Todas las empresas, grandes y pequeñas, pueden verse negativamente afectadas por conflictos frecuentes causados por la falta de comunicación.
Los propietarios de pequeñas empresas tienen aquí una ventaja, porque están mejor posicionados para ver posibles problemas de comunicación y abordarlos antes de que se produzcan daños en el negocio. Los siguientes consejos le ayudarán a mejorar su proceso de comunicación con los empleados para que pueda evitar los problemas derivados de la falta de comunicación.
1. Asegúrese de que cada reunión tenga una agenda
La sobrecarga de reuniones es mala para todas las empresas, pero la sobrecarga de reuniones sin un propósito discernible es aún peor. Y puede ser un desencadenante de falta de comunicación. En lugar de programar reuniones y esperar que las cosas se lleven a cabo durante ese tiempo, sea consciente de las reuniones desde el principio. Cree agendas establecidas para cada reunión que programe y compártalas con sus empleados mucho antes de la reunión para preparar el escenario para la discusión. También es una buena idea invitar a sus empleados a agregar elementos de la agenda que quieran que se discutan antes de la reunión.
2. Compartir todas las presentaciones / documentos
No todo el mundo toma notas bien durante las reuniones, y no todo lo discutido se mantendrá cuando termine la reunión. Es por eso que es tan importante asegurarse de que todos los participantes reciban una copia de los archivos de presentación o cualquier documento discutido durante la reunión. Es incluso mejor si puede compartir estos archivos antes de la reunión para que sus empleados puedan tomar notas y revisar la información en tiempo real.
3. Agilice sus mensajes de correo electrónico
¿Alguna vez recibió un correo electrónico comercial tan extenso y se refirió a muchos temas diferentes que le confundieron por completo cuando terminó de leerlo? El correo electrónico es uno de esos modos de conversación que es excelente para la productividad, pero también puede generar confusión y falta de comunicación. Hábitos simples como mantener un tema por mensaje de correo electrónico, dividir su mensaje en subtítulos y / o viñetas, y ser muy descriptivo al redactar una línea de asunto puede ser la diferencia entre la claridad y la confusión.
4. Escuche con atención y esté atento a las indicaciones no verbales
No toda la comunicación, y la falta de comunicación, ocurre verbalmente. Hablamos de las mejores prácticas de comunicación por correo electrónico anteriores, y esas abarcan también otros tipos de comunicación escrita. Pero, ¿y el lenguaje corporal? Es vital que esté en sintonía con sus empleados y pueda captar las señales no verbales. Esto puede ayudarlo a abordar activamente problemas que un empleado puede no sentirse 100% cómodo hablando directamente con usted. Recuerde que, junto con la comunicación no verbal, es importante que, como gerente, no solo se comunique eficazmente con sus empleados, sino que también escuche con eficacia.
5. Sea accesible
Una política de puertas abiertas puede ser un beneficio para las empresas de todo tipo. Ser accesible para sus empleados dice que usted se preocupa por sus preocupaciones y desea escuchar sus comentarios. Una puerta abierta permite a sus empleados hablar sobre las cosas que suceden en el negocio y que pueden no ser fácilmente visibles para usted. Este tipo de accesibilidad puede hacer que la posibilidad de una mala comunicación sea menos probable en su pequeña empresa.
La falta de comunicación puede ocurrir muy fácilmente en un entorno comercial, pero ser proactivo en la forma en que se comunica con sus empleados y facultarlos para que se comuniquen abiertamente con usted puede ayudarlo a evitar los problemas que a menudo se derivan de la falta de comunicación. Cuando se utiliza en conjunto con estos consejos de comunicación empresarial, está sentando las bases para una empresa que tiene el potencial de prosperar y no ser retenida por una mala comunicación.