carta de presentación
Sigue estos básicos y no puedes equivocarte:
- Use el membrete de su organización. Ponga la misma fecha en la carta de presentación que está en la solicitud de subvención completa. Esa es la fecha en que enviará la propuesta de subvención al otorgante. Usar la misma fecha hace que todos los documentos en su paquete de propuesta sean consistentes.
- Para la dirección interna (aparece en la parte superior de la carta) use el nombre y título de la fundación o persona de contacto corporativa, seguido del nombre, la dirección, la ciudad, el estado y el código postal de la fuente de financiación. Verifique esta información con una llamada telefónica o un correo electrónico. Tal información cambia con frecuencia, así que asegúrese de tener el nombre y la dirección actuales. Además, cuando envía una solicitud de subvención electrónica , es posible que no conozca un nombre en particular.
- En su saludo, use "Estimado" más el título personal (Sr., Sra., Sra., Dr., Sres., Etc.), seguido del apellido. Es fundamental que dirija la carta a una persona en particular. Llame a la fundación o la oficina corporativa para asegurarse de tener la persona adecuada y el título personal correcto. Estos detalles pueden parecerle sin importancia, pero sí importan.
- Su primer párrafo debe ser breve y enfocado. Introduzca su organización (su nombre legal) y diga al financiador cuánto dinero está solicitando y por qué. Incluya una o dos oraciones sobre lo que hace su organización, y luego incluya un punto basado en la investigación que demuestre que existe una necesidad de lo que hace su organización.
- Escriba uno o dos párrafos más breves. Indique el propósito de su proyecto y cómo encaja con la misión del donante o las prioridades de financiamiento. Incluya el hecho de que su junta directiva apoya completamente el proyecto.
- Termine su carta con un párrafo resumido. Agregue lo que esta asociación de financiamiento puede significar para la audiencia objetivo de su proyecto. También puede incluir una invitación para una visita al sitio.
- Use un cierre como "Atentamente".
- La carta debe estar firmada por el director ejecutivo o el presidente de la junta, o ambos. Debajo de la firma, escriba el nombre del firmante, la inicial del segundo nombre, el apellido y el título del trabajo. Aunque el ED o el presidente de la junta deben firmar la carta, incluya la información de contacto de la persona más indicada para responder preguntas al final del último párrafo.
- En la parte inferior de la carta, incluya la palabra "ENCLOSURE" (en mayúsculas).
¿Cuánto tiempo debe ser la carta de presentación?
La mayoría de los expertos sugieren que limite su carta de presentación a una página con tres o cuatro párrafos. Dado que el lector tiene una propuesta completa para analizar, no desea que sea impaciente al leer una carta de presentación larga.
El tono y los detalles de su carta de presentación pueden variar dependiendo de si ha sido invitado a enviar una propuesta completa después de enviar una Carta de Indagación (LOI) , o si este proyecto es el primer acercamiento de su organización a esta fundación en particular.
Carta de presentación de muestra
Mary Smith, PhD
Oficial de programación
Fundación Comunitaria
4321 Common Lane
Un poco de ciudad, YZ 55555
Estimado Dr. Smith:
El Centro para Personas Mayores de Some City respetuosamente solicita una subvención de $ 50,000 para nuestro Proyecto Piloto de Alcance Comunitario para Latinos Senior.
Como el centro para personas mayores más grande en Any County, atendiendo a más de 450 adultos mayores todos los días, somos conscientes de los cambios demográficos en nuestra área de servicio. Y estamos comprometidos con el crecimiento y la adaptación de nuestro centro para satisfacer las necesidades emergentes. El Proyecto Piloto de Alcance Comunitario para Latinos Mayores nos permitirá dirigir un esfuerzo de un año para determinar si nuestro centro puede efectivamente:
- proporcionar acceso completo a servicios sociales y de salud a las personas mayores en las comunidades latinas atendidas por nuestro centro, y
- elevar e integrar completamente la competencia cultural de la junta, el personal y los voluntarios del Some City Senior Center.
Nuestro consejo de administración está entusiasmado con este programa y ansioso por lanzarlo para que podamos convertirnos en el centro más inclusivo y culturalmente competente para personas mayores en todas nuestras comunidades que necesitan estos servicios. Si al final de nuestro año piloto descubrimos que este programa es, de hecho, exitoso, nuestro consejo se ha comprometido a incluir una parte de los gastos anuales del proyecto en nuestro presupuesto operativo anual para que el programa se convierta en una parte integral de nuestros servicios centrales. .
A través de este proyecto, el Centro se convertirá en la referencia principal brindada por Health Access Latinos, Families of Any County y tres clínicas comunitarias dentro de un radio de quince millas de nuestro centro. También aceptaremos referencias de personas mayores de habla hispana de cualquier otra agencia de la comunidad en nuestra área de servicio inmediato.
Gracias por su consideración de nuestra solicitud. Le haré un seguimiento la próxima semana para responder cualquier pregunta que pueda tener, así como para saber si podríamos reunirnos con usted para analizar los méritos de nuestra propuesta. Mientras tanto, si tiene alguna pregunta, no dude en comunicarse con Connie Jones, nuestra Directora de Desarrollo, al (555) 555-5555, x555 o cjones@scsc.org.
Sinceramente,
Jane Lovely
Director ejecutivo
RECINTO
* Carta reimpresa (con modificaciones) con permiso de Winning Grants, Step by Step , Segunda edición, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 maneras de estropear tu carta de presentación
- Escribiendo demasiado. Una carta de presentación no es una disertación, ni es una propuesta completa. Manténgalo corto y al grano Consejo: Pídale a alguien más que lo lea. ¿Lo entienden?
- Usando palabras grandes . Si has estado en la escuela de posgrado, has aprendido a escribir de una manera complicada. No hagas eso aquí. No estás tratando de impresionar a alguien con tu erudición. Solo quiere expresar su caso de la forma más natural posible. Si no sabe cuándo está complicando demasiado su escritura, use una aplicación como Hemingway. Le dirá cuando sus oraciones son difíciles de leer y cuando está demasiado prolijo.
- Hacer errores gramaticales . Si no estás seguro de tu gramática, no te arriesgues. Usa la verificación gramatical en WORD y también ejecuta tu borrador a través de una aplicación como Grammarly. Hay una versión gratuita, pero la versión paga va más allá de la típica revisión gramatical necesaria.
¿Cómo puede hacer que su carta de presentación se destaque?
Es triste decirlo, pero su propuesta de subvención puede estar entre cientos o miles que una fundación típica verá durante un año promedio. Su carta de presentación puede marcar la diferencia al pasar al próximo paso hacia la financiación. Pero, ¿cómo puedes hacer que se destaque?
Bueno, no intentes nada "lindo". Los funcionarios de la Fundación no quedarán impresionados. Pero puede incluir un párrafo sobre por qué su organización es la que mejor puede cumplir esta misión. Haga una encuesta a sus organizaciones de competencia y evalúe exactamente cómo y dónde se destaca. Eso puede estar en la fortaleza de su personal y voluntarios, su experiencia con este problema en particular o el apoyo de la comunidad que disfruta.
No necesita mencionar los nombres de los competidores ni criticarlos. Solo destaca tus puntos fuertes. Este sería un buen momento para consultar con otros en la oficina. Reúna a algunas personas y haga una lluvia de ideas sobre cómo su organización sin fines de lucro se destaca.
Recursos:
Cuentacuentos para Grantseekers , segunda edición, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Buy from Amazon.
Ganar subvenciones paso a paso: el libro de trabajo completo para planificar, desarrollar y redactar propuestas exitosas, 4ta edición, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, comprar de Amazon
Grant Writing for Dummies , 5ª Edición, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Comprar en Amazon